Сценарий и режиссура презентации.

Основа организации любой презентации – оригинальный и разработанный вплоть до мельчайших деталей сценарный план. В сценарии презентации отражаются все нюансы предстоящего мероприятия.

Проведение презентации включает этапы:

1. Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с новой общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и ее концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Замысел, задумка – это образное видение, первоначальная модель будущего произведения, эмоциональное и зримое ощущение не только его цели и содержания, определяющее в конечном счете и его художественный образ, но и то, как содержание будет раскрываться, каким приемом будет строиться сквозное действие, порядок построения, характер оформления и т.д. Словом, все, из чего будет складываться будущее произведение.

Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа.

Обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, транспорт).

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

Последовательность изложения материала презентации может быть разной. Если решение проблемы дано в начале, а потом оно раскрывается и поясняется, такой порядок подачи материала называется антикульминационным.

Если решение проблемы дается и раскрывается в середине, то такой метод называется пирамидальным.

Если выводы делаются в конце презентации, то метод является кульминационным.

Возможный сценарий может строиться по следующей схеме:

1) ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот,

присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,

2) показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации,

3) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения (по 2-5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих показать (желательно в действии) продукцию фирмы, – если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах / пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,

4) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих,

5) слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями,

6) приглашенным вручаются подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

7) коктейль / банкет / фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема со шведским столом, когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

Хорошая презентация получается, когда на успех одновременно работают три элемента: содержание, оформление и стиль выступления. Каждый из них требует внимания.

Зачем вы выступаете? Отвечая на этот вопрос, следует подумать о двух вещах. Во-первых, это ваша тема. О чем вы будете говорить? Очень важно понять размах и глубину вашего выступления. Наверное, есть вещи, которых следует избегать. Это может быть, например, предложение, которое все еще обсуждается правлением, или же недавняя отставка в департаменте, разрабатывающем новую продукцию.

Второй вопрос – чего вы хотите добиться? Что вы дадите своим слушателям? Новую информацию? Пояснения, которые помогут им разобраться в ситуации? Аргументы в поддержку какого-то решения? Стимул к действиям? Развлечение? Возможно, существует целый ряд причин, делающих ваше выступление актуальным и оправданным. Чем глубже вы их продумаете, тем больше вероятность того, что вы сумеете правильно построить выступление. Это не всегда просто. Иногда приходится уточнять цели и задачи выступления несколько раз, многое приходится угадывать.

Исследования показывают, что многие люди боятся публичных выступлений. Если вы один из них или просто почему-то сейчас нервничаете, попробуйте воспользоваться методикой визуализации. Конечно, она помогает тем лучше, чем яснее вы представляете свои задачи и чем лучше подготовлены. Постарайтесь представить, как вы спокойно начинаете выступление, как по выражению лиц присутствующих вы видите, что произвели хорошее впечатление, что контакт с аудиторией установлен. Вы уверенно управляете ситуацией и готовы к любым неожиданностям. Постарайтесь увидеть себя со стороны – оптимистичного, успешного, приветливого, Войдите в этот образ, и вы почувствуете, что уже не так сильно нервничаете.

Для успешной презентации не нужны горы фактов и умных слов. Лучше ограничиться изложением двух-трех основных вопросов, которые вы досконально знаете и которые можете непринужденно обсуждать. Если же необходимо сделать длинное и сложное сообщение, выступить с лекцией или провести семинар, разбейте свое выступление на отдельные, легко воспринимаемые части, в каждой из которых необходимо сосредоточиться на двух-трех вопросах, а подробности дайте в виде дополнительных материалов.

Какую бы тему презентации вы ни избрали, в каком бы формате не проходило ваше выступление и какой бы ни была ваша аудитория, немного юмора никогда не повредит, кроме разве что сугубо официальных торжественных случаев. От вас не ждут комедийного представления, но небольшая доза юмора заставит людей расслабиться, а это очень важно.

