Формирование Условий отбора при создании запросов

СУБД MS ACCESS

*База данных (БД) - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче.

например: списки студентов, складская база товаров, отслеживание заказов клиентов, картотека в библиотеке, сопровождение музыкальной коллекции т.п.

*Для работы с базами данных используют системы управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска необходимой информации.

Структура БД Access

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных включающим в себя следующие объекты:

ò таблицы - основной структурный элемент, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории. Например, сведения о сотрудниках или заказах.

ò запросы - помогают находить и извлекать только нужные данные из одной или нескольких таблиц;

ò отчеты – предоставляют возможность анализировать или печатать данные в заданном макете

ò формы – позволяют просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах;

ò макросы – набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем соответствующей кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет

ò модули - набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.

При создании новой БД в MS Access ей присваивают имя и определяют место хранения. Затем создают и заполняют объекты БД.

Таблицы

Таблица - это набор данных по конкретной теме, т.е. в одной таблице должны быть собраны сведения определенного типа. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

Независимо от того какая именно информация хранится в базе данных - для хранения сведений используются таблицы. Поле таблицы содержит однотипные данные по всем объектам, а каждая запись – полные сведения по одному объекту.

При создании таблицы для каждого поля необходимо установить соответствующий тип данных:

Таблицы лучше создавать с помощью конструктора – указываете наименования полей, типы данных для этих полей и при необходимости описание, которое отображается в строке состояния при вводе данных в поле.

Рис. Режим конструктора при создании таблицы

*По умолчанию для каждого поля автоматически выбирается текстовый тип данных.

В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы. Имена полей могут содержать буквы, цифры и пробелы; их длина может достигать 64 символов. Наличие пробелов в именах полей делает не очень удобным их использование в выражениях, поэтому рекомендуется использовать более короткие имена полей.

После создания таблицу сохраняют и заполняют. При заполнении внесенные данные сохраняются автоматически.

*Данные можно копировать, удалять, перемешать также как и в других приложениях MS Office.

Запросы

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. С помощью запросов можно отобразить данные из нескольких таблиц и отсортировать их в нужном порядке. В процессе выполнения запроса MS Access собирает данные в динамический (обновляемый) набор.

С помощью запросов можно:

· отобрать поля – отобразить только те поля, которые нас интересуют;

· отобрать записи – задать условия, которым должны удовлетворять записи;

· сортировать записи – задать порядок отображения записей;

· выполнять вычисления – можно создавать новые поля, содержащие результаты вычислений.

Типы запросов:

· Запросы на выборку - является наиболее часто используемым, возвращает данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями).

· Вычисляемый запрос – позволяет выполнять вычисления по формулам.

· Запрос с параметрами - при выполнении запрашивает о вводе данных.

Формирование Условий отбора при создании запросов

MS Access позволяет определить условия, которым должны удовлетворять записи.

Отчеты

Отчеты – предоставляют возможность анализировать или печатать данные в заданном макете

Отчет это эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Отчет строится на основе сведений из таблицы или запроса.

Рис. Пример стандартного отчета

Формы

Формы – позволяют просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах

Формы можно использовать для разных целей: ввода данных; кнопочная форма для открытия других форм или отчетов; специальное диалоговое окно для выбора действий (предварительного просмотра и печати нужного отчета).

Большая часть сведений в форме поступает из базового источника записей (таблицы, запроса). Остальные сведения формы (графические элементы, поясняющий текст, вычисленные значения) хранятся в ее структуре.

Рис. Пример стандартной формы