Поняття, загальні засади та правові акти, що регламентують організацію роботу суду. 3 страница

Консультанти місцевого загального суду мають право: вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи із забезпечення діяльності консультантів та суду; отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх повноважень.

Судові розпорядники – це службовці суду, які забезпечують додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил, виконання ними розпоряджень головуючого в судовому засіданні. Судові розпорядники забезпечуються форменим одягом, зразки якого затверджуються Головою ДСА України за погодженням із Радою суддів України. Загальне керівництво та організаційне забезпечення діяльності служби судових розпорядників здійснює ДСА України.

Судові розпорядники мають право: (1) за дорученням головуючого робити зауваження учасникам судового процесу та іншим особам, присутнім у залі судового засідання, в разі порушення ними встановлених правил або невиконання розпоряджень головуючого в судовому засіданні, вимагати від таких осіб додержання порядку та вживати відповідних заходів щодо усунення порушень; (2) звертатися до працівників правоохоронних органів у випадках порушень громадського порядку у приміщенні суду та з метою затримання осіб, які чинять протиправні дії; (3) видаляти з приміщення суду та зали судового засідання за розпорядженням голови суду, або головуючого судді осіб, які відмовляються виконувати їх законні вимоги, проявляють неповагу до суду, порушують громадський порядок у приміщенні суду та процесуальний порядок здійснення судочинства тощо; (4) складати протоколи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 185³ Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Судові розпорядники зобов'язані: (1) забезпечувати додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил; забезпечувати виконання учасниками судового процесу та особами, які присутні в залі судового засідання, розпоряджень судді або головуючого судді,а в разі необхідності - взаємодію зі спеціальними підрозділами органів Міністерства внутрішніх справ України, іншими правоохоронними органами; (2) забезпечувати належний стан залу судового засідання чи приміщення, в якому планується проведення виїзного засідання, підготовку його до слухання справи і доповідати про готовність головуючому; (3) визначати з урахуванням кількості місць конкретні місця розміщення та можливу кількість осіб, які можуть бути присутні в залі судового засідання; (4) оголошувати про вхід суду до залу судового засідання і вихід з нього та пропонувати всім присутнім встати; (5) запрошувати за розпорядженням головуючого до залу судового засідання свідків, експертів, перекладачів та інших учасників судового процесу, приводити їх до присяги; (6) за розпорядженням головуючого приймати від учасників судового процесу документи, докази та інші матеріали, що стосуються розгляду справи, і передавати їх; (7) забезпечувати дотримання вимог процесуального законодавства з метою обмеження спілкування свідків, які вже були допитані судом, із тими свідками, яких суд ще не допитав; (8) забезпечувати виконання вимог процесуального законодавства щодо проведення закритого судового засідання та вживати заходів до обмеження входу до залу судового засідання сторонніх осіб; (9) забезпечувати координацію діяльності щодо доставки в судове засідання підсудних, які тримаються під вартою; (10) виконувати інші розпорядження головуючого щодо забезпечення належних умов для проведення судового засідання.

Судові розпорядники не повинні допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам державної служби чи заподіяти шкоду підприємствам, установам, організаціям і громадянам, принизити їх честь та гідність, а також вчинення інших неправомірних дій^[39].

Секретар судового засідання безпосередньо підпорядкований керівникові апарату суду та судді, з яким працює, відповідно до внутрішнього розподілу обов’язків, координує свою діяльність з помічником судді. Статус секретаря судового засідання визначений у процесуальному законодавстві (ст. 48 ЦПК України, ст. 63 КАС України), тому належна організація його роботи має суттєве значення для справи.

Секретар судового засідання безпосередньо підпорядкований керівникові апарату суду та судді, з яким працює, відповідно до внутрішнього розподілу обов’язків, координує свою діяльність з помічником судді. Статус секретаря судового засідання визначений у процесуальному законодавстві (ст. 48 ЦПК України, ст. 63 КАС України), тому належна організація його роботи має суттєве значення для справи.

Секретар судового засідання виконує такі обов’язки: (1) здійснює судові виклики та повідомлення в справах, які знаходяться у провадженні судді; оформлює заявки до органів внутрішніх справ, адміністрації місць попереднього ув’язнення про доставку до суду затриманих та підсудних осіб, готує копії відповідних судових рішень; (2) здійснює оформлення та розміщення списків справ, призначених до розгляду; (3) перевіряє наявність і з’ясовує причини відсутності осіб, викликаних до суду, і доповідає про це головуючому судді; (4) здійснює перевірку осіб, викликаних у судове засідання, та зазначає на повістках час перебування в суді; (5) забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами згідно з Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами; (6) веде журнал судового засідання та протокол; (7) виготовляє копії судових рішень у справах, які знаходяться в провадженні судді; (8) здійснює заходи щодо вручення копії вироку засудженому або виправданому відповідно до вимог Кримінально-процесуального кодексу України, за дорученням судді здійснює заходи щодо дачі підсудним або засудженим підписки про невиїзд; (9) здійснює оформлення для надсилання копій судових рішень сторонам та іншим особам, які беруть участь у справі й фактично не були присутніми в судовому засіданні при розгляді справи; (10) готує виконавчі листи у справах, за якими передбачено негайне виконання; (11) оформлює матеріали судових справ і здійснює передачу справ до канцелярії суду; (12) виконує інші доручення судді, керівника апарату суду, помічника судді, що стосуються організації розгляду судових справ.

