Поняття, загальні засади та правові акти, що регламентують організацію роботу суду. 4 страница

Основним критерієм розподілу справ є річне навантаження суддів. Визначення річного навантаження здійснюється з урахуванням: (а) кількості судових справ, що надійшли на розгляд за період; (б) кількості фактично відпрацьованого робочого часу за період; (в) коефіцієнта складності судових справ, що надійшли за період, за формулою:

РН = сума (1*К_складності*К_ФУС*100/відсоток адміністративних посад)/КтРД, де:

· РН – річне навантаження;

· К_складності – коефіцієнт складності категорії судової справи, що підраховується (повинен бути більше 0);

· К_ФУС – коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи, що підраховується;
відсоток адміністративних посад – відсоток участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи;

· КтРД – кількість робочих днів за період;
період – останні 365 днів, але не раніше дати початку роботи з автоматизованою системою.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли: за два місяці до закінчення повноважень судді; за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів); за три дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів; у період відпустки судді; за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Судові справи, що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи, підлягають повторному автоматичному розподілу на загальних підставах. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

Після визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи, внесення змін до реєстраційних даних щодо цієї справи, а також видалення цих даних з автоматизованої системи документообігу суду не допускається, крім випадків, установлених законом. Результатом автоматичного розподілу судових справ є протокол розподілу судових справ між суддями для відповідних судів. Протокол створюється автоматизованою системою автоматично. Доступ для коригування інформації у протоколі блокується. У разі колегіального розгляду судової справи судом до протоколу автоматично вносяться прізвища суддів, які входять до складу колегії, із зазначенням прізвища головуючого судді та/або судді-доповідача. При проведенні повторного автоматичного розподілу судової справи автоматизованою системою створюється новий протокол з відміткою "Повторний розподіл" і зазначаються причини його проведення. Протокол зберігається в автоматизованій системі та роздруковується за необхідності (за клопотанням осіб, які беруть участь у судовій справі, тощо).

Після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді, судді-доповідачу.

Оформлення, облік та зберігання судових справ, особистих документів та речових доказів. Порядок видачі судових справ і документів. Порядок приймання судових справ і кореспонденції встановлюється Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України № 68 від 27.06.2006 р[45].

Основні вимоги до опрацювання (розгляду) документів, які не стосуються розгляду судових справ. Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв’язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівникам апарату суду відповідно до обов’язків.

Робота з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок використання електронної пошти в центральному апараті ДСА України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом голови ДСА № 119/04 від 07.07.2004 р[46]. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому цією Інструкцією, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною поштою.

Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов’язки щодо приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладиша до опису (наявність додатків до документа), проставляє у правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції.

Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом: а) судові повістки, повернені суду через невручення адресату; б) розписки про одержання копій обвинувальних висновків, скарг, судових повісток.

Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, вправі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду “Отримано”, зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією – для подальшого опрацювання (кодифікації).

Реєстрація та облік судових справ і матеріалів. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи і матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп’ютерного діловодства суду. Процедура ведення журналу полягає у роздруковуванні списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку. При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалу в суді.

Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках кримінальних справ. До алфавітного покажчика кримінальних справ обов’язкове внесення даних щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

Цивільні справи, позовні заяви, та заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження, повернені на новий судовий розгляд кримінальні справи, у яких вироки скасовані в частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження до суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ. У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться за декількома томами залежно від виду цивільного провадження.

Заява про видачу судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (наказне провадження), заява про скасування судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про скасування судового наказу. Цивільна справа, позовна заява реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу, заява про перегляд заочного рішення реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд заочного рішення, заява окремого провадження реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (окреме провадження) та у відповідному томі алфавітного покажчика цивільних справ.

В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі пред’явлення зустрічного позову вносяться записи до відповідної обліково-статистичної картки первісного позову. Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за юридичними та фізичними особами, щодо яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім чи недієздатним облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи тощо).

Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Адміністративна справа, позовна заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об’єднання зустрічних позовів слід зробити запис у відповідній обліково-статистичній картці.

Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах та в алфавітному покажчику адміністративних справ, до якого заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.

Заява про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.

Подання державних виконавців, заяви і клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

Матеріали про адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, накладено адміністративне стягнення у виді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструється в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів.

Передача справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді. Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передачі справ і матеріалів. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

Формування судових справ. Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом.

