Документальне оформлення руху виробничих запасів і МШП

Важливою складовою запасів є виробничі запаси, до яких відноситься:

1) сировина й матеріали;

2) Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби;

3) Паливо всіх видів;

4) Тара й тарні матеріали;

5) Будівельні матеріали, конструкції і деталі, обладнання і комплектуючі вироби;

6) Матеріали, передані в переробку на сторону та які надалі включаються до складу собівартості отриманих з них виробів;

7) Запасні частини, готові деталі, вузли, агрегати, а також автомобільні шини у запасі та обороті;

8) Матеріали сільськогосподарського призначення;

9) Інші матеріали (відходи виробництва; невиправний брак; матеріальні цінності, одержані від ліквідації основних засобів, які не можуть бути віднесені до інших груп виробничих запасів; зношені шини тощо).

До МШП належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року, зокрема: інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг тощо.

Для раціонального обліку, належного контролю, крім вказаної класифікації виробничих запасів та МШП, необхідно розробити їх більш деталізоване групування. З цією метою, виробничі запаси і МШП поділяють на групи, підгрупи, марки, сорти, розміри тощо. За кожною назвою, сортом, розміром запасів закріплюється постійний шифр, що має бути проставлений на всіх документах, пов’язаних з обліком матеріалів. Цим шифром користуються також в аналітичному обліку.

Перелік запасів, згрупованих за характерною для них ознакою і відповідним чином зашифрованих називається номенклатурою запасів. Умовне числове позначення запасів (шифр) називається номенклатурним номером.

Документальне оформлення руху виробничих запасів і МШП є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління.

Виробничі запаси та МШП можуть надходити на склад підприємства від постачальників, від підзвітних осіб, з виробничих цехів, в результаті ліквідації основних засобів, з інших складів, за результатами інвентаризації тощо. В зв’язку з цим при надходженні запасів використовують різні форми первинних документів.

Виробничі запаси та МШП надходять від постачальників із супровідними документами (рахунками-фактурами, рахунками, товаро-транспортними накладними і іншими документами, що підтверджують кількість вантажу, засвідчують постачальника та порядок сплати). Цінності, що надійшли без супроводжуючих документів і рахунків-фактур називають “невідфактуровані поставки”.

Отримання запасів безпосередньо у постачальника чи у транспортної організації здійснюється матеріально-відповідальною особою, на яку виписується довіреність (ф. М-2). Довіреності видаються під розписку і фіксуються в спеціальному журналі реєстрації довіреностей.

Виробничі запаси та МШП надходять, як правило, на склад підприємства. Під час прийому їх потрібно ретельно перевірити на відповідність кількості, якості, асортименту, що вказані в супроводжуючих документах.

У випадках, коли є розбіжності кількості і якості з даними супроводжуючих документів, а також матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають акт про приймання матеріалів (ф. М-7). При цьому створюють комісію, в яку обов’язково включають МВО та представника постачальника (чи незацікавленої сторони).При виявленні нестачі чи псуванні запасів, що надійшли залізничним, водним чи повітряним транспортом складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці, пароплавства тощо про відшкодування збитків.

У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує Наказ складу про прийом вантажу без документів.

Якщо не виявлено розбіжностей кількості і якості вантажу з даними супроводжуючих документів складають прибутковий ордер (ф. М-3) або інший документ, що його замінює. В практиці існує і такий спосіб документальногго оформлення оприбуткування запасів, як проставлення відповідних відміток на документах постачальників.

Якщо запаси надходять на склад з цехів виробництва чи з інших складів, то їх оприбутковують за допомогою накладної на внутрішнє переміщення матеріалів (ф. М-11), яка виписується у двох примірниках.

Первинні документи постачальників реєструють в журналі обліку надходження вантажів (ф. М-1).

Порядок документального оформлення операцій з відпуску виробничих запасів зі складів підприємства залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або разово на адміністративні, виробничі та інші потреби. Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу, є лімітно-забірні картки, накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів.

Лімітно-забірна картка призначена для багаторазового відпуску запасів (протягом місяця). У лімітно-забірних картках визначається місячний ліміт відпуску запасів певного номенклатурного номеру (або декількох номерів). Ліміт визначається виходячи з виробничої програми та діючих норм витрат з урахуванням існуючих у цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Лімітно-забірні картки виписуються у двох примірниках: один до початку місяця передається цеху-споживачу, другий – складу. Комірник постійно робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної картки і визначає залишок (сальдо) невикористаного ліміту. Факти відпуску підтверджуються двома підписами: зав.складом і одержувача матеріалів.

Зверхлімітний відпуск запасів на виробництво оформляють актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (ф. М-10). До зверхлімітного відпуску відносяться: додатковий відпуск запасів при перевиконанні підрозділами виробничих програм, при перевитратах по поважній причині, при виправленні браку тощо. В акті-вимозі вказують причину зверхлімітного відпуску. Він виписується в двох екземплярах (один – для отримувача, другий – залишається в комірника).

Для оформлення одноразового відпуску та при переміщенні всередині підприємства (від однієї МВО до іншої) матеріальних цінностей використовують накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. М-11). Вона також виписується в двох екземплярах. Стороннім організаціям видача запасів оформляється наказами і накладними, товаро-транспортними документами, рахунками-фактурами.

Первинні документи по надходженню і витрачанню виробничих запасів фіксуються в реєстрі приймання-здачі документів (ф. М-13). Реєстр складається в одному екземплярі та передається МВО разом з первинними документами в бухгалтерію (згідно графіку документообороту).