Оборотка за_______________

После получения оборотки необходимо обновить остатки. Операция обновления остатков записывает новые остатки в справочник балансовых счетов, при этом остатки на начало текущего месяца удаляются. В базу данных о пользователе при этом записывается дата, содержащая уже следующий месяц. Если все же остатки уже обновили, но необходимо внести изменения в старые отчеты, то нужно провести восстановление баз данных с дискеты, на которой записана копия старых баз данных. Если копии старых данных нет, то необходимо ввести вручную остатки в справочник балансовых счетов. Это возможно если не была произведена очистка текущих баз данных.

Пункт ОБРАБОТКА ПРИХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ предназначен для ввода и корректировки оборотов по счетам. После выбора пункта ОБРАБОТКА ПРИХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ на экране монитора появится меню:

Обработка по: кредиту дебету

Ввод и корректировка оборотов осуществляются только по кредиту счетов. По дебету можно только просматривать обороты. Для ввода и корректировки пользователь должен выбрать пункт „по кредиту“. На экране монитора появится следующее сообщение и поле ввода:

Обработка приходящих документов с кредита счета в дебет счетов.

Пользователь, набрав нужный номер счета, должен нажать клавишу Enter, при этом на экране появится окно для ввода оборотов с кредита счета, который указан в поле ввода в дебет счетов. Если введенный номер счета отсутствует в справочнике балансовых счетов, то компьютер сообщит об этом и окно ввода оборотов не появится на экране монитора. В этом случае пользователь должен вызвать справочник балансовых счетов и ввести в список счетов ненайденный счет. После этого выбрать этот счет из справочника балансовых счетов номер счета автоматически перенесется в поле ввода кредита счета. Для вызова окна ввода оборотов нужно нажать клавишу Enter. Окно ввода имеет следующий вид:

Пользователь вводит номер счета и сумму. Если номера счета нет в справочнике балансовых счетов, то необходимо ввести этот счет в справочник, а затем выбрать его из справочника. После ввода всех оборотов по кредиту конкретного счета можно получить общую сумму по кредиту счета.

Итак, порядок работы с АРМ „Главная книга“ следующий:

Запустить АРМ „Главная книга“

Восстановить индексы

Ввести данные в справочник балансовых счетов

Сделать копию на дискету

Ввести обороты по кредиту в дебет счетов

Сделать копию на дискету

Получить оборотку

Внести изменения по оборотам при необходимости

Получить оборотку

Если оборотка Вас устраивает, получить шахматку

Сделать копию на дискету

Если шахматка Вас устраивает, обновить остатки на начало следующего месяца

Очистить текущие базы данных

Восстановить индексы

Сделать копию на другую дискету

Для хранения копий данных необходимо 4 дискеты, по 2 дискеты на каждую копию. Одна копия будет содержать все обороты за месяц, а другая остатки на начало следующего месяца. В случае необходимости можно будет восстановить старые обороты с первой копии.