Понятие информационной системы. Особенности и эволюция ИС.

Информационная система управления (ИСУ) экономическим объектом представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обеспечения эффективного функционирования экономического объекта.

Можно сказать, что ИСУ является информационной надстройкой над экономическим объектом.

Укрупненная структура ИСУ представлена на рис. 1.6.

Рис 1.6. Укрупненная структура системы управления экономическим объектом.

Важнейшей составляющей ИСУ является подсистема решения функциональных задач. Она предназначена для решения задач, обеспечивающих эффективное функционирование экономического объекта (функциональных задач). Применительно к промышленному предприятию это задачи технологической подготовки производства, оперативного управления основным производством, составление бизнес-планов, финансового менеджмента, бухгалтерского учета, внутреннего аудита и т.п. Они соответствуют важнейшим функциям управления и функциональным подсистемам организации (предприятии). Подсистема решения функциональных задач представляет набор комплексов задач, состоящих из отдельных задач с конкретным алгоритмом преобразования исходной информации в результирующую.

Функциональная часть состоит из функциональных подсистем и отражает цели и функции управления в виде моделей различного характера: информационных, математических, статистических и прочих, выражающих суть деятельности того или иного структурного подразделения. С помощью функциональной части определяются операции, осуществляемые работниками управления, их потребности в информации, используемой исходной документации и т. д. Именно в функциональной части осуществляется последовательная трансформация целей управления в функции управления с последующей постановкой задач управления, результаты, решения которых являются либо прямыми предписаниями объекту управления, либо содержат учетные данные. Функциональная часть отображается в проектных материалах и в последствии материализуется в обеспечивающей части.

Создаваться функциональная часть информационной системы может в соответствии с одним из следующих принципов:

- позадачному;

- процессному.

Позадачный принцип появился раньше других. В соответствии с ним информационная система рассматривается как инструмент, предназначенный для поддержки какой-либо функции управления за счет решения соответствующих задач. Примеры задач могут быть следующие: Расчет месячного плана производства; Расчет фактической себестоимости производства; Расчет плана загрузки производственных мощностей и т. д. В этом случае функциональная часть состоит из подсистем, которые привязываются к соответствующим структурным подразделениям, обеспечивая их деятельность.

Обеспечивающая часть ИС состоит из: информационного, программного, технического, правового и другого обеспечения.

Информационное обеспечение – это структурированное множество всех управленческих документов и их машинных носителей, применяемых для автоматизации управления.

Программное обеспечение – это комплекс программ, описаний и инструкций, обеспечивающих создание, отладку и функционирование программ, предназначенных для решения задач управления. Программное обеспечение состоит из двух частей: общее и специальное. Общее состоит из общего системного программного обеспечения и общего прикладного программного обеспечения, а специальное – из специального системного и специального прикладного.

Техническое обеспечение включает в себя средства сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки и размножения информации, компьютеры, объединяемые в сеть, сетевое оборудование и каналы связи.

Правовое обеспечение необходимо для регламентации получения, обработки и использования информации. Правовое обеспечение включает: права, обязанности и ответственность персонала, правовые положения особых видов управления, статус информационной системы и др.

На рис. 1.7. представлена структура функционально-позадачной информационной системы, ориентированной на позадачный подход организации ее функциональной части. Для примера выбрана информационная система, обслуживающая муниципальное управление. Такие информационные системы функционирует следующим образом. На вход служб аппарата управления (управление муниципальным имуществом, управление городским хозяйством, управление образованием, культурой и спортом и т.д.) поступают данные из внешней среды и отчетные данные объекта управления.

Рис. 1.7. Структура информационной системы, муниципального уровня, ориентированной на функционально-позадачный подход.

Прямая связь наполняется содержанием после того, как исходные данные, поступившие от объекта управления и внешней среды, обработаны аппаратом управления. Обработку данных называют решением задач. Результаты решения задач передаются по каналам прямой связи на объект управления (жилищно-хозяйственные конторы, объекты городского хозяйства, образования, культуры и т. д.).

