Организация претензионной работы.

Как правило, претензионная работа организуется по одному из 2 вариантов:

1. Создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юридической службы в таком случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления;

2. Предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу. В этом случае структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, представляют в юридическую службу соответствующие документы.

Порядок предъявления и рассмотрения претензий в организации необходимо регламентировать ЛНА. (Положение, инструкция и т.д.)

ü Порядок предъявления и рассмотрения претензий:

1. Организация, заявляющая требование, должна быть юридически заинтересована в том или ином разрешении ее претензии. Это выражается в том, что ожидаемое урегулирование спора может прямо отразиться на ее правах и обязанностях.

2. Претензия должна быть направлена организации, которая обязана нести ответственность за нарушение или оспаривание права.

3. Претензии должны быть предъявлены в определенные в законе или договоре сроки.

4. Претензия должна быть обоснована в правовом и фактическом отношении и отражать истинные обстоятельства спорных взаимоотношений организаций, в противном случае она не подлежит удовлетворению.

Юридическая обоснованность заключается в том, что правопритязание организации должно полностью соответствовать гипотезе и санкции определенной юридической нормы, которая устанавливает ответственность контрагента.

5.Соблюдение формы изложения претензии.Она должна содержать необходимые реквизиты и к ней следует прилагать все необходимые документы. Состав прилагаемых документов зависит от вида и обстоятельств спора, но во всех случаях необходимо приобщать доказательства, свидетельствующие о наличии между сторонами спорного отношения, а также устанавливающие факты неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом своих обязанностей.

Рекомендательный порядок действий юрисконсульта при обнаружении нарушения или оспаривании прав организации:

- уточнить фактическую сторону спора;

- исчислить размер ущерба;

- собрать необходимые для обоснования претензии документы;

- составить претензию и направить ее соответствующей организации

Рассмотрение претензий заключается в проверке законности и обоснованности предъявляемых требований. Необходимо установить истинность излагаемых в претензии фактов. То есть проверке подлежит документальная обоснованность предъявляемого требования.

Если будет установлено, что претензия правомерна и обоснована, она подлежит удовлетворению. При наличии обоснованных возражений организация обязана письменно известить заявителя о полном или частичном отклонении его требования, указать мотивы, а также возвратить документы.

Рассматривается претензия в течение срока, который установлен договором, либо указан в тексте претензии. (один месяц). Если необходимые документы для рассмотрения претензии не приложены, они должны быть запрошены у заявителя с указанием срока их предоставления. При неполучении документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов. Хозяйственное общество или индивидуальный предприниматель, получившие претензию, обязаны сообщить заявителю о результатах рассмотрения.

В ответе на претензию необходимо указать:

- признанную сумму, срок и способ удовлетворения претензии (номер и дату платежного поручения на перечисление денежных средств, наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов);

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии следует сообщить причины отказа со ссылкой на правовые нормы и доказательства, обосновывающие отказ, возвратить подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направить документы, отсутствующие у предъявителя требований.

Способ отправки ответа на претензию аналогичный направлению самой претензии, поскольку ответ является документом, создающим определенные права и обязанности у сторон хозяйственного спора.

ü Действующее законодательство на содержит требования какой-либо единой формы претензии. Однако из ее содержания должны быть четко поняты суть и обоснованность претензионных требований. Требования, предъявляемые к претензии нужно закрепить в ЛНА. Условно их можно разделить на общие и специальные.

Общие требования закреплены в различных инструкциях по делопроизводству, ГОСТах, в нормативных актах. Текст претензии должен быть грамотным, точным, не допускающим различных толкований. Другое важное требование - краткость претензий, их деловой характер, но в то же время достаточность сообщаемой информации.

Специальные требования - претензия должна содержать определенные реквизиты:

1. наименование организации, предъявляющей претензию, и организации, к которой претензия предъявляется;

2. дату предъявления и номер претензии;

3. наименование вида документа - «претензия»;

4. обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии; доказательства, подтверждающие изложенные в ней обстоятельства; ссылка на соответствующие нормативные акты, а также договоры. Каждая ссылка на нормативный акт должна содержать полное название акта, орган, его издавший, дату и номер;

5. требования заявителя;

6. сумму претензии и ее расчет, если она подлежит денежной оценке;

7. платежные и почтовые реквизиты заявителя;

8. перечень прилагаемых к претензии документов и других доказательств.

Претензия подписывается руководителем организации или другим должностным лицом, если решение соответствующих вопросов отнесено к его компетенции.

Претензия отправляется заказным или ценным письмом либо вручается компетентному представителю организации-контрагента под расписку.

