Дело № ___ Том № ___

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

(заголовок дела)

Дата

На _____ лист__

Хранить ___ лет

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Пример обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» возможно использование обложек трех типов: «А», «Б» и «В».

Обложка типа «А»

Обложка без клапанов и завязок с креплением документов в корешке.

Обложка типа «Б»

Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны с креплением документов в корешке для хранения документации статистической, финансовой и др.

Обложка типа «В»

Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны для хранения уникальной и наиболее ценной документации, иллюстративных материалов, чертежей, схем, карт и других документальных материалов в свободном состоянии.

Технические требования к изготовлению обложек следующие:

• Для изготовления обложек должен применяться картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм по нормативно-технической документации.

• Корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким, гибкость корешка обеспечивается биговкой.

• Крепление документов в корешке обложек типов А и Б осуществляется шнурами между двумя гребешками, образуемыми проклеенными сгибами корешка с левой и правой внутренних сторон обложки.

• Ширина каждого гребешка 20 мм, длина должна быть равна длине обложки.

• На гребешках пробивают по четыре отверстия диаметром 5 мм. Расстояние от нижнего торца обложки до первого отверстия - 42 мм, между отверстиями - 80 мм.

• В отверстия вставляют два плетеных шнура из хлопчатобумажных или синтетических нитей, не влияющих на сохранность документов, диаметром 3-4 мм и длиной 400 мм каждый, с запрессованными концами, обработанными клеем.

• Завязки для обложек типов Б и В должны изготавливаться из тесьмы шириной 10 мм, длина концов тесьмы - 200 мм каждый.

• Завязки крепят на внутренней стороне обложки с выводом концов шнуров через отверстия на внешнюю сторону.

• Для крепления завязок, приклеивания гребешков, верхнего и нижнего клапанов обложки, для обработки и запрессования концов шнуров применяют синтетический клей, требующий защиты от плесневения.

• Обрез обложек и клапанов должен быть ровным. Не допускаются заусенцы, выступающие волокна.

• На обратной стороне каждой обложки внизу должна наноситься маркировка содержания: наименование предприятия-изготовителя или его товарный знак; обозначение настоящего стандарта, цену.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения докумен-тов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами вало-вой нумерациейв правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

· листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

· фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

· сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

· лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

· подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

· подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

· в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

· при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумеро-ванных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номе-ров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

· не проводить систематизацию документов в деле,

· не нумеровать листы дела,

· не составлять заверительные надписи.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______________

В деле подшито и пронумеровано ________________________________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________________________

пропущенные номера листов ___________________________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________________

Наименовани должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата