Інформаційне забезпечення.

Призначення підсистеми інформаційного забезпечення полягає у своєчасному формуванні й видачі достовірної інформації для прийняття управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення - сукупність єдиної системи класифікації та кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, що циркулюють в організації, а також методологія побудови баз даних.

Уніфіковані системи документаціїстворюються на державному, республіканському, галузевому та регіональному рівнях.

Головна мета - це забезпечення співставлення показників різних сфер суспільного виробництва. Розроблено стандарти, де встановлюються вимоги:

· до уніфікованих систем документації;

· до уніфікованим формам документів різних рівнів управління;

· до складу та структури реквізитів і показників;

· до порядку впровадження, ведення та реєстрації уніфікованих форм документів.

Однак, незважаючи на існування уніфікованої системи документації, при обстеженні більшості організацій постійно виявляється цілий комплекс типових недоліків:

· надзвичайно великий обсяг документів для ручної обробки;

· одні й ті ж показники часто дублюються в різних документах;

· робота з великою кількістю документів відволікає фахівців від рішення безпосередніх завдань;

· існують показники, які створюються, але не використовуються та інше.

Тому усунення зазначених недоліків є одним із завдань, що стоять при створенні інформаційного забезпечення.

Схеми інформаційних потоківвідтворюють маршрути руху інформації і її обсяги, місця виникнення первинної інформації й використання результатної інформації. За рахунок аналізу структури подібних схем можна виробити заходи щодо вдосконалення всієї системи управління.

Приклад. Як приклад найпростішої схеми потоків даних можна навести схему, де відображені всі етапи проходження службової записки або записи в базі даних про прийом на роботу співробітника - від моменту її створення до виходу наказу про його зарахування на роботу.

Побудова схем інформаційних потоків, що дозволяють виявити обсяги інформації й провести її детальний аналіз та забезпечує:

· виключення дублюючої й невикористаної інформації;

· класифікацію й раціональне подання інформації.

При цьому докладно повинні розглядатись питання взаємозв'язку руху інформації по рівням управління. Слід виявити, які показники необхідні для прийняття управлінських рішень, а які ні, оскільки до кожного виконавця повинна надходити тільки та інформація, яка використовується.

Методологія побудови баз даних базується на теоретичних основах їхнього проектування. Для розуміння концепції методології приведемо основні її ідеї у вигляді двох послідовно реалізованих на практиці етапів:

1-й етап - обстеження всіх функціональних підрозділів фірми з метою:

· зрозуміти специфіку та структуру її діяльності;

· побудувати схему інформаційних потоків;

· проаналізувати існуючу систему документообігу;

· визначити інформаційні об'єкти й відповідний склад реквізитів (параметрів, характеристик), що описують їх властивості та призначення.

2-й етап - побудова концептуальної інформаційно-логічної моделі даних для обстеженої на 1-му етапі сфери діяльності. У цій моделі повинні бути встановлені й оптимізовані всі зв'язки між об'єктами і їхніми реквізитами, оскільки інформаційно-логічна модель є фундаментом, на якому буде створена база даних.

Для створення інформаційного забезпечення необхідно: ясне розуміння цілей, завдань, функцій всієї системи управління організацією; виявлення руху інформації від моменту виникнення й до її використання на різних рівнях управління, представленої для аналізу у вигляді схем інформаційних потоків; вдосконалення системи документообігу; наявність і використання системи класифікації та кодування; володіння методологією створення концептуальних інформаційно-логічних моделей, що відбивають взаємозв'язок інформації; створення масивів інформації на машинних носіях, що вимагає наявності сучасного технічного забезпечення. Технічне забезпечення