Письменные средства деловой коммуникации, ее документационное обеспечение

Деловые отношения (заключение сделки между деловыми партнерами, отношения работодателя и работника, взаимоотношения между организациями и структурными подразделениями и т.д.) оформляются документально (в письменной форме).

В процессе делового общения его участники используют в своей деятельности различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма.

Рассмотрим понятия документа, документирования и системы документации.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой (т.е. его применимостью в определенное время на определенной территории).

Документирование представляет собой регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу.

Особенностью документирования является то, что запись информации всегда осуществляется по определенным правилам, которые устанавливаются правовыми нормативными актами. Носитель информации является материальным объектом; в качестве носителя могут использоваться различные материалы, что связано с техническими возможностями исторического периода (например, в древности – обожженные таблички из глины, береста, папирус, пергамент, затем их сменила бумага; в настоящее время – наряду с бумажными широко используются и новые носители –магнитные и оптические диски, флеш-накопители, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе и автоматизированные средства.

Таким образом, документ будет представлять собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документы являются носителями первичной информации, именно в них она фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации – книг, газет, журналов и т.д., содержащих переработанную вторичную информацию.

Документы входят в систему документации в качестве ее элементов.

Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению.

Классификация документов приведена на рисунке 8.

Рисунок 8 – Классификация документов

С точки зрения системы документации все документы подразделяют на:

1) документы личного происхождения (личная переписка, дневники, мемуары);

2) официальные документы – в зависимости от обслуживания ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, производственные, судебные и т.д.

Средства, используемые для создании документов:

1) простые инструменты (ручка, карандаш) – при их помощи создаются рукописные документы (информация фиксируется в тексте) и графические документы (информация представлена изображением);

2) механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника) – при их помощи создаются фото-документы, кино-документы, фоно-документы (звуковые).

3) средства автоматизации (компьютерная техника) – создаются письменные документы на бумажном или электронном носителях.

Среди функций документов в деловых коммуникациях выделяют:

1) информационную – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации (каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» – количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации);

2) управленческую – документ является средством управления деятельностью;

3) правовую – документ является средством закрепления и изменения правовых отношений, устанавливает или упорядочивает действия их участников (законодательные и правовые нормативные акты)

Теперь рассмотрим общие правила оформления документов.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Образец формуляра устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение устанавливаются на основе Государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации». Всего установлено 29 реквизитов. Но так как их употребление зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Установлен следующий состав реквизитов, представленный в таблице 14.

Таблица 14 – Реквизиты для управленческих документов

Следует отметить, что во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и письменных (т.е. в служебной документации) следует соблюдать высокую культуру. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания. Например, точность составления текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения; многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.

При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг, км, руб., коп., и т.п.

На рисунке 9 представлены организационно-распорядительные документы, которые используются в деловых коммуникациях.

Рисунок 9 – Организационно-распорядительные документы

Деловые документы можно представить в виде комплекса систем, основными из которых являются:

- организационная документация (в т.ч. организационно-правовые документы)

- распорядительная документация (в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы);

- информационно-справочная документация (в т.ч. справочно-информационные документы и справочно-аналитические документы).

Организационные (организационно-правовые) документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Эти документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций. Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационным документам относятся: устав организации; положение об организации, положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание и должностные инструкции.

Рассмотрим составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.

Устав

Это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации и учреждения.

В зависимости от деятельности организации текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Акционерный (уставной капитал);

3. Порядок деятельности;

4. Управление;

5. Учет и отчетность; распределение прибыли;

6. Прочие накопления;

7. Прекращение деятельности.

В Устав также быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

В Уставе указываются: полное и сокращенное официальные названия организации, ее статус, почтовый адрес, наличие филиалов и дочерних фирм, предмет и цели деятельности; определяются размеры вкладов каждого учредителя в уставной капитал, условия увеличения (уменьшения) уставного фонда; устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности; регламентируется состав органов Управления и их полномочия; устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, а также порядок распределения прибыли; устанавливается порядок ликвидации организации и его реорганизации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа («устав»), место составления документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Положение

Представляет собой вид организационно-правовых документов, на основании которого действуют государственные бюджетные организации.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различаются Положения об организациях и Положения о структурных подразделениях (службах).

Текст Положения об организации включает разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Права и обязанности;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения и связи;

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности;

8. Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа («положение»), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.