Правила експлуатації реєстраторів розрахункових операцій

Введення в експлуатацію

Перед початком експлуатації РРО необхідно провести його програмування, так як при купівлі власник отримує РРО, який не готовий до роботи і не відповідає його вимогам. Програмування РРО має право проводити програміст-електронщик з ЦСО. Спочатку він з'ясовує у касирів і представника адміністрації потрібну для програмування інформацію. Потім з клавіатури вводить коди, програмує наступні параметри: фірмове кліше, тобто текст заголовка чека, куди входить назва підприємства, заводський номер РРО і номер розрахункового вузла, прізвища касирів (адміністраторів, офіціантів або працівників готелю) і присвоєні їм паролі, найменування і номери відділів (секцій обідніх залів, поверхів в готелі ) підприємства, можливість знижок і націнок, ставки податків, обмеження максимальної ціни у відділ, дату, час та іншу необхідну інформацію. Після програмування машина сама може видати звіт про те, як її запрограмували. Далі механік з ЦСО повинен опломбувати РРО, оформити передачу його в експлуатацію і заповнити заводський паспорт встановленої форми. Крім відомостей про введення РРО в експлуатацію в паспорт на РРО заносяться дані про технічне обслуговування, середньому і капітальному ремонтах та реквізити з позначенням найменування підприємства та номера апарату.
До роботи на РРО допускаються особи, які освоїли правила експлуатації в обсязі технічного мінімуму, з ними укладається договір про матеріальну відповідальність.

При введенні в експлуатацію нової техніки виконують примусове переведення показань підсумовуючих грошових лічильників на нулі Переведення показань грошових лічильників на нулі оформляється актом у двох примірниках, один з яких передається в бухгалтерію контролюючій організації, а інший залишається на підприємстві.

Адміністрація закладу ресторанного господарства повинна завести на кожен РРО завести книгу обліку розрахункових операцій.

Цепрошнурована і належним чином зареєстрована в органах державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг).Всі записи в книзі проводяться в хронологічному порядку, без помарок і стирань. Якщо допущена помилка необхідно закреслити, поряд або зверху написати вірний показник, а збоку – «виправленому вірити» і завірити підписами касира і відповідальної особи. По закінченню книга представляється до ДПС, списується по акту, а натомість видається нова. Використані книги зберігаються протягом трьох років.

Підготовка до роботи

Перед початком роботи касир отримує у директора або представника адміністрації ключі від РРО і від грошового ящика, а також дрібні гроші для видачі здачі першим покупцям та витратні матеріали під розписку. Потім керівник підприємства або його заступник, або черговий адміністратор зобов'язаний:

- разом з касиром (офіціантом) зняти показання з грошових лічильників і контрольних регістрів, звірити їх зі свідченнями за попередню зміну, внести інформацію в книгу обліку розрахункових операцій і завірити підписами;

- оформити початок контрольної стрічки, вказавши за нею тип і заводський номер РРО, дату і час початку роботи, показання секційних і контрольних лічильників і поставити свій підпис.

Далі касир (офіціант, бармен) повинен:

- перевірити справність блокуючих пристроїв, заправити чекову і контрольну стрічки, перевести нумератор чеків на нулі;

- надрукувати два-три нульових чека (нульові чеки друкують без включення грошових лічильників) для перевірки якості друку реквізитів та правильності встановлення дати. Нульові чеки необхідно докласти наприкінці дня до касового звіту.

Робота касира протягом зміни

Касир-операціоніст або інша матеріально-відповідальна особа (офіціант, продавець, бармен, касир-контролер, менеджер по замовленням тощо) зобов'язані:

Ø забезпечити ретельний догляд і дбайливе поводження з РРО, утримувати апарат в чистоті і порядку;

Ø для одного покупця (клієнта) визначити загальну вартість всіх покупок і назвати її покупцеві;

Ø отримати від покупця (клієнта) гроші за товари або надані послуги згідно цінників за товари, прейскурантом за послуги, меню в закладі ресторанного господарства в наступному порядку:

- чітко назвати суму отриманих грошей і покласти їх окремо на очах у покупця (клієнта);

- надрукувати чек;

- назвати суму здачі і видати її покупцеві (клієнту) одночасно з чеком. Забороняється пропонувати покупцеві замість здачі будь-які товари або пропонувати покупцеві самому розміняти гроші;

- обов'язково видати касовий чек.

