Этапы переговоров

Как известно, любые управленческие действия начинаются с определения целей. В отношении управления организациями необходимо рассматривать проблему, которую надлежит решать, с точки зрения достижения целей организации с наибольшим успехом. Здесь важно детально вести учет всех особенностей предстоящих переговорных процессов.

Поэтому первая ступеньк достижению желаемой цели в переговорах – ведение записей, причем для группы работников над подготовкой к переговорам – демонстративный расклад ключевой проблемы на доске. В таком случае каждый сотрудник будет иметь о ней полное представление перед глазами. Ошибочно ставить в качестве цели переговоров беспрекословное принятие только своей точки зрения, так как это всего лишь одна из версий достижения цели, однако не сама цель.

Вторая ступень – это планирование, т.е. поиск оптимального пути и его основательное изучение. В свою очередь планы зависят от цели и средств. В качестве средств выступает не только финансовое обеспечение переговоров, но и личности, которые осуществляют принятые решения с опорой на свой творческий потенциал и возможности. Предмет изучения должен также отражать обстоятельства, сопровождающие выбранный вариант решения. При этом необходимо учитывать наличие или отсутствие правовых противопоказаний, возможность прецедентов, последствий, использование информации, имеющей вероятностный характер.[13]

Все эти пункты должны быть выяснены к началу переговоров, т.к. они представляют собой те грани, в пределах которых принимаются решения при полном изучении всех обстоятельств.

Для реализации выбранного решения, необходимо ответить на многие вопросы, что позволит хорошо провести подготовку. Важно определить:

- степень отличия цели партнера по переговорам от своей собственной;

- вероятность отличия выбранных партнером путей от своих вариантов;

- особенности параметров плана (сроков, средств, людей) партнера;

- возможность обладания партнером информацией, неизвестной вам, или наоборот;

- представления партнера об организационном обеспечении своего варианта решения.

Важно учитывать, что уже на этапе подготовки к переговорам совершается установка рабочих отношений с партнером. К примеру, вступая в переговоры, стороны могут обсуждать повестку дня и процедурные вопросы. Чисто «технические» сбои на начальном этапе переговоров могут негативно отразиться на дальнейшем ходе переговоров. Поэтому важно даже таким на первый взгляд незначительным моментам уделять пристальное внимание. Также и характер взаимоотношений с партнером по переговорам может оказывать значительное влияние на результат.

Многие исследователи при непосредственном рассмотрении процесса ведения переговоров, отмечали, что он может быть разделен на несколько этапов, в зависимости от задач, решаемых его участниками. Конечный результат предполагает прохождение всех этих этапов, даже в тех случаях, когда стороны совершенно искренне пытаются найти обоюдное решение обсуждаемой проблемы. Иначе существует опасность или закончить переговоры неудачным решением, или вообще упустить возможность установить договоренность.

Как уже было отмечено, перед проведением переговоров должна быть основательная подготовка сотрудников, которые принимают участие в предстоящем переговорном процессе. Данная подготовка подразумевает решение следующих задач:

1. приобрести необходимые знания о компании, а также продукте, услугах, развитии в этой области;

2. создать позитивное (конгруэнтное) отношение и принятие собственной работы, собственной компании.[14]

Подготовка к любым переговорам предполагает проведение диагностики состояния дел, определение сильных и слабых сторон, прогнозирование расстановки сил, выяснение конкретных участников переговоров.

По мнениям исследователей считается, что от правильной организации зависит 50% успеха всей последующей деятельности.

В наиболее обобщенном виде можно выделить четыре основных этапах ведения деловых переговоров:

- первый этап – предварительный отбор позиций, т.е. определение позиций, точек зрения, концепций и мнений между участниками;

- второй этап – обсуждение взаимных интересов, позиций, принципов (обоснование и выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов, суждений и предложений);

- третий этап – выработка договоренностей или поиск взаимоприемлемого решения, а также согласование позиций;

- четвертый этап – завершение проведения переговорного процесса.

Первый этап переговоров – позволяет осуществить две цели участников процесса переговоров, т.е. дать понять оппонентам о вашей осведомленности об их интересах, которые вы их учитываете; определить пространство для маневров. Как правило, начало переговоров знаменуется заявлением обеих сторон об их интересах и желаниях.

Второй этап переговоров предполагает установление уровня личностного контакта, способствующего продвижению в содержательном плане. На данном этапе важно учитывать следующие моменты:[15]

- уверенное поведение при переговорах, как явный признак компетентности;

- настойчивость. Стиль ведения переговоров может быть агрессивный, пассивный или настойчивый.