Обратная связь, отражающая фактические состояние объекта управления вместе с информацией, поступившей из внешней среды, направляется в аппарат управления. Из внешней среды поступает общегородская и государственная информация.

Если данный подход к созданию информационных систем используется на промышленном предприятии, то в качестве подсистем будут: Производство, Планирование, Сбыт и т.д., в рамках которых будут решаться соответствующие задачи.

В промышленности постепенно позадачный принцип выделения функциональной части был развит в процессный, что привело к объединению операций, предназначенных не только для осуществления какой-либо одной деятельности, но и нескольких. Практика показала, что эффективным является объединение тех операций, которые ориентированы на конечный результат, то есть производство продукции или услуги. Такие совокупности операций получили название бизнес-процессов. При такой организации функциональная часть информационной системы уже не могла привязываться к конкретным функциям управления и отдельным структурным подразделениям. Вместо функциональных подсистем появились функциональные модули, куда включаются операции, выполняемые в разных структурных подразделениях.

Например, финансовый модуль интегрированной информационной системы MS Navision включает такие блоки как учет, планирование, анализ и т.д. (см. рис. 1.8), которые в функционально-позадачной системе входили в разные подсистемы.

Например, финансовый модуль интегрированной информационной системы MS Navision включает такие блоки как учет, планирование, анализ и т.д. (см. рис. 1.8), которые в функционально-позадачной системе входили в разные подсистемы.

Рис. 1.8. Содержание финансового блока информационной системы MS Navision.

Функции, выполняемые данной информационной системой, ориентированы на поддержку бизнес-процессов.

Функционально-позадачная структура информационной системы отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. В результате имеет место разобщенность отделов, каждый из которых выполняет свою функцию, отвечает за ее выполнение и при этом не заинтересован в общих результатах работы. Каждое подразделение стремиться к повышению собственной значимости путем увеличения своего бюджета.

Информационная система, состоящая из отдельных функциональных подсистем, не в состоянии обеспечить информацией менеджера целостной картиной о финансово-производственном состоянии предприятия. Например, сотрудники службы сбыта не могут при оформлении заказа сразу получить информацию о нужном товаре на складе, а производственный отдел - согласовать свою деятельность с финансовым отделом. Отсюда появляются конфликты между работниками бухгалтерии, финансового, планового и других отделов.

Альтернативный взгляд на управление любым экономическим объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы, в составе которых находятся все операции, выполнение которых обеспечивает получение законченного продукта. Наличие бизнес-процесса позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - Enterprise Resources Planning – планирование ресурсов предприятия).

На рис. 1.9 представлена структура информационной системы, ориентированной на обслуживание бизнес-процессов. На данном рисунке справа приведены два бизнес-процесса, первый из которых содержит пять, а второй шесть бизнес-операций. Их расшифровка выполнена с помощью стрелок, указывающих на структурные подразделения, осуществляющие соответствующую операцию.

рис. 1.9. Схема информационного обслуживания бизнес-процессов.

Например, бизнес-процесс 1 состоит из следующих бизнес-операций:

БО-11 - Разработка технологического процесса и оснастки для изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 1 в производственном отделе;

БО-12 - Составление плана производства и плана-графика изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 2 в плановом отделе;

БО-13 - Оперативный учет хода выполнения плана по выполнению заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 3 в цехе 1;

БО-14 - Управленческий учет заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 4 в плановом отделе;

БО-15 - Организация доставки заказа клиенту, чем будет заниматься исполнитель Исп 5 в отделе сбыта.

Организация бизнес-процессов противоречит стандартной иерархической структуре управления, так как требуется объединение сотрудников из различных отделов. Например, процесс исполнения заказа требует кооперации между отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Поэтому процессный подход в организации функциональной части ориентирован на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления. Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал для осуществления бизнес-процесса, а с другой – руководителю бизнес-процесса. Как правило, руководитель бизнес-процесса взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными и временными.