Эскизное проектирование информационной технологии решения частных задач управления

Экономист любой специализации, будь то менеджер, бухгалтер, плановик, финансист или аналитик, должен уметь определить возможность и целесообразность применения автоматизированной информационной технологии в своей профессиональной деятельности. Для этого он должен уметь проводить упрощенное эскизное проектирование информационной технологии, автоматизирующей выполняемые им функции.

Как правило, на специалиста возлагается обязанность решения частных задач управления, входящих в состав функционального комплекса. (Например, задачи учета основных средств входят в состав комплекса учетных задач системы управления предприятием). Тем не менее, при эскизном проектировании нужно учитывать, что информационная технология - это система, все её элементы взаимосвязаны, и решение частных задач должно увязываться с целями и критериями задач, решаемых на соседних уровнях управления. При эскизном проектировании такой частной информационной технологии выполняются те же стандартизированные этапы проектирования автоматизированных систем, только в упрощенном виде, доступном не специалисту-системщику. Краткое содержание этапов упрощенного эскизного проектирования изложено ниже

Элементы предпроектного анализа

- анализ организационной структуры существующей системы управления и определение места специалиста;

- анализ функциональной структуры системы управления и определение места и структурных связей автоматизируемых функций;

- анализ информационных потоков (документооборота), их маршрутов, узлов пересечения, содержания, периодичности, объемов.

Элементы технического проектирования

- выбор хранимых данных (показателей);

- определение функциональных (алгоритмических) зависимостей показателей;

- организация информационной базы;

- определение форм входных и выходных документов.

Элементы рабочего проектирования

- выбор технических средств реализации частной информационной технологии;

- выбор базовых и функциональных программных средств.

Элементы внедрения

- приобретение и установка технических и базовых программных средств;

- приобретение, адаптация и настройка функционального программного обеспечения;

- создание внутримашинного информационного фонда (заполнение базы данных).

На стадии упрощенного предпроектного анализа основная задача состоит в определении узла пересечения информационных потоков, в котором находится рабочее место специалиста, и детальном выявлении их содержания, периодичности возникновения, объемов в байтах. Точное определение этого узла невозможно без знания общей организационной и функциональной структуры предприятия. В этом и состоит системность предпроектного анализа, увязывающего частные задачи (функции) специалиста со всей организационной и функциональной системой управления предприятием. Знание содержания (т.е. документов) информационных потоков, частоты обработки и объемов информации позволяют оценить минимально необходимые ресурсы (производительность и ёмкость запоминающих устройств) вычислительной техники. Обычно, для информационного узла заполняется таблица (см. ниже пример таблицы). Напоминаем, что один символ (цифра, буква, знак) в документе - это один байт.

Пример таблицы

Организационная и функциональная структуры отображаются в виде схем, которые при физическом (рабочем) проектировании помогают выбрать топологию компьютерной сети предприятия. Кроме того, вдумчивый анализ существующих организационной структуры и документооборота, как правило, позволяют дать предложение по их оптимизации.

Стадия упрощенного технического проектирования дает обобщенную концептуальную модель решаемой задачи и позволяет провести частичное логическое проектирование процессов накопления и обработки данных. Для создания информационной базы данных необходимо прежде всего определить состав хранимых показателей, т.е. первичной независимой информации. К такой информации, во-первых, относится нормативно-справочная информация, помещаемая в „справочники“ баз данных, и, во-вторых, входная информация функциональных задач. Для формализованного определения состава хранимых элементов данных, помимо справочных, все показатели, характеризующие функциональную задачу, сводят в одну или несколько (в зависимости от сложности задачи) таблиц (матриц) смежности (см. гл.4 п.4.1), и с их помощью определяют как входные, подлежащие хранению, так и промежуточные и выходные показатели. Одновременно эти таблицы позволяют определить состав функционально-зависимых показателей, а для каждого из них - перечень показателей-аргументов.