Даже самые элегантные, непринужденные и позволяющие себе экспромты ораторы не жалеют времени на подготовку своих выступлений, планируя и репетируя их. Кажущаяся легкость выступления в большинстве случаев достигается тщательной подготовкой. Материал и способ его изложения скрупулезно выбирают и отрабатывают.

Как считает Элери Сэмпсон, в фундаменте любой успешной презентации лежат четыре "краеугольных камня". Вы должны уметь:

1. Держать себя в руках

2. Заинтересовать любую аудиторию

3. Наладить психологический контакт со слушателями

4. Вести себя спокойно и уверенно, отвечая на вопросы

Презентация – не лекция. Для нее не требуется информационная насыщенность, обязательная для академического сообщения. Презентация – это мероприятие, в ходе которого один или несколько человек делятся идеями с другими людьми. Аудиторию могут составлять как два-три человека, так и большой конференц-зал.

Презентация может происходить на собрании рабочей группы, на заседании комитета, она может понадобиться в связи в выведением товара на рынок, в ходе собраний совета директоров, на встречах с общественностью, на семинарах, при соискании вакансий, в ходе интервью средствам массовой информации, на пресс-конференциях.

Оформление презентации обычно включает в себя стенды, плакаты и т.п., связанные с деятельностью фирмы.

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

1. Текстовые.

Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

2. Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательно впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: "Прибыль возросла на 15%".

Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смысл из материалов.

Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

1. Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

2. Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

3. Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

4. Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

5. Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.

6. Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

7. Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию, выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них:

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, вам не надо гасить свет, таким образом вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода – простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды – лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры.

Другие средства иллюстрирования речи: аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса, тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов.

Оформление презентации обычно включает в себя стенды, плакаты и т.п., связанные с деятельностью фирмы.

Если презентация сопровождает открытие фирмы, то обычно размещают баннеры и большие воздушные шары с названием и надписью "Мы открылись!". Оформление воздушными шарами залов и фасада создаст праздничную атмосферу.

Если презентация проводится для журналистов, дилеров, партнеров, корпоративных клиентов, например, в конференц-зале, то целесообразно оформить зал баннерами и воздушными шарами в цветах фирмы, президиум – корзинами живых цветов. Организуется раздача моделями рекламно-сувенирных материалов, концерт.

Презентация в виде выставки или дней фирмы во многом похожа на предыдущую, но обычно проводится в выставочном зале. Ее особенности – продолжительность, оригинальные стенды-декорации, широкое освещение в прессе, средствах массовой информации, наружной рекламе.

Один из важных элементов культурно-досуговой программы – музыка. Ее роль в художественно-образном решении того или иного мероприятия поистине велика.

Музыка как один из видов искусства способна с большой силой и всеобъемлющей полнотой передать чувства и мысли, различные эмоциональные состояния человека.

Музыкальное оформление – включение в досуговое мероприятие музыки всех жанров и форм: вокальной, инструментальной, хоровой, фрагментов симфонических произведений, народной, духовой, эстрадной – в живом звучании и в виде музыкальных фонограмм.

Музыку в культурно-досуговых мероприятиях можно классифицировать следующим образом:

1. музыкальный пролог

2. музыкальный эпизод

3. музыкальный номер

4. музыкальный антракт

5. музыкальный финал

6. музыка по ходу действия

Музыкальный пролог – начальный раздел, фрагмент песни или пьесы, произведения, музыкальная фантазия, имеющий целью подготовить развитие основных эпизодов программные продукты, написанный в характере всего мероприятия, или контрастный ему.

По своему функциональному значению музыкальный пролог выполняет роль вступления. Основная задача пролога-вступления – собрать внимание зрителей и ввести в общую атмосферу мероприятия, в определенную эпоху, среду, подготовить к эмоциональному восприятию содержания основного раздела.

