Служебное (деловое) письмо

Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или A5
в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитамиписьма являются: наименование организации-автора, почтовые
реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на
дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма
может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы; построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текстписьма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их
исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и
более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным
по содержанию. Объем письмане должен превышать двух страниц;
в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц
машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должна иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовив­шего письмо, при необходимости — руководителями заинтересован­ных структурных подразделений, а также заместителем руководите­ля организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визиру­ются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организа­ции на хранении.

Письма подписываются руководителем организации, его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руко­водителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая простав­ляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан­ные письма не разрешается. Датойписьма является дата его подпи­сания.

Образец письма:

ФИРМА «ЭКОНИКА»

109542, Москва, Рязанский пр-т, Директору павильона

99, корп. 1 Всероссийского выставочного

т. 371-3922, факс (095) 377-8227 центра

10.09.96 № 01-18 / 395 Турову B.C.

О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выста­вочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всерос­сийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты:...

Исполнительный директор Подпись А.А.Кочеров

Главный бухгалтер Подпись А.П.Тихов

Гарантийные письма удостоверяются печатью организации.