ПРИЛОЖЕНИЕ Б

РАБОЧИЙ ДЕНЬ В КВАДРАТЕ

II

П редлагаемое задание и его анализ должны помочь вам увидеть насколько ощутимое влияние оказывает парадигма Квадрата II на ход ваших дел. Предположим, вы директор по маркетингу одной крупной фармацевтической фирмы. Начинается ваш обычный рабочий день, и вы, просматривая перечень предстоящих дел, рассчитываете время, которое каждое из них займет.

Вот как выглядит список ваших дел без определения приоритетов:

1. Вам бы хотелось пообедать с генеральным директором (1 – 1,5 часа).

2. Накануне вам было поручено составить смету расходов на рекламу на будущий год (2-3 дня).

3. Разобрать накопившиеся входящие документы (1 – 1,5 часа).

4. Вам нужно обсудить с менеджером по продажам итоги прошлого месяца; его кабинет в конце коридора (4 часа).

5. В адресованной вам корреспонденции содержится не сколько вопросов, которые, которые, по мнению вашего секретаря, требуют срочного решения (1 час).

6. Вам бы хотелось просмотреть медицинские журналы, скопившиеся у вас на столе (0,5 часа).

7. Вам нужно подготовить выступление на совещании с торговыми представителями, которое намечено на будущий месяц (2 часа).

8. Ходят слухи, что последняя партия препарата "X" не прошла контроль на качество (0,5 часа).

9. Звонил кто-то из Федерального Агентства по медика ментам (ФАМ) и просил, чтобы вы перезвонили ему по поводу препарата "X" (0,5 часа).

10. На два часа дня назначено заседание правления, но вы не знаете, по какому поводу
(1 час).

А теперь потратьте несколько минут и попробуйте, используя знания, полученные вами при изучении Навыков 1, 2 и 3, эффективно спланировать свой день.

Рабочее расписание с 8 до 17 часов

8

9

10

И

12

13

14

15

17

Предложив вам спланировать всего лишь один день, я автоматически исключил более широкий контекст целой недели, столь существенный для четвертого поколения управления временем. Но вы сможете убедиться в силе ориентированной на принципы парадигмы Квадрата II даже в контексте одного девятичасового отрезка времени.

Совершенно очевидно, что большинство пунктов в списке являются делами из Квадрата I. За исключением пункта 6 – ознакомления с медицинскими журналами – все остальное, похоже, является важным и срочным.

Если бы вы опирались на третье поколение управления временем, использующее приоритезацию ценностей и целей, вы бы начертили таблицу и каждому пункту присвоили букву, скажем, А, Б, или В, а затем при каждой букве поставили подпункты: 1, 2, 3. Кроме того, вы бы учли различные обстоятельства, например, удастся ли вам застать нужных людей или сколько времени уйдет непосредственно на еду во время вашего обеда с боссом. И вот, учтя все эти факторы, вы бы спланировали день.

Многие из приверженцев третьего поколения управления временем, выполняющих это задание, делают именно так, как я только что описал. Они планируют, когда и что будут делать и, основываясь на четко сформулированных предположениях, выполняют или, по крайней мере, приступают к выполнению большей части из намеченных дел, а незавершенные откладывают на завтра или на другое время.

Например, большинство людей говорят, что в период между восемью и девятью утра они займутся выяснением повестки заседания правления, чтобы можно было к нему подготовиться, договорятся о полуденном обеде с боссом и позвонят в ФАМ. Следующие час или два они обычно планируют посвятить встрече с менеджером по продажам, заняться наиболее важной и срочной корреспонденцией и проверить слухи о партии препарата "X", якобы не прошедшей контроля на качество Остаток утра посвящается подготовке к обеду с генеральным директором и/или к намеченному на два часа заседанию правления, или решению каких-то проблем, связанных с препаратом "X" или продажами за последний месяц.

После обеда время обычно посвящается завершению только что перечисленных дел и/или попытке закончить работу с наиболее важной и срочной корреспонденцией, или продолжению разборки входящих документов, а также другим важным и срочным делам, которые могут возникнуть в течение дня.

Большинство склоняется к тому, что составление сметы расходов на рекламу на будущий год и подготовку к совещанию с торговыми представителями в следующем месяце можно отложить на другой день, который, может быть, не будет столь загружен делами из Квадрата I. Оба этих дела, связанные с перспективным мышлением и планированием, явно относятся к Квадрату II. Просмотр медицинских журналов тоже откладывается, поскольку это дело из Квадрата II, по-видимому, является менее важным, чем два только что упомянутых.

Таков типичный ход мысли тех, кто привержен третьему поколению управления временем, хотя в отношении того, что и когда будет делаться возможны некоторые варианты.

Каким был ваш подход, когда вы составляли рабочий график для предложенных дел? Был он похож на подход третьего поколения? Или вы применили подход четвертого поколения, ориентированный на Квадрат II?