При виникненні несправностей касир зобов'язаний:
вимкнути РРО;

Ø викликати за допомогою встановленої в кабіні сигналізації представники адміністрації;

Ø спільно з представником адміністрації визначити характер несправності;

Ø у разі нечіткої друку реквізитів на чеку або невиходу чека касир разом з представником адміністрації повинен перевірити відбиток чека по контрольній стрічці, замість чека, який не вийшов, отримати нульовий і вказати на звороті прописом правильну суму;

Ø якщо стався обрив контрольної стрічки, то на ній проставляють дату і час обриву, номер РРО, найменування підприємства та підписи касира і представника адміністрації. Касиру заборонено склеювати стрічку в місці обриву;

Ø у разі якщо неможлива подальша робота на РРО, касир разом з представником адміністрації оформляє закінчення роботи так само, як і при закінченні зміни, і робить відмітку в журналі касира-операціоніста про час і причини закінчення роботи. Потім адміністрація викликає фахівця з центра сервісного обслуговування і робить запис в журналі виклику технічного фахівця.

Касиру заборонено: працювати без контрольної стрічки; допускати сторонніх осіб до РРО; залишати касову кабіну, не відключивши РРО і не закривши на ключ касову кабіну; самостійно вносити зміни в програму РРО; зберігати в грошовому ящику особисті гроші і гроші, не враховані через РРО.

В якості оплати касир (офіціант) може приймати готівкові грошові кошти і (або) здійснювати розрахунок з використанням платіжних карт.

Закінчення роботи

При закритті підприємства або після прибуття інкасатора касир повинен: до зняття показань з підсумовуючих лічильників розложити готівкові гроші за купюрах, монети по їх вартості, тобто підготувати готівку до здачі; скласти касовий звіт і здати виручку разом з касовим звітом за прибутковим ордером старшому (головному) касиру, а на невеликому підприємстві – безпосередньо інкасатору банку. Потім представник адміністрації підприємства у присутності касира знімає свідчення з грошових і контрольних регістрів (лічильників), отримує роздруківку, виймає контрольно-касову стрічку і підписує кінці отриманих документів, вказуючи при цьому тип і номер РРО, показання лічильників, денну виручку, дату і час закінчення роботи. Звітні дані на кінець робочого дня записують у книгу обліку розрахункових операцій.

Сума виручки повинна збігатися з показаннями грошових підсумкових лічильників і зданими старшому касиру або інкасатору готівкою. Якщо виручка, підрахована за розрахунковими відомостями, не збігається зі зданими грошима, то фактичну суму виручки визначають шляхом складання сум, надрукованих на контрольній стрічці. Виявлені недостачі або надлишки заносять у відповідні графи журналу. Недостачу стягують з винних осіб у встановленому порядку. Надлишки грошових коштів оприбутковують з віднесенням їх на результати господарської діяльності.

Після оформлення документів касир проводить технічне обслуговування для підготовки РРО до наступного дня, потім відключає її від електричної мережі, здає ключі від РРО представники адміністрації під розписку. Далі старший касир складає зведений звіт за минулий день і здає його в бухгалтерію підприємства.

Контрольні стрічки, книгу обліку розрахункових операцій та інші документи, що підтверджують проведення грошових розрахунків з покупцями (клієнтами), повинні зберігатися протягом не менше 3 років.

Способи розрахунків з покупцями

РРО призначена для реєстрації факту оплати покупцем товару або послуги. Для цього існують два способи введення грошової інформації: за допомогою клавіатури і за допомогою сканерів штрихових кодів.

У першому випадку касир вводить цифровий код товару (страви). РРО друкує чек, в якому вказується інформація, витягнута з пам'яті, про найменування товару та його ціну. Не у всіх моделях РРО можна програмувати інформацію про товар в пам'ять, тому такий спосіб розрахунку найбільш зручний для комп'ютерно-касових систем.