Особенность музыкального пролога-экспозиции – он представляет собой лаконичный и емкий рассказ о событиях, которые будут раскрываться в основной части мероприятия с помощью произведений музыкального искусства или сочетания музыки с другими средствами художественного воздействия (слово, хореография, кино, пантомима и т.д.) Пролог имеет четкое строение и сюжетное построение: вступление, изложение основных тем или темы, заключительная часть, которая нередко служит переходом к первой части мероприятия.

Музыкальный эпизод – относительно самостоятельный фрагмент или раздел программные продукты, содержание которого раскрывается с помощью выразительных средств музыкального языка. Специфика музыкального эпизода заключается в том, что он обладает внутренней логикой построения и должен быть обязательно закончен. Тщательно разрабатывается одна из тем или отдельный аспект главной темы.

Музыкальный эпизод представляет собой синтез готовых музыкальных произведений, принадлежащих одному или разным композиторам.

Встроенный музыкальный номер – музыкальное произведение, предназначенное для самостоятельного исполнения: песня, романс, инструментальная пьеса, хореографическая композиция, фрагменты из музыкального фильма, оперетты и т.д. Как правило, встроенный музыкальный номер бывает не связан с сюжетом.

Музыкальный антракт представляет собой миниатюрную увертюру к действию, которое будет развиваться в последующем фрагменте программы. Он не только введение, но и заключение предыдущего эпизода, т.е. выступает в качестве связующего звена между двумя эпизодами. Музыка антракта призвана держать темпо-ритм программные продукты, огранизовывать мысль и фантазию аудитории, сделать ее соучастником действия, развивающегося в музыкальных образах во время перестановок, пауз, перестроений.

Музыкальный финал – значительная часть досуговой программы. Отделен от предыдущих эпизодов, но органично с ними связан. Несет особую смысловую нагрузку, подводя итог мыслям и чувствам, которые возникли у аудитории.

Функции музыки в презентации:

1. Эмоциональная и смысловая характеристика всей презентации, отдельных ее фрагментов.

2. Создание атмосферы презентации.

3. Конструктивно-композиционная функция.

Музыка способна придать презентации композиционную стройность и завершенность.

4. Организация темпо-ритма презентации.

Темп музыки позволяет динамизировать действие – ускорить его развитие или затормозить.

Если вы хотите, чтобы ваши презентации стали более успешными, т.е. запоминающимися и результативными, соблюдайте три правила:

1. Используйте весь потенциал своего мозга.

2. Старайтесь донести свою мысль до людей с разными типами мышления.

3. Пробуждайте чувства.

В ходе презентации вы должны попытаться добиться от слушателей, чтобы они услышали, увидели, сказали и что-нибудь сделали.

Вывод: Сценарий и режиссура презентации имеют специфические особенности: сценарий должен быть мобильным и достаточно легко изменяться, режиссура требует высокого уровня профессионализма, поскольку специальные мероприятия не всегда можно отрепетировать полностью.

Заключение

Можно сделать следующие выводы:

1. Презентация является специальным мероприятием, направленным на представление фирмы, нового товара, новой услуги и т.д. Презентация выполняет ряд важных функций таких, как информационная, убеждающая, позиционирование новой продукции на рынке и развлекательная.

2. Презентация имеет огромные возможности в создании имиджа компании, кроме того, презентация на сегодняшний день является "модным" мероприятием, т.е. она создает имидж и людям, которые идут на нее.

3. Существуют различные виды презентаций, каждый из которых имеет свою специфику организации. Презентация может проводиться в двух формах: открытой и закрытой.

4. Успешность презентации во многом зависит от организационно-педагогических условий. Все их необходимо учитывать при составлении сценария и продумывании общего хода мероприятия. Необходимо четко представлять целевую аудиторию, возможности помещения, возможные результаты презентации.

5. Структура презентации зависит от вида и формы презентации.

6. Сценарий и режиссура презентации имеют специфические особенности: сценарий должен быть мобильным и достаточно легко изменяться, режиссура требует высокого уровня профессионализма, поскольку специальные мероприятия не всегда можно отрепетировать полностью.