- взаимопонимание как надежная основа хороших контактов между людьми.

Третий этап переговоров отражает поиск решения приемлемого для обеих сторон. На данном этапе определяются возможности друг друга, степень реальности требований каждой из сторон и как их выполнение может повлиять на интересы другого участника.

Последняя, заключительная, стадия переговоров по своему значению не уступает первым двум. На завершающем этапе переговоров происходит подведение результатов и побуждение клиента к принятию решения. На последнем этапе проводятся промежуточные итоги, инициативно завершаются переговоры, назначается следующая встреча, делается адресное личное пожелание клиенту и т.д.[16]

Обозначенные этапы не всегда следуют друг за другом. Одновременно при уточнении позиций, стороны могут координировать сразу несколько вопросов, либо отстаивать свои интересы, иногда прибегая к организации для этого специальных рабочих органов – экспертных групп). В завершении переговоров стороны могут снова перейти к уточнению некоторых элементов своих позиций. Хотя в основном последовательность выделенных этапов должна сохраняться, несоблюдение которой может привести к чрезмерному затягиванию переговоров, а возможно и к их срыву.

На каждом из этих этапов в переговорном процессе применяются конкретные способы подачи позиций, которые следуют из логики соотношения интересов участников. В процессе переговоров у сторон крайне редко происходит восприятие абсолютно точной объективной ситуации. Во время переговоров, каждый из участников сознательно или нет, концентрирует внимание на проблемах, первоочередных, по его мнению, но в то же время воздерживается от обсуждения других. Участники выдвигают и аргументируют свои предложения, соответствующим образом представляя собственную позицию, и при этом стремятся повлиять на своих партнеров, а именно на их оценку возможного исхода переговоров. В процессе переговоров, стороны могут ориентировать либо на общие интересы, либо на различные. Также партнеры могут информировать друг друга по каким-либо вопросам собственной позиции, таким образом, открывая ее, в то время как другая часть позиций по ряду причин остается закрытой.

Следовательно, можно выделить четыре основных способа подачи позиций, которыми участники могут воспользоваться в процессе ведения переговоров:

- выделение общности в позициях;

- выделение различий в позициях;

- открытые позиции;

- закрытые позиции.

Правильный выбор способа подачи на конкретном этапе может составить тактический шаг.

Участник переговоров могут использовать во время выступлений как один, так и все четыре способа подачи позиции, в данном случае можно говорить о составе выступления из одного или нескольких тактических шагов

Координирование общности, как и открытие позиции, представляют собой разновидность «мягкого» кооперативного поведения. И наоборот, закрытие позиций, а также подчеркивание различий – являются примером жесткого, или конкурентного типа ведения переговоров. Правильный выбор стратегии – исходит из логики ситуации. В данном случае из-за отсутствия универсального решения, чаще всего применяется пропорциональное соотношение позиций.

В качестве ориентира в процессе ведения переговоров можно использовать таблицу, приведенную ниже, в которой обобщены структурные элементы самих деловых переговоров и способы подачи позиций:

Как уже отмечалось, особенно важным фактором на переговорах является репутация, которая характеризуется способностью долго сохраняться вопреки противоречащим ей фактам. Поэтому очень актуально беречь репутацию, поскольку при нарушении выполнения договоренностей возможно негативное последствие в отношении дальнейшего взаимодействия не только с одним партнером, но также и с другими. Это связано с тем, что информация о степени надежности партнеров имеет свойство быстро распространяться.

Необходимо отметить, что переговорный процесс отображает все основные этапы его проведения, учитывая сохранение равенства интересов обеих сторон, обстановки и окружения, в котором проходят переговоры. Во время проведения переговоров многое проистекает спонтанно, внезапно и поэтому необходимо реагировать тоже немедленно, одновременно перестраиваясь в соответствии с действиями, которые исходят от другой стороны. Поэтому успешный исход переговоров во многом зависит от умения реагировать моментально, свободно, четко излагая свои позиции, т.е. не допуская прочих толкований.

Следовательно, в процессе овладения методами ведения переговоров важно учитывать наличие стереотипов мышления (организационных, поведенческих, мыслительных), а также культурных норм и традиций, которые чаще всего мешают развитию механизма быстрого реагирования. Умение реагировать мгновенно представляет собой такой механизм, который включает в себя способность отделять второстепенное от важного и в целом представлять проблему.

Итак, всем этапам, которые включает в себя процесс ведения переговоров, характерно сохранение равенства интересов обеих сторон, обстановка протекания переговоров и подготовленность участников и подведение промежуточных результатов переговорного процесса.