На обкладинці судової справи вказуються: найменування суду; найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки); якщо томів справи більше одного, – номер тому справи та загальна кількість томів; у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення – прізвище, ім’я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення; у цивільній, адміністративній справі – прізвище, ім’я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника); у разі пред’явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі – зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом; у справі іншої категорії – прізвище, ім’я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи; дата надходження справи в суд. Лівий верхній кут обкладинки справи залишається вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

До матеріалів кримінальної справи, що надійшла до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

• бланк опису документів;

• супровідний лист, з яким справа надійшла до суду;

• копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про день попереднього розгляду справи суддею;

• клопотання учасників процесу, що надійшли у зв’язку з попереднім розглядом справи;

• постанова судді за результатами попереднього розгляду справи;

• протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді справи;

• копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;

• документи про вручення копії обвинувального висновку підсудному та копії повідомлень у зв’язку з призначенням справи до судового розгляду;

• документи, що надійшли до суду на виконання постанови судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу;

• за вказівкою судді також інші документи, що стосуються справи;

• розписки про вручення повісток про виклик до суду.

Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення, крім Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України № 68 від 27.06.2006 р., провадяться за чинним законодавством.

З метою зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, гратами на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами. Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності. Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

Порядок видачі для ознайомлення судових прав і копій документів. Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.

Справи для ознайомлення видаються апаратом суду таким особам:

– прокуророві (після пред’явлення службового посвідчення);

– адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред’явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера, виданого відповідним адвокатським об’єднанням, або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об’єднання);

– іншим учасникам кримінального, адміністративного і цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов’язки (після пред’явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов’язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред’явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду. Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником апарату суду записом на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов’язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

Передача справ до архіву суду. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.

Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання, здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством.

Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення – на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву суду.

Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентуються чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом ДСА України від 14.07.2003 р. № 277 (далі – Інструкція про порядок передання до архіву суду)[47], та Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 р[48].

Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.

Судові справи, провадження у яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду.

4. Організація роботи суду по опрацюванню судових рішень.

Протягом останніх років в судовій системі України послідовно впроваджується принцип відкритості правосуддя, який передбачає широкий доступ фізичних та юридичних осіб до судових рішень. Це також є важливою гарантією доступності правосуддя. Формування електронних баз судових рішень є сталою практикою в країнах Європи, на чому наголошує Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи від 11 вересня 1995 р. № R (95) 11 “Про відбір, обробку, надання та архівацію судових рішень в правових інформаційно-пошукових системах”. Згідно неї завданнями автоматизованих пошукових систем, є: (1) полегшення роботи юристів шляхом швидкого надання їм повної та своєчасної інформації; (2) надання інформації всім особам, що мають прямий або непрямий інтерес до судової практики; (3) швидке поширення інформації про нові судові рішення, особливо в галузях права, що розвиваються; (4) сприяння єдності судової практики; (5) надання законодавцям можливості аналізувати практику застосування законів; (6) полегшення наукових досліджень в галузі судової практики; (7) надання статистичної інформації для цілей статистики^[49].

Важливим кроком у напряму реалізації принципу відкритості правосуддя стало прийняття Закону України “Про доступ до судових рішень” від 22 грудня 2005 р. (далі – Закон), який визначає порядок доступу до судових рішень з метою забезпечення відкритості діяльності судів загальної юрисдикції, прогнозованості судових рішень і сприяння однаковому застосуванню законодавства^[50].

Відповідно до Закону створено Єдиний державний реєстр судових рішень (далі – Реєстр) – автоматизовану систему збирання, зберігання, захисту, обліку, пошуку та надання електронних копій судових рішень. Згідно із Законом, ведення Реєстру покладається на ДСА України, а порядок ведення Реєстру затверджується Кабінетом Міністрів України^[51].

З 2006 р. до Реєстру вносяться всі судові рішення, які ухвалювалися (постановлялися) судами у кримінальних, цивільних, господарських справах, у справах адміністративної юрисдикції, у справах про адміністративні правопорушення, крім судових рішень, які містять інформацію, що є державною таємницею. Отже, до Реєстру мали вноситися абсолютно усі судові рішення, включаючи незначні проміжні ухвали по справі, однотипні акти тощо. За підрахунками ДСА, внесення одного судового акту коштувало близько 20 грн. Це створило значне навантаження на Реєстр, в якому станом на 31 грудня 2010 р. знаходилося понад 13 млн рішень судів загальної юрисдикції.

