Повноваження

Повноваження – елемент організаційної діяльності, що визначає владу, делеговану організацією певній посадовій особі та проявляється в обмеженому праві на використання ресурсів організації й спрямовувати зусиль працівників на виконання визначених завдань. Повноваження завжди передбачають відповідальність.

А. Файоль визначив повноваження як «право віддавати накази і вимагати покори» і проводив розмежування між офіційними повноваженнями керівника, «отриманими за посадою», і особистим авторитетом, «складовими якого є інтелект, досвід, моральні достоїнства, здатність бути лідером, колишні заслуги, тощо ».

Поряд з визначенням повноважень існує концепція відповідальності. За висловом А. Файоля: «Повноваження не повинні розглядатися окремо від відповідальності, тобто у відриві від винагород або покарань, що супроводжують здійснення влади. Відповідальність є наслідком повноважень, це їхній природний наслідок, власне кажучи, двійник, і там, де здійснюються повноваження, виникає відповідальність».

Відповідальність – необхідність, обов'язок посадової особи відповідати за свої дії та результати цих дій при виконанні поставленого завдання.

За допомогою повноважень встановлюються формальні відносини та посадові зв`язки працівників в організації. Саме вони є основою для упорядкування спільної діяльності підрозділів і забезпечують можливість координування роботи організації. Документаційно, у відповідності до кожної посади, встановлюються посадові обов’язки, що затверджуються керівником організації. Працівник знайомиться із своїми посадовими обов’язками при прийомі на роботу, про що бажано отримати підпис співробітника. Як правило, співробітник відповідає за свою роботу в межах своїх посадових обов’язків та делегованих йому повноважень.

Повноваження бувають трьох типів:

· лінійні;

· штабні;

· функціональні.

Лінійні повноваження – це повноваження, які передаються від начальника безпосередньо йому підлеглому і далі іншим підлеглим. Делегування лінійних повноважень утворює ієрархію рівнів управління в організації. Така ієрархічна побудова називається "скалярним принципом організації". Отже, повноваження лінійного керівника знаходяться у прямому ланцюгу команд від вищого керівника до виконавця.

Штабні повноваження (апаратні, адміністративні) – це повноваження, що передаються особам, які здійснюють консультативні, обслуговуючі функції щодо лінійних керівників. Повноваження штабного керівника пов’язані з експертизою, підготовкою рекомендацій, підтримкою лінійних керівників. Сутність штабних посадових зв’язків полягає у їх дорадчому характері.

Функціональні повноваження - це повноваження, що дозволяють особі, якій вони передаються, в межах її компетенції пропонувати або забороняти певні дії підлеглим лінійних керівників. Тобто, функціональні повноваження дають право контролю за окремими видами діяльності інших підрозділів. При цьому слід зауважити, що функціональні повноваження є обмеженою формою повноважень. Вони охоплюють лише окремі специфічні види діяльності (наприклад, робота з кадрами, організація обліку тощо). Разом з тим, така обмеженість порушує принцип єдиноначальності. Підлеглий, на якого розповсюджуються дії функціонального керівника має одразу двох начальників - лінійного та функціонального. Це часто спричинює конфлікти між центральним апаратом управління компанією та керівниками лінійних підрозділів. Відповідальність та повноваження мають бути збалансованими з підзвітністю за допомогою:

· заохочення у випадках позитивного результату виконання завдання;

· покарання – у випадках негативного результату виконання завдання.

З повноваженнями пов’язані два специфічні питання менеджменту:

1. Делегування повноважень.

2. Децентралізація.

Делегування повноважень – це процес передавання керівником частини будь-якої своєї роботи та повноважень, необхідних для її виконання, підлеглому, який приймає на себе відповідальність за її виконання.

Необхідність делегування повноважень є наслідком:

· обмеженості можливостей та здібностей керівника - одна людина не спроможна виконувати весь комплекс робіт з управлінню всією організацією;

· сучасні наукомісткі технології виробництва та управління потребують спеціалізації, високої кваліфікації .

Делегування повноважень може бути:

· тривалим – коли керівник доручає працівнику самостійно виконувати завдання. У такому разі завдання включають в посадові обов'язки;

· частковим (разовим) дорученням, при цьому саме завдання залишається у функціональній сфері керівника.

Делегування повноважень охоплює:

· передавання повноважень - надання підлеглому обмеженого права приймати рішення, використовувати ресурси і спрямовувати зусилля підлеглих на виконання поставлених завдань;

· прийняття відповідальності – підлеглий приймає зобов’язання виконувати поставлені завдання та забезпечувати їх задовільне вирішення;

· підзвітність - вимога до підлеглого, який, використовуючи свої повноваження, має усвідомлювати наслідки своїх дій і повідомляти про них своєму безпосередньому начальнику.

Важливість делегування повноважень:

· Керівник звільняється від поточних, рутинних справ и може приділяти час за вирішення глобальних стратегічних задач.

· Підвищується якість і оперативність прийняття управлінських рішень, оскільки їх приймають на тому рівні, де відомі подробиці роботи, що виконується.

· Підвищується ефективність управління, а рахунок запобігання часу на очікування розпоряджень та вказівок.

