Формы организации внешнеэкономической службы на уровне предприятия

В современных условиях демонополизации внешнеэкономической деятельности предприятие – основное звено внешнеэкономического комплекса страны. В соответствии с действующим законодательством предприятие – это самостоятельный хозяйствующий субъект, созданный в определенном порядке для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Согласно действующему законодательству предприятие имеет право самостоятельно определять формы, методы и объемы работы на внешнем рынке.

Для эффективного управления внешнеэкономической деятельностью на уровне предприятия нужна адекватная условиям его работы структура управления. Организационная структура управления внешнеэкономической деятельностью предприятия определяется прежде всего теми целями и задачами, которые она призвана решать.

Наибольший опыт управления внешнеэкономической деятельностью накоплен в специализированных внешнеторговых организациях (ВТО) МВЭС.

Ведущей структурной единицей ВТО является фирма, работа которой специализируется на торговле определенными товарами либо с группой стран. Возглавляет фирму директор и в зависимости от объема работы – несколько его заместителей.

Функциональные отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм и ВТО, можно условно разделить на три группы.

• Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:

планово-экономический отдел – планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВТО;

валютно-финансовый отдел – валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциями, соблюдение интересов ВТО при внешнеторговых сделках;

транспортный отдел – планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;

бухгалтерия ВТО – учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по ее улучшению.

• Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:

отдел конъюнктуры и цен – исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работы фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по исследованию конъюнктуры рынков;

отдел рекламы и выставок – обеспечение рекламной деятельности ВТО, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;

инженерно-технический отдел – изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;

отдел совместных предприятий – координация, планирование и контроль деятельности совместных предприятий, созданных с участием иностранного капитала на территории России, и смешанных обществ, созданных с участием объединения за рубежом, создание новых смешанных обществ за рубежом и ликвидация их; отдел технического обслуживания и запчастей – организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых объединением товаров в зарубежных странах, обеспечение технических центров и зарубежных агентов объединения необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием и транспортом.

• Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:

отдел развития – совершенствование организационной структуры объединения;

отдел АСУ (ВЦ) – автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы объединения и фирм, создание совместно с другими отделами и фирмами баз данных и ведение их;

отдел кадров – вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;

отдел загранкомандировок – оформление командировок за границу;

канцелярия – регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;

административно-хозяйственный отдел – снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;

юридический отдел – помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТО в судах и арбитражах, правовое обеспечение;

протокольный отдел – выполнение поручений руководства ВТО и фирм по встречам, приему и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями.

Иногда юридический и протокольный отделы, а также бухгалтерия и отдел кадров подчиняются непосредственно генеральному директору ВТО, выполняя те же функции.

Создание такой разветвленной структуры управления ВЭД характерно для предприятий (организаций) независимо от их организационно-правовой формы, когда их деятельность целиком и полностью сосредоточена на внешних рынках. Однако количество таких предприятий, естественно, меньше, чем количество предприятий, занимающихся производством. На промышленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешнеторговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела (отдела внешнеэкономических связей) и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы.

Поскольку на многих предприятиях отделы внешнеэкономических связей (ОВЭС) еще не созданы или находятся в начальной стадии создания, проанализируем работу ОВЭС на конкретном примере.

¨ ПО "Пневмостроймашина" – одно из ведущих предприятий Среднего Урала, крупнейший в отрасли производитель гидравлического оборудования, экспортер гидромоторов и насосов для строительно-дорожной и подъемно-транспортной техники и строительно-монтажного пневмоинструмента для различных отраслей индустрии. Это гидрооборудование, соответствующее мировому уровню по давлению, мощности, ресурсу и степени унификации, установлено более чем на 400 видах разнообразных строительных, дорожных, коммунальных, мелиоративных, лесо- и торфозаготовительных, пожарных и других видах гидрофицированных мобильных машин и оборудования. Предприятие обладает достаточно высоким производственно-техническим и кадровым потенциалом. В условиях перехода на рыночные методы ведения хозяйствования перед ПО стоит основная задача – не только сохранить свой потенциал, качество и ассортимент продукции на достигнутом уровне, но и усовершенствовать систему сбыта и маркетинга, как можно более оперативно освоить рынки товаров народного потребления путем снижения издержек производства продукции. В настоящее время с возрастающими проблемами сбыта и закупок объединение должно справиться своими силами, так как старые государственные" методы распределения разрушились. Работу в области сбыта осуществляет внешнеэкономический отдел (ОВЭС), ведущая роль в котором принадлежит службе маркетинга, поскольку для выхода на внешний рынок необходимо изучить потребительский рынок, а также осуществить множество других маркетинговых работ. Изделия ПО "Пневмостроймашина" пользуются заслуженной известностью среди потребителей России, других стран СНГ и ряда стран мира благодаря отличным эксплуатационным характеристикам, большой надежности и высокой производительности. Следует отметить, что сейчас работа с потребителями из стран СНГ также является внешнеэкономической.

