Методологические рекомендации к процессу принятия решения на проблемном совещании

1. Относительная независимость процесса решения от содержания проблемы

Процесс решения проблем следует дифференцировать от содержания или предмета дискуссии. Один и тот же процесс может идти при решении таких разных по содержанию проблем как проблемы финансирования, планирования, производства, сбыта. Обычно участники дискуссии бывают настолько погружены в содержание проблем, что не отдают себе отчета в процессуальной стороне дела. С точки зрения процесса, решение проблем отличается от спора, убеждения, торга, обмена идеями или информацией. Решение проблем - это процесс поиска, включающий порождение идей.

В функции руководителя входит постановка проблем, ознакомление участников с некоторой информацией, которой он обладает, переформулирование идей для лучшего понимания, устранение оценочных моментов, чтобы решение не было преждевременно выбрано как окончательное. Предполагается, что руководитель не будет использовать свой авторитет и власть для протаскивания предпочитаемых им идей, а возьмет на себя ответственность за ход процесса.

2. Выделение процессов решения и выбора.

Обычно принятие решений (ПР) рассматривается как состоящее из двух процессов: решения проблем (РП) и выбора (В). Модель принятия решений (ПР), таким образом, может быть записана виде структурной формулы

ПР = РП + В

РП - это обнаружение решения, которое представляет собой способ генерирования решения и его оценки, приводящий к выбору наилучшего решения среди имеющихся альтернатив.

Объективно проблемная ситуация показана на рисунке 7.1. ниже

Рис 5. Проблемная ситуация

Альтернативные решения

Для того чтобы решить проблему, необходимо порождать идеи и способствовать преодолению или обходу препятствий, а не пугаться или избегать их.

Эффективность служебного совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников. Главной задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах. Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколько будущие участники готовы к обсуждению проблем повестки дня. Такая готовность закладывается через предварительную рассылку достаточно подробной информации о готовящемся совещании.

Время проведения служебного совещания должно планироваться заранее и, по возможности, не нарушать общего ритма работы организации. При разработке регламента совещания следует помнить об организационно-психологических нормах его продолжительности. Установлено, что инструктивную информацию человек способен нормально воспринимать в течение 20 — 30 минут, продолжительность проблемного совещания не должна превышать полутора часов. По истечении указанного времени у большинства людей заметно снижается умственная активность, способность восприятия и анализа поступающей информации.

Активному и действенному ходу совещания способствует выполнение определенных требований, предъявляемых к оснащенности помещения для его проведения. Естественно, оно должно быть вместительным с хорошей вентиляцией. Кроме того, при оснащении специального помещения мебелью следует руководствоваться тем принципом, чтобы взаимное расположение участников во время совещания не подчеркивало различий в их служебно-иерархическом статусе. В данном случае понятие «круглый стол» имеет прямой и переносный смысл как средство, обеспечивающее непринужденность взаимных контактов между людьми и их оптимальное пространственное расположение.

Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые для поддержания высокой активности участников.

Эффективный ход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.

Залогом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.

Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.