Розрахунки за допомогою сканерів штрихових кодів. Відомо, що на товарах є етикетка зі штрих-кодом, яка строго відповідає даному виду товару. Інформацію зі штрих-коду зчитує спеціальний сканер, який можна підключити до РРО за допомогою стандартного інтерфейсу (наприклад, RS232C). В закладах ресторанного господарства готовим стравам присвоюють свій штрих-код. Етикетку з кодом наклеюють на плакат з назвою страви і офіціантові достатньо зчитати закодовану інформацію сканером, з’єднаним з РРО, а машина надрукує чек, в якому буде зазначено найменування товару або страви та інша інформація.

При такому способі розрахунку відсутнє ручне введення інформації в РРО, що відповідно зменшує кількість помилок і ймовірність обману.

Далі покупець повинен розплатитися за товари або послуги. Для цього існує два основних способи розрахунку: готівковий і розрахунково-платіжна система.

… - це зроблені з використанням коштів готівкового платежу розрахунки за придбані товари, виконані роботи, надані послуги.

Існує так звана розрахунково-платіжна система. Ця система застосовується для заміни розрахунків за допомогою готівкових грошей на розрахунки за допомогою платіжних карт. До платіжних карточкам відносяться дебіторські (картки авансованої оплати), кредитні та дисконтні.

Дебіторські карти діють, як правило, в межах організації, наприклад ресторану, клубу, готелі, бізнес-центра, автостоянки, автозаправної станції (АЗС) та ін. При цьому співробітнику організації видається пластикова карта, внутрішній код якої зчитується і заноситься в базу даних у комп'ютер. Співробітник вносить до каси організації деяку суму грошей, яку він може витрачати. Часто організація дає можливість співробітнику здійснювати покупки в кредит. При здійсненні покупки товарів або оплаті послуг співробітник підносить карту до зчитувача інформації (ридеру), який знаходиться поруч з комп'ютерним терміналом і повідомляє касиру суму покупки (послуги). Касир за допомогою клавіатури вводить названу суму в базу даних. Програму налаштовують таким чином, що якщо здійсненні чергової покупки ліміт рахунку перевищується, то видається попередження, і зняття грошей з рахунку (транзакція - зняття грошей з рахунку) не проводиться.

Всі платіжні транзакції зберігаються в базі даних РРО і в будь-який момент можуть бути перевірені.

В даний час таку ж систему розрахунку ресторани пропонують своїм постійним клієнтам. Вони вносять певну суму грошей в касу підприємства, а потім витрачають її, розраховуючись за допомогою пластикової дебіторської карти. Часто організації перераховують на рахунок закладу ресторанного господарства деяку суму для оплати обідів своїм співробітникам. При цьому співробітники отримують магнітну карточку, з допомогою якої розплачуються за обіди. Заклад ресторанного господарства передбачає програму в РРО, яка приймає таку форму розрахунку, і дає знижку на вартість за попередню сплату послуг.

Існують також розрахунки через РРО з використанням кредитних (банківських) карт. Для цього необхідно встановити зв'язок РРО з банківським терміналом. Касир вставляє карту в рідер, система автоматично визначає її тип і зчитує параметри, потім відправляє запит на авторизацію кредитної карти. Авторизація - це автоматична (за допомогою терміналу авторизації кредитних карт) перевірка карти. На контрольній стрічці та касовому чеку повинен бути передбачений запис, який відображує безготівковий розрахунок, наприклад «оплата пластиковою картою». У Z-звіті буде окремо зафіксована інформація про готівкові розрахунки і за банківськими картками. У фіскальної пам'яті РРО інформація про оплату кредитними картами також реєструється і зберігається.

Дисконтні картки передбачають знижку при придбанні товарів або оплаті послуг. Використання магнітних дисконтних карт - це найбільш короткий шлях залучення постійних покупців або клієнтів.
У ресторанах, кафе, барах, готелях оплата може здійснюватись клієнтом, який має право підпису рахунку. У цьому випадку в РРО фіксується список таких клієнтів та визначено статті витрат, за якими може бути оформлений рахунок.

У клубах, де є кілька барів і ресторанів, клієнтові може бути запропонована персональна магнітна карта з встановленим грошовим лімітом, який фіксується в системі РРО. При цьому всі замовлення проводяться за магнітною картою клієнта. Розрахунок з клієнтом відбувається під час виходу з клубу.