ü ИСКОВАЯ РАБОТА - совокупность действий организации, ее структурных подразделений и работников по подготовке исковых материалов и предъявлению исков, а также по защите против предъявляемых исков

ü Иск - обращение истца к суду с просьбой о рассмотрении и разрешении материально-правового спора с ответчиком и о защите нарушенного субъективного права или охраняемого законом интереса.

Иски - средство и способ защиты субъективных прав в случае их нарушения или угрозы нарушения, то есть в случае возникновения материально-правового спора

ü Форма и содержание искового заявления должны соответствовать требованиям, предъявляемыми ст. 131 ГПК и ст. 125 АПК.

ü Форма и содержание искового заявления:

1. Исковое заявление подается в суд в письменной форме.

2. В исковом заявлении должны быть указаны:

- наименование суда, в который подается заявление;

- наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

- наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является организация, то ее место нахождение;

- в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;

- обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

- цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

- сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это предусмотрено ФЗ или договором сторон;

- перечень прилагаемых к заявлению документов.

В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца.

3. Исковое заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий на подписание заявления и предъявления его в суд.

Указание адресов имеет существенное значение для определения подсудности дела, а также для направления повесток и извещений. В случаях, когда закон предусматривает возможность объявления розыска ответчика, истец не обязан давать точный адрес ответчика, а может ограничиться указанием на последнее известное его место жительства.

ü Элемент иска - это его составные части, определяющие содержание и индивидуализирующие его.

ü Они дают необходимую информацию о заинтересованных лицах – сторонах процесса, о субъективном материальном праве, нуждающимся, по мнению истца, в защите, об обстоятельствах, послуживших основанием обращения в суд. Ответчик, к которому предъявлен иск, получает возможность подготовиться к защите, поскольку узнает о характере предъявленного к нему требования: из чего вытекает и на чем основано. От элементов иска зависит способ защиты, предоставляемый нарушенному или оспоренному субъективному материальному праву, и характер будущего судебного решения.

ü Существует два элемента иска: предмет и основание иска.

Предмет иска - материально-правовой спор, о рассмотрении и разрешении которого истец просит у суда. Поскольку спор всегда связан с притязанием истца к ответчику, закон требует, чтобы в исковом заявлении истец указал суть своего требования (о чем оно?).

В зависимости от способа испрашиваемой истцом защиты его субъективного материального права предметом иска могут быть:

- спор о наличии или отсутствии материального правоотношения между истцом и ответчиком;

- спор об обязанностях ответчика, вытекающих из материального правоотношения с истцом;

- спор об изменении или прекращении существующего между сторонами правоотношения.

От предмета иска следует отличать предмет спора, его называют объектом иска- это то материальное благо, получения которого добивается истец, например, конкретное имущество, сумма денег и т.п.

Основание иска - это те обстоятельства, на которых истец основывает свое обращение в суд. Он должен назвать их в своем заявлении. Значение имеют только юридические факты, то есть обстоятельства, которые влекут возникновение, изменение или прекращение правоотношения, с которыми связан возникший между сторонами материально-правовой спор. Остальные факты имеют чисто информативный характер и на результате разрешения спора не отражаются.

Юридическая служба организации, получив копию искового заявления, вправе подготовить отзыв на исковое заявление.

Отзыв на исковое заявление направляется ответчиком арбитражному суду, истцу и другим ответчикам. К отзыву прилагаются все факты, необходимые для рассмотрения хозяйственного спора. Отзыв подписывается руководителем организации или другим должностным лицом, в компетенцию которого входит такая обязанность.

В отзыве указываются:

1. Наименование суда, в котором рассматривается спор;

2. Дата подписания и номер отзыва, наименование истца;

3. Содержание ответа на предложение о непосредственном урегулировании спора, если в исковом заявлении указано, что ответ на него истцом не получен;

4. Размер и расчет признанной суммы, а если она перечислена – номер и дата выписки соответствующего платежного поручения и доказательства принятия его кредитным учреждением к исполнению;

5. Мотив полного или частичного отклонения требований истца с ссылкой на законодательство, а также доказательства, обосновывающие отклонение искового требования;

6. Перечень прилагаемых к отзыву документов.

На каждое исковое заявление, предъявленное организацией, заводится дело, где группируются все документы: исковое заявление, претензионный материал, отзыв, решения, жалобы и др.

Юридическая служба не реже одного раза в год обобщает практику рассмотрения претензий и исков.

Анализ исков целесообразно проводить по следующим признакам:

1. Предмет иска;

2. Сумма иска;

3. Результат рассмотрения иска;

4. Структурные подразделения, в которых возникли иски;

5. Причины, послужившие основанием для предъявления иска.

Результаты анализа оформляются справкой, которая представляется руководству. В ней обобщаются следующие данные:

- причины возникновения исков;

- недостатки в работе отдельных служб;

- предложения по отнесению имеющихся убытков на виновных лиц.