· Можливість виявити резерв на керівні посади.

· Підлеглий має кращу за керівника (відповідну) освіту, знання, досвід з розробки та вирішення даного завдання.

· Самоствердження працівника - як вища ступінь мотивації персоналу.

· Стимулювання розвитку здібностей, ініціативи, самостійності та компетенції підлеглих, сприяння застосуванню їх професійних знань і досвіду.

Завдання, що підлягають делегуванню:

· рутинна робота;

· спеціалізована діяльність;

· приватні питання;

· підготовча робота (проекти);

· середньо і довгострокові задачі, що можуть мотивувати працівника.

Завдання, що не підлягають делегуванню:

Децентралізація.

Залежно від ступеню розподілу повноважень розрізняють централізовані та децентралізовані організації.

Централізована організація, з пірамідальною структурою розподілу повноважень – організація, в якій спостерігається систематичне утримування влади в руках менеджерів вищого рівня. Всі повноваження та відповідальність із певної функції зосереджені в одному підрозділі і є прерогативою керівника цього підрозділу. Це сприяє:

· підвищенню контролю та координації спеціалізованих функцій;

· зменшенню кількості помилкових рішень;

· забезпеченню збалансованого розвитку всіх структурних підрозділів.

Однак, така раціональність ефективна лише на ранньому етапі життєвого циклу організації. Зі зростанням масштабів діяльності організації, розширюється коло комунікативних зв¢язків, і координація діяльності в централізованій організації стає скрутною. Як зауважував український філософ С. Кримський, у централізованій організації коефіцієнт брехні зростає з переходом на вищі ієрархічні рівні, оскільки кожен наступний рівень, який подає інформацію нагору, намагається її прикрасити. Отже, чим більша організація, тим важче нею керувати, бо важче зберегти достовірність інформації при проходженні її через управлінські рівні.

Переваги централізації :

· ретельний контроль за роботою підлеглих;

· використання високої кваліфікації керівників;

· концентрація сил та коштів на вирішенні ключових проблем.

Недоліки централізації:

· довгі ланцюги і жорсткий контроль уповільнюють реакцію на зміни;

· контроль стримує ініціативу і ріст кваліфікації персоналу;

· структури великочисленні, тому відносно затратні.

Децентралізована організація, з плоскою структурою розподілу повноважень – організація, в якій кількість рівнів управління скорочується, проте розширюється діапазон управління. Вона більш ефективна ніж пірамідальна, тому більшість зарубіжних фірм саме їй віддають перевагу. Це відповідає вимогам сьогодення, а також прагненню персоналу до самостійності в роботі, відчуттю значущості та відповідальності за фірму. З огляду на це сучасний менеджер, проектуючи організацію, повинен враховувати й існуючі тенденції до децентралізації в управлінні, делегуючи частину своїх повноважень на нижчі рівні управління. Внаслідок цього в організаціях відбувається розподіл функцій: менеджери вищого рівня зосереджуються на стратегічних завданнях, а менеджери середнього і нижчого приймають поточні рішення.

Децентралізована організація передбачає делегування повноважень на нижчі рівні управління.

Високий рівень децентралізації в організації означає, що:

· переважна більшість рішень приймається на нижчих рівнях управлінської ієрархії;

· рішення, що приймаються на нижчих рівнях, є важливими для організації;

· послаблюється централізований контроль за рішеннями, прийнятими управлінським персоналом.

Розширення автономності у децентралізованих організаціях підвищує фінансову відповідальність підрозділів. Сама організація стає гнучкою і динамічною.

Перехід до децентралізованих організаційних структур певною мірою зумовлений:

· зростанням складності й мінливості зовнішнього середовища,

· підвищенням ролі стратегічних і маркетингових функцій в умовах гострої конкурентної боротьби,

· поширенням інформаційних технологій в управлінні.

Виділяють кілька форм децентралізації:

· горизонтальна – вся повнота влади залишається та стратегічному апексі організації;

· селективна обмежена горизонтальна децентралізація – стратегічний центр переказує ряд своїх повноважень техноструктурі, яка здійснює стандартизацію всіх інших видів робіт;

· паралельна обмежена вертикальна децентралізація – лінійні менеджери можуть приймати більшість рішень, які стосуються їх підрозділів;

· селективна вертикальна та горизонтальна децентралізація – право прийняття рішення розподілено між підрозділами організації, штатними експертами, які знаходяться на різних рівнях ієрархії;

· чиста децентралізація – влада розподілена відносно рівномірно між всіма членами організації.

Переваги децентралізації:

· поліпшення комунікації, прийняття рішень за рахунок самостійності менеджерів нижчих ієрархічних рівнів;

· поліпшення мотивації:

- підвищення відповідальності;

- збільшення зацікавленості в роботі;

- відзнака (моральна) підлеглих.

Обмеження децентралізації:

· високі вимоги до кваліфікації та професіоналізму персоналу

· ефективна тільки при ринкових культурах

· високий ступінь опору змінам.

Децентралізація не є ліками від усіх хвороб. Централізовані організації також мають свої переваги. Багато успішних організацій Sears, General Electric є децентралізованими, проте є процвітаючі компанії з централізованою структурою управління. Наприклад McDonalds.