После выявления наборов входных, промежуточных и выходных показателей (элементов данных), определяют математические функции для зависимых показателей. Набор этих функций и составляет математическую модель решаемой задачи.

Для того, чтобы выбранные хранимые показатели занести в базу данных ЭВМ, необходимо представить их в виде, соответствующем модели организации данных в БД. На персональных компьютерах в основном используют реляционные (табличные) БД, поэтому процесс организации информационной базы при упрощенном эскизном проектировании сводится к разработке простых таблиц, содержащих входные (хранимые) показатели. При отсутствии или не соответствующих задач и форм входных и выходных документов разрабатываются новые или модернизируются старые формы.

При выполнении элементов рабочего проектирования производится выбор аппаратно-программных средств, решающих функциональную задачу в автоматизированном режиме. Выбор типа компьютера должен производится с учетом перспективы развития информационных технологий на предприятии и расширения состава решаемых специалистами задач. Кроме того, должны учитываться ресурсы компьютера, необходимые для установки базового программного обеспечения (ПО), в частности операционной системы Windows’95 и программ Office’97, которые, как правило, повсеместно используются в ежедневной профессиональной деятельности экономиста. Для решения подавляющего большинства частных экономических задач и работы с вышеуказанным базовым ПО достаточными оказываются ресурсы персонального компьютера типа PC-100 (по классификации фирмы IBM), имеющего ёмкость оперативной памяти не менее 16 Мбайт, емкость жесткого диска не менее 1 Гбайт, процессор Pentium с тактовой частотой не менее 100 Мгц, дисковод для флоппи диска 3,5'', кроме того, необходимы клавиатура, дисплей SVGA, манипулятор „мышь“, принтер с широкой кареткой (достаточно матричного типа). Функциональное программное обеспечение выбирается исходя из состава автоматизируемых функций (задач) и состояния рынка функционального программного обеспечения. Большинство частных задач учета и частично анализа и планирования (не оптимизационных) могут быть решены с помощью широко распространенных программ, таких как „1С бухгалтерия“, БЭСТ и т.п. Эти программы уже адаптированы к операционной среде Windows и не вызывают затруднений у экономиста, овладевшего работой на ПК с базовым программным обеспечением.

Простые задачи (расчет одной или нескольких таблиц), а также работы с матрицами смежности при выборе хранимых данных, могут быть запрограммированы с помощью электронных таблиц (например, Excel), что фактически является элементом автоматизации этапов технического и рабочего проектирования.

Помимо усилий, направленных на организацию автоматизированного решения собственных функциональных задач, экономисту в отчете о проведенном упрощенном эскизном проектировании будет неплохо предложить топологию и схему компьютерной сети, которую можно разработать на основе анализа организационно-функциональной структуры и маршрутов информационных потоков предприятия.

После обсуждения и уточнения упрощенного эскизного проекта автоматизированной информационной технологии решения частных задач наступает стадия внедрения, состоящая в приобретении, установке и изучении технических (компьютер, принтер, сетевые компоненты и т.п.) и программных средств (базовое и функциональное программное обеспечение) реализации этой технологии. Приобретаемые функциональные программные средства, как правило, являются многофункциональными, а их базы данных пустыми - содержат только оболочку (структуру). Поэтому в задачу специалиста входит после изучения инструкций пользователя выбрать те функции программы, которые им будут использоваться, а затем заполнить базу данных информацией, подготовленной на этапе упрощенного технического проектирования. Как правило, работа эта состоит в заполнении с клавиатуры ПК „справочников“, предназначенных для хранения входной и нормативно-справочной информации. При проектировании автоматизации решения простых задач, специалист может самостоятельно подготовить их решение с помощью базовых программных средств (например, Excel и Access). После удовлетворительного решения задач на контрольных примерах (т.е. задачах с заранее известным ответом) можно приступить к эксплуатации спроектированной информационной технологии