Функции ОВЭС:

• Научно-техническое сотрудничество и внешние связи:

это предполагает проведение необходимых мероприятий по научно-техническому сотрудничеству с другими фирмами в изучении и внедрении передового опыта; разработку планов сотрудничества; организацию переговоров; сбор и накопление информации по международному опыту; подбор специалистов для командирования за рубеж; планирование и контроль за экспортным производством, а также статистическую отчетность.

• Протокол:

организация протокольных мероприятий, связанных с приемом делегаций, проведение консультаций с иностранными специалистами; оформление документов для всех прибывающих на предприятие специалистов по вопросам расширения рынка сбыта продукции и обмену опытом; обеспечение переводчиками иностранных специалистов, делегаций, а также переговоров; перевод каталогов, проспектов, другой технической документации.

• Аналитические исследования, составление прогноза сбыта и выработка политики ценорбразования:

анализ характеристик выпускаемой продукции исходя из требований рынка; изучение и анализ рынка сбыта продукции;

разработка, составление прогноза сбыта;

определение возможного ассортимента товаров для продажи на внешнем рынке и разработка проекта планируемого оборота предприятия и новых форм обслуживания;

создание банка данных для маркетингового ситуационного анализа;

изучение факторов, влияющих на скорость внедрения товара на рынке, и выбор наиболее оптимального подхода к ценообразованию при реализации продукции предприятия; анализ состояния цен на рынке.

• Изучение рекламной деятельности:

разработка мероприятий по стимулированию спроса продукции предприятия; проведение анализа мероприятий по рекламе продукции.

• Разработка планов и работа по заключению договоров на реализацию продукции:

заключение, продление и контроль за исполнением договоров, оформление контрактов; работа с дилерами и агентами по сбыту; поиск потребителей на основе выданных прогнозов сбыта;

ведение картотеки по учету потребителей;

переговоры с потенциальными потребителями;

ведение сбыта по регионам;

работа с сервис-центрами, обеспечение их запасными частями.

Способы представления своей продукции и поиска клиентов:

• Участие в выставках и ярмарках. Как фирма, зарекомендовавшая себя на российском рынке и в странах ближнего зарубежья, ПО "Пневмостроймашина" получает достаточное количество приглашений. При выборе нужной выставки необходимо руководствоваться критериями отбора, такими, как популярность выставки, место и время ее проведения, реклама, стоимость участия и др. Участие в выставках – дело не дешевое, и поэтому необходимо проанализировать все факторы при выборе выставки. На выставках, как правило, устанавливается много контактов, происходит обмен визитными карточками, оговариваются условия, в этом преимущество выставок – непосредственный контакт, из которого можно выяснить сразу, эффективно ли сотрудничество в перспективе.

• Рассылка писем и каталогов по адресам. В специальных справочниках можно отыскать множество предприятий, которые могут быть заинтересованы и нуждаютсд в продукции, учитывая их производство и место нахождения. Письма печатаются на фирменных бланках предприятия. Необходимо уделить внимание стилистике письма: предпочтительно обращаться лично, письма не должны быть безликими и однотипными. В этом большой шанс привлечь к письму внимание получателя. Нужно заметить, что эта работа не всегда эффективна, занимает немало времени и не дает гарантий на получение ответа.

• Телефонные звонки и переговоры с возможными покупателями, предприятиями. Это более дорогое, но более быстрое мероприятие, чем рассылка писем по аналогичным адресам. Сюда можно отнести также телексы, факсы, использование сети "Интернет".

• Объявления в газетах. Это дорогая реклама, нет гарантий в том, что эти затраты окупятся, но есть возможность привлечь к себе внимание значительного числа потенциальных покупателей.

Анализ в процессе проведения сбытовой работы ее эффективности показывает очевидное преимущество поиска постоянных заказчиков. С учетом тонкости заказа, специализации производится более эффективная и необходимая для клиента продукция.

Так, ОВЭС должен был решить проблему по реализации своей продукции в ближайшие сроки, поскольку склады были переполнены продукцией и предприятию требовались деньги. Основная работа заключалась в поиске покупателей и заказчиков продукции. С этой целью была составлена картотека адресов (в основном торги) потенциальных покупателей чугунного и алюминиевого литья в изделиях; написаны письма-предложения, которые были разосланы с номенклатурой предлагаемой продукции по найденным адресам в пределах СНГ; велась деловая переписка: с Индией заключено агентское соглашение; Монголии была предоставлена исчерпывающая информация об интересующем их оборудовании; составлены и разосланы рекламные письма-предложения по известным адресам в российские торговые представительства развитых стран; составлены анкеты для изучения нужд потребителей и улучшения обслуживания; проводилась работа по агентским соглашениям и т.д. ¨