Сущность и взаимосвязь функций управления

Менеджмент, как известно, регулируется законами развития рыночной системы хозяйствования и направлен на гибкое приспособление производственно-сбытовой деятельности предприятия к изменяющимся условиям рынка. Подход к управлению как к процессу оценивает его в качестве системы, в которой работа, направленная на достижение целей предприятия, рассматривается не как единовременное действие, а как серия непрерывных взаимосвязанных действий, представляющих собой функции управления.

Сущность любой деятельности (в том числе и управленческой) проявляется в ее функциях, то есть в основных задачах общего характера, возникающих в процессе разделения труда, которые она постоянно решает.

Слово «функция» в переводе с латинского языка означает совершение, исполнение.

Впервые функции организации были выделены и описаны практиком и ученым Анри Файолем в его работе «Общее и промышленное управление» (1916 г.)

Файоль выделил 6 областей деятельности организации (функций), которыми необходимо управлять:

- техническую (технологическую);

- коммерческую (закупка, продажа, обмен);

- финансовую (поиски капитала и его эффективное использование);

- страховую, т.е. защитную (защита собственности и личности);

- бухгалтерскую, т.е. учетную (инвентаризация, балансовые ведомости, издержки, статистика);

- административную (воздействует только на личный состав, не оказывая непосредственно никакого влияния ни на материалы, ни на механизмы).

Административную область (функцию администрирования) Файоль разделил на функции: планирование, организация, мотивация, контроль и координация.

Управленческие функции являются составляющими процесса управления, и каждая управленческая функция также представляет собой процесс, поскольку, в свою очередь, является серией непрерывных, взаимосвязанных действий.

Отсюда, содержание конкретной функции управления указывает на то, какие действия (набор действий) осуществляются в рамках данной функции.

Деятельность менеджеров (системы управления) представляет собой непрерывный процесс выполнения управленческих функций и считается эффективной только при условии выполнения каждой из них.

Процесс реализации функции отвечает на вопрос: какова последовательностьосуществляемых в рамках функции действий, что за чем должно следовать, чтобы функция выполнялась.

Функция управления– это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ и контроль деятельности.

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование (обработанная информации – это уже новая информация), выработку решения, придание ему формы и доведение до исполнителя.

Реализация основных функций управления осуществляется посредством управления деятельностью людей.

И планирование, и организация, и мотивация, и контроль выполняются людьми.

Основное, что отличает в процессе управления человека от любого другого вида ресурсов, которыми приходится управлять при функционировании организации, - это возможность принимать самостоятельные решения.

Отсюда, управление организацией по отношению к человеку можно разделить на два типа:

1-й тип – человек только исполняет полученное от своего непосредственного руководителя распоряжение;

2-й тип – человек включен в процесс решения возникающих проблем.

По виду и направленности деятельности различают основные (общие) и конкретные функции управления.

Основные (общие) функции управления:

- осуществляются в каждой организации и на каждом уровне управления;

- разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени;

- относительно самостоятельны и в то же время тесно взаимодействуют.

Технологическая последовательность процесса управления, в которой реализуются основные функции управления, образует цикл управления.

Различные авторы предлагали и предлагают свои наборы управленческих функций.

Рассмотрим управленческие функции, присутствующие в работах практически всех авторов:

- планирование;

- организацию работ;

- мотивацию;

- контроль.

Функция планирования состоит в определении целей организации и выработке мер по их достижению. Это действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.

Функция организация работ (деятельности) состоит в создании структуры управления предприятием, определении заданий подразделениям, установлении порядка их взаимодействия, подборе людей для конкретной работы, наделении их полномочиями и ответственностью.

Это единственная функция, обеспечивающая взаимосвязь и повышающая эффективность всех других функций управления.

Функция мотивации состоит в побуждении персонала к эффективной добросовестной деятельности для достижения целей организации. Направлена на определение потребностей персонала, разработку систем вознаграждения за выполненную работу, использование различных систем оплаты труда.

Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений.

Наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям.

Функция принятия решений. Решение – это выбор, который должен сделать руководитель для выполнения должностных обязанностей.

С помощью управленческих решений реализуются все ниже перечисленные функции управления.

Функция координирования направлена на достижение согласованности и гармоничности в совместной деятельности всех элементов (направлений деятельности, подразделений, служб, отделов, подсистем) предприятия.

Функцию координирования совместной деятельности можно назвать «настройкой системы».

Функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных с устранением отклонений орт заданного режима работы организации. Применяется в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности.

Функция учета деятельности реализуется для получения всесторонней информации о состоянии деятельности (производственной, коммерческой, финансовой и др.). Состоит в измерении, регистрации и группировки данных, характеризующих объект управления. Различают учет бухгалтерский, оперативный, статистический.

Функция анализа деятельности состоит в комплексном изучении деятельности предприятия с помощью аналитических и экономико-математических методов в целях объективной ее оценки, определения узких мест в развитии организации и возможных путей улучшения сложившегося положения. Важная задача анализа – установить степень выживаемости организации, ее способности противостоять внешним и внутренним дестабилизирующим факторам.

Вся огромная, сложная (разноплановая) совокупность управленческих действий – на любом уровне и в любой системе, может быть сведена к ограниченному перечню относительно строго локализуемых функций, составляющий замкнутый цикл управления:

- принятие управленческого решения;

- реализация принятого решения;

- контроль.

Необходимо знать, что каждая из функций управления может быть подвергнута дальнейшей дифференциации.

Было бы неточным ранжировать функции управления по значимости (утверждения об особой важности функции принятия решения или планирования – центральной функции управления). Более справедливо считать, что на разных уровнях иерархии, во времени и в зависимости от специфических условий производства, значение функции варьируется.

Взаимосвязь функций и цикличность процесса управления проявляются в том, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и с мотивированием работающих. Результаты контроля дают импульсы планированию, коррекции всей остальной деятельности по выполнению функций. Практически функции взаимопроникают: в любом плане всегда имеется стадия организации, т.е. создания реальных условий для достижения запланированных целей; без планов невозможно контролировать результаты; контроль для персонала может быть мощным мотивационным фактором, и т.д.

Все основные управленческие функции связываются в единый процесс управления и реализуются такими действиями, как коммуникация и принятие решений.