Рішенням Ради суддів від 17 лютого 2012 р. затверджено новий «Перелік судових рішень судів загальної юрисдикції, що підлягають включенню до Єдиного державного реєстру судових рішень»^[52]. Так, до Реєстру відтепер включаються судові рішення, постановлені в порядку кримінального, цивільного, господарського та адміністративного судочинства: (1) ухвали судів усіх інстанцій про відкриття (порушення) або відмову у відкритті (порушення) провадження у справі; (2) ухвали судів, які можуть бути оскаржені окремо від постановлених за результатами розгляду справи рішень, вироків, ухвал, постанов у випадках та порядку, визначеному процесуальним законом та Законом України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом»; (3) ухвали про забезпечення позову, заміни виду забезпечення позову або скасування заходів забезпечення позову, зупинення виконання судового рішення; (4) судові накази, що видаються судом в порядку наказного провадження, заочні рішення; (5) постанови, рішення, вироки судів, крім постанов про надання дозволів на проведення окремих слідчих дій або оперативно-розшукових заходів; (6) судові рішення, постановлені за результатами перегляду рішень, вироків, ухвал, постанов; (7) ухвали, постановлені за наслідками розгляду заяв щодо рішень третейських судів; (8) постанови у справах про порушення митних правил і притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь.

Включенню до реєстру підлягають рішення у справах, постановлені судами першої, апеляційної та касаційної інстанцій, які набрали законної сили або є остаточними у справах. Не вносяться до Реєстру судові рішення про усиновлення.

Судові рішення, внесені до Реєстру, є відкритими для безоплатного цілодобового доступу на офіційному веб-порталі судової влади України^[53].

Процедура внесення судових документів до Реєстру складається з трьох етапів: (1) збір судових документів штатним працівником суду і передача їх оператору Реєстру; (2) обробка документів оператором; (3) внесення документів до Реєстру.

На першому етапі спеціально призначений штатний працівник суду збирає копії судових документів, які були ухвалені протягом робочого дня суддями відповідного суду, а також електронні файли цих документів (тобто формує електронний пакет судових документів). Збір електронних файлів відбувається або через локальну комп’ютерну мережу суду або, у разі її відсутності, на USB флеш-носії. Усі електронні файли мають бути підписані електронним цифровим підписом відповідного судді. Далі сформований таким чином «електронний пакет» передається працівником суду (через локальну мережу або на флеш-носії) оператору Реєстра. Порядок ведення Реєстру передбачає, що передача пакету (копій судових рішень) до оператора має відбутись не пізніше дня, що настає після ухвалення судового рішення (п. 13 Порядку) або в день складення повного судового рішення (п. 14 Порядку).

З вересня 2009 р. суди надсилають адміністраторові Реєстру копії всіх судових рішень виключно в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису.

На другому етапі оператор переносить реквізити судових документів до бази даних і шифрує тексти судових рішень, тобто замінює відповідними літеро-цифровими позначеннями відомості, що не можуть бути розголошені в текстах судових рішень, відкритих для загального доступу. Обов'язковими для внесення в базу даних є такі реквізити: (1) найменування суду, який ухвалив (постановив) судове рішення; (2) код суду згідно з Довідником статистичних кодів, затвердженим Державною судовою адміністрацією; (3) інстанція, у якій розглядалася справа; (4) форма судочинства (цивільне, кримінальне, господарське, адміністративне); (5) форма судового рішення; (6) дата ухвалення (постановлення) судового рішення; (7) номер та дата судової справи (якщо номер судової справи змінено, додатково зазначається попередній номер та дата судової справи); (8) номер та дата судової справи, рішення у якій переглядається; (9) дата ухвалення (постановлення) судового рішення, що переглядається; (10) найменування та код суду, що ухвалив (постановив) судове рішення, що переглядається, згідно із зазначеним Довідником статистичних кодів; (11) склад суду із зазначенням прізвища та ініціалів судді (суддів); (12) найменування сторін судового процесу (з урахуванням режиму доступу до судових рішень); (13) статус сторін судового процесу (фізична особа, юридична особа, зокрема державний орган, державне підприємство, установа, організація).

Третій етап — безпосереднє внесення тексту судового документу до Реєстру. Визначено, що оператор повинен внести судовий документ до Реєстру протягом 3 діб з моменту отримання копії судового документу від працівника суду.