Сущность и значение системы внутреннего контроля

К середине 1940-х гг., в связи со значительным увеличением денежных потоков, объема проверяемой документации, усложнением структуры компаний аудиторы зарубежных компаний осознали, что в ходе проверки необходимо изучать не только документы и отчетность, но и саму организацию хозяйственных и технологических процессов. Достоверность финансовой отчетности повышается при эффективном внутреннем контроле, что не может не отражаться на продуктивности и качестве работы аудитора. В свою очередь, чем эффективнее контроль, тем больше оснований надеяться, что информация финансового отчета окажется полезной лицам, принимающим ответственные решения.

Система внутреннего контроля (СВК) включает организационную систему и способы контроля, применяемые для обработки банковских операций. Ее можно рассматривать и как совокупность процедур, организационных мероприятий и методик, избранных руководством для наблюдения за ведением финансово-хозяйственной деятельности. СВК включает также сферы исполнения приказов и распоряжений руководства, разделения ответственности, обеспечения сохранности имущества компании и соблюдения требований законодательства. В задачу СВК входит предотвращение и выявление фактов мошенничества и ошибок, обеспечение точности и полноты бухгалтерских записей, своевременности подготовки достоверной финансовой информации в интересах акционеров банка, вкладчиков, клиентов до момента совершения операции.

Целью СВК является предупреждение ошибок и злоупотреблений. Недостоверная информация может возникнуть на любой стадии прохождения документов. Для предотвращения ошибок используются специальные методы контроля при получении и обработке первичной информации. СВК любой операции охватывает ее организацию, сопутствующее делопроизводство, порядок проведения, учет, архивацию документов, а также контроль (предварительный, текущий и последующий).

Исследования и оценка внутреннего контроля позволяют аудитору определить характер, масштабы и периодичность проверок (планирование проверки), обеспечивающие эффективное проведение последних. Кроме того, исследование СВК включает изучение всех операций и процедур хозяйствующего субъекта, а не только тех, которые прямо или косвенно влияют на баланс, достоверность которого должна быть подтверждена аудитом.

Анализ организации СВК должен охватывать следующие направления:

- компетентность и надежность работников;

- функциональное разделение обязанностей;

- организацию делопроизводства и учета;

- организацию процедур санкционирования операций.

Важнейшей характеристикой системы внутреннего контроля банка является компетентность персонала. Частая сменяемость бухгалтерского персонала — одна из причин того, что функции учета и контроля выполняются людьми, не имеющими достаточного опыта, а потому допускающими ошибки. Действенность системы внутреннего контроля проверяется с точки зрения подбора и расстановки кадров. Не должны приниматься на работу лица с сомнительной деловой и общественной репутацией. Для того чтобы данный принцип соблюдался, СВК следует придерживаться квалификационных и личностных критериев, соответствующих содержанию работы и объему ответственности. Это должно найти отражение в трудовых соглашениях, заключаемых с работниками. Принимая сотрудника на работу, целесообразно ознакомиться с документом, регламентировавшим его должностные обязанности на предыдущем месте работы.

Условием эффективной работы банка является функциональное разделение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуру бухгалтерского учета и контроля, и их коллегами, отвечающими за операции с активами и пассивами. Для системы внутреннего контроля важно, чтобы при распределении обязанностей на служащих не возлагалось выполнение двух и более функций по санкционированию, регистрации, обеспечению сохранности, учету и т.д. Кроме того, операционные отделы не вправе вести учет своей деятельности. Разделение обязанностей гарантирует от преднамеренного искажения информации, так как исключает условия, способствующие сговору нескольких лиц. А непреднамеренные ошибки легче обнаружить и исправить, координируя действия сотрудников.

Нежелательно, чтобы одному работнику (например, начальнику отдела) поручалось осуществление и пассивных операций (привлечение депозитов), и активных (размещение ресурсов), поскольку у него может возникнуть искушение воспользоваться ситуацией и манипулировать финансовой информацией для личной выгоды или сокрытия убытков. Эффективность СВК снижается, если руководитель допускает совмещение одним работником обязанностей по ведению счетов юридических и физических лиц, выдает разрешения на выплату средств в порядке погашения долга и непосредственно осуществляет выплаты в других сферах потенциального конфликта интересов.

Делопроизводство и учет операций в большинстве банков ведутся с помощью компьютерной системы. Однако важно, чтобы это происходило в соответствии с разработанным в банке регламентом, при санкционировании операций, разделении обязанностей, с соблюдением правил делопроизводства и вне противоречий с другими вопросами, связанными с бухгалтерским учетом. Например, отражение операций должно проводиться во время или сразу после их совершения, так как при большом интервале между операцией и ее учетом возрастает вероятность ошибки; документы и записи должны составляться таким образом, чтобы не возникало двусмысленности в их толковании. Обязательное требование — полнота и точность отражения операций.

Система санкционирования операций в каждом банке разрабатывается с учетом ее организационной структуры, действующих нормативных указаний и исходя из опыта работы данного банка. Лица, которым доверено контролировать выполнение операций, не вправе осуществлять их санкционирование. Если бы полномочия по санкционированию операций, отражению их в учете и осуществлению контроля были доверены одному и тому же сотруднику, степень риска при проведении данной операции оказалась бы слишком высокой.

В международной практике выработано два подхода к оценке внутреннего контроля: системно ориентированный и вероятностный.

Системно ориентированный подход (о нем упоминалось в разделе 1.1) повлиял на содержание действующих стандартов и инструкций. Он позволяет аудитору на основе анализа системы внутреннего контроля делать вывод о ее функционировании и определять объем проверки уже на первом этапе аудита. Однако если предварительная проверка породит сомнения в эффективности внутреннего контроля, для более подробного изучения СВК требуется второй этап аудиторской проверки. Аудитор должен убедиться в том, что все необходимые процедуры, согласования и санкции применялись в соответствии с установленным порядком.

Вероятностный подход основан на учете степени риска. Не ограничиваясь анализом системы внутреннего контроля, он углубляется в определение риска, порождаемого ее неэффективностью.

Эффективность системы внутреннего контроля познается через оценку сильных и слабых сторон контроля экономического субъекта. Система может быть признана эффективной, если она способна а) оперативно предупреждать о появлении недостоверной информации, б) быстро выявлять недостоверную информацию. При оценке эффективности СВК может использоваться эффект сильных и слабых сторон контроля. Например, даже если система в целом оценивается как эффективная, аудиторы рассматривают возможность риска злоупотреблений на конкретном участке проверки, прибегая к процедурам контроля.