Общие рекомендации по поиску документов и принципы выбора правовой информационной системы

Приведем некоторые общие рекомендации по поиску документов в правовой информационной системе.

1. При формировании запроса поиска старайтесь заполнять минимальное число полей, поскольку, чем больше полей заполнено, тем больше риск потерять нужный документ по причине неверного задания его реквизитов.

2. Помните, что самый быстрый поиск происходит при наборе номера документа, поэтому, если вы знаете о документе все, включая его номер, то прежде всего наберите номер. Вполне возможно, что другие реквизиты для поиска документа вам не потребуются.

3. Следует формировать несколько вариантов запроса как путем заполнения различных полей запроса поиска, так и выбирая различные значения в конкретном поле.

4. При полнотекстовом поиске документов желательно задавать несколько синонимов интересующего вас термина, поскольку в различных документах авторы зачастую используют близкие по значению, но не идентичные термины.

5. Вид документа следует задавать в случае полной уверенности, что искомый документ имеет именно такой вид.

6. Заполнение карточки поиска проводите до тех пор, пока количество найденных документов не станет приемлемым. Считается, что поиск проведен хорошо, если сформированный список не превышает 30 документов.

7. Используйте системы фильтрации, ускоряющие процесс нахождения нужных документов.

8. Большие списки найденных документов начинайте просматривать с самых свежих по дате принятия — это позволит избежать просмотра устаревших актов.

9. Сохраняйте часто используемые документы в папках, а установка электронных закладок поможет вам быстро найти нужное место в документе большого объема.

10. Используйте предварительный просмотр при печати документов.

. Принципы выбора справочно-правовой системы

При принятии решения о выборе той или иной справочно-правовой информационной системы, да и при использовании ее в работе встает вопрос, на какие же ключевые свойства систем нужно обратить внимание в первую очередь. Единой шкалы оценки качества СПС не существует, поэтому пользователю целесообразно оценивать СПС по следующим критериям:

• источники информации для системы, которые обеспечивают достоверность и надежность информации, ее полноту;

• качество юридической обработки документов в системе;

• надежность работы системы;

• удобство работы с системой, поисковые и другие возможности;

• гибкость информационных комплектов и условий поставки;

• возможность обучения работе с системой и широкий спектр оказываемых сервисных услуг.

Рассмотрим некоторые критерии.

1. Удобство работы. Все наиболее распространенные справочно-правовой системы обладают широкими возможностями по поиску документов и различными функциями по дальнейшей работе с ними. Документы можно искать по реквизитам, тематике, принявшему органу, названию, различным словам и словосочетаниям из текста, ситуации и т. д. По результатам поиска система формирует список найденных документов. Для удобства пользователей предусмотрены различные функции по работе с документами. Например, в текстах документов можно проставлять закладки, чтобы затем быстро вернуться к нужному фрагменту, нажатием одной клавиши тексты можно копировать в текстовый процессор Microsoft Word. С помощью функции создания папок пользователь может сохранять выбранные документы в папки и формировать собственные подборки по нужной тематике. Для того чтобы оценить удобство работы с справочно-правовой системой, имеет смысл еще на стадии знакомства с ней посмотреть на реализацию этих функций. Правовая система используется практически ежедневно, и от того, насколько комфортно с ней «общаться», зависит и эффективность ее использования. Воспользуйтесь различными вариантами поиска в зависимости от того, что вы знаете о документе, посмотрите, как долго формируется список, сколько документов попадает в список по запросу и насколько удобна его сортировка, создайте несколько папок с документами. Это позволит объективно оценить различные возможности систем.

2. Надежность работы. справочно-правовой системы функционируют в тесном окружении с другим программным обеспечением: операционная система, текстовые и табличные процессоры (Microsoft Word и Microsoft Ехсеl), бухгалтерские программы и другое программное обеспечение. От корректности работы и взаимодействия всех этих программ зависит и бесперебойная работа самого компьютера. Согласитесь, очень неприятно, если из-за СПС компьютер постоянно «зависает» или требуется закрытие всех других программ.

Разумеется, ни один из разработчиков не признается в том, что его система может вызывать проблемы подобного рода. Практически все создатели справочно-правовой систем гарантируют пользователям корректность взаимодействия с ПО и быстроту работы, поэтому проверить программную надежность системы можно, во-первых, по наличию ее версий, совместимых с наиболее распространенными платформами (Windows 2000/NТ/ХР/7), во-вторых, по наличию сертификации справочно-правовой системы с наиболее распространенными операционными системами (например, Micrоsoft Windows).

3. Обновление систем. Правовые базы по законодательству можно обновлять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Системы с консультационной информацией пополняются, как правило, раз в неделю.

Однако сервисные услуги далеко не исчерпываются пополнением систем. В их список должны входить обучение различным приемам работы с системой, помощь при поиске документов, возможность заказать для поиска документ, которого нет в системе, решение технических вопросов по работе с ней. Для срочных вопросов, возникающих у пользователей, должна работать «горячая линия», где оперативно помогут решить любой возникший вопрос.Все фирмы - распространители правовых информационных систем готовы бесплатно предоставлять потенциальным пользователям демонстрационные версии систем. От полных версий они отличаются, как правило, ограниченным набором документов, но все возможности работы в них присутствуют. Кроме того, некоторые разработчики время от времени проводят специальные акции, предоставляя доступ к полной версии своих систем на непродолжительное время. У потенциальных пользователей есть возможность проверить работу правовых информационных систем в режиме опытной эксплуатации, а при необходимости - задать конкретные вопросы представителям фирмы-разработчика.

Ведущие производители правовых информационных систем предлагают различные пакеты систем, ориентированные на потребности самых разных организаций. Существуют системы, предназначенные для отдельных специалистов: руководителей, юристов, финансистов, бухгалтеров и др. для облегчения выбора всегда можно пригласить в свою организацию представителей фирмы – производителя правовой информационной системы, чтобы ознакомиться с составом конкретного пакета и соотнести его информационные возможности с потребностями своей организации.В настоящее время в России уже создан ряд компьютерных центров и сетей правовой информации. Вступившие в строй сети охватывают большую часть территории России и предоставляют свои услуги сотням тысяч пользователей. В задачи этих центров входят сбор, аккумулирование, систематизация, хранение и предоставление потребителям различных сведений правового характера. На сегодняшний день невозможно себе представить какую – либо сферу деятельности без применения правовых систем.