Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_________№___________ руководителя организации
______________________
(место составления) Подпись Расшифровка подписи
На ________________ год Дата
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________ № _______________ от _____________ № _______________
Форма номенклатуры дел организации
Наименование организации
Наименование структурного
Подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________№___________
______________________
(место составления)
На ________________ год
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного подразделения
от _________ № _______________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____________________ году в организации
По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
ИТОГО: |
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Формирование дел
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизвод-ства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непо-средственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требова-ния:
· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома). Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы распо-лагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:
· уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
· приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
· приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
· поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
· утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
· документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
· лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
· предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
· переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия.
Оформление дел
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установлен-ными правилами.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
& подшивку или переплет дела;
& нумерацию листов дела;
& составление листа-заверителя;
& составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
& внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 778;