Секретар судового засідання місцевого загального суду має право: уточнювати суть процесуальної дії з метою її правильного відображення в журналі судового засідання (протоколі судового засідання); вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи із забезпечення діяльності секретарів судового засідання та роботи суду; отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов’язків; брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

Старший секретар місцевого загального суду є посадовою особою, який безпосередньо підпорядкований голові суду та керівнику апарату суду, координує свою діяльність з консультантом суду відповідно до внутрішнього розподілу обов'язків. Старший секретар суду виконує такі завдання та обов'язки: (1) організовує та забезпечує належну роботу канцелярії суду; (2) розподіляє обов'язки між працівниками канцелярії суду, контролює виконання ними функціональних обов'язків; (3) організовує прийом, реєстрацію та розподіл кореспонденції, що надійшла до суду; (4) контролює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ; (5) організовує роботу з обліку та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку; (6) здійснює контроль за направленням судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій; (7) здійснює контроль за своєчасним та якісним зверненням судових рішень до виконання; (8) організовує та контролює ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень; (9) забезпечує своєчасне виконання постанов про помилування; (10) контролює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання; (11) забезпечує своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення; (12) здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає голові суду та керівникові апарату про випадки порушення термінів здачі судових справ до канцелярії суду; (13) збирає пропозиції щодо складання номенклатури справ суду, узагальнює їх, за погодженням із керівником апарату формує номенклатуру справ суду та після погодження з відповідними архівними установами подає на затвердження голові суду; (14) організовує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки; (15) уносить пропозиції до плану роботи суду з питань організації діловодства, судової статистики, контролює виконання відповідних розділів плану роботи суду; (16) бере участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді; (17) організовує та забезпечує належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії суду; (18) веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав; (19) проводить навчання з працівниками канцелярії суду; (20) контролює ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді; (21) виконує доручення голови суду та керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії суду.

Такі працівники місцевого загального суду, як діловод, оператор комп’ютерного набору, друкарка, експедитор, завідувач архіву, архіваріус, бібліотекар, завідувач господарства, не є державними службовцями і здійснюють технічне забезпечення організації діловодства в суді, опрацьовують вхідну і вихідну кореспонденцію, працюють із базами даних суду та здійснюють інші завдання.

Діловод, оператор комп’ютерного набору, друкарка, експедитор, завідувач архіву, архіваріус, бібліотекар, завідувач господарства місцевого загального суду мають право: вносити пропозиції голові суду, керівникові апарату суду та старшому секретарю суду щодо покращення роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи в суді в цілому; отримувати необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків від працівників апарату суду; брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

3. Загальні засади організації діловодства в суді та порядок розподілу справ між суддями.

Планування роботи в судах. Планування роботи в судах, на відміну від інших органів державної влади, має свою специфіку, пов’язану із процесуальним статусом цього органу. Неможливо заздалегідь визначити, скільки справ на рік, на півріччя, на місяць, надійде до суду. Тому загальне планування роботи суддів із здійснення їхніх процесуальних повноважень не здійснюється.

Судді планують свою роботу з урахуванням кількості справ, отриманих під час автоматизованого поділу. Таке індивідуальне планування має дві складові: з одного боку суддя повинен призначити розгляд усіх справ, які він отримав для розгляду (як мінімум, на найближчий місяць), а з іншого – необхідно мати план розгляду кожної конкретної справи.

Загальне планування роботи суду здійснюється апаратом суду і стосується організаційних питань його функціонування, а також реалізацією судами повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. Планування роботи суду здійснюється на півріччя, нижчі суди узгоджують плани своєї діяльності із планами вищих судів. Підготовка плану покладена на працівників апарату суду (в місцевих судах – помічник голови суду, в апеляційних – відділ контролю та статистики). Затверджують план роботи збори відповідного суду.

Однією з важливих складових успішної організації роботи суду є контроль і перевірка виконання. Здійснення контролю за всіма ділянками роботи – одне з основних завдань голови суду і керівника апарату суду. Контроль має бути постійним і всеохоплюючим, тобто поширюватися на всі ділянки роботи і на всіх працівників. Він не повинен подавляти ініціативу і самостійність працівників суду, адже головна його мета є виховання у кожного співробітника відчуття високої особистої відповідальності за справу, яка йому поручена, підвищення свідомості й активності. Суттєвою особливістю контролю за діяльністю суддів є те, що керівництво суду не може вручатися в процес розгляду і вирішення справ по суті, оскільки це суперечить фундаментальному принципу незалежності суддів. Предметом контролю за суддею є дотримання ним трудової дисципліни, а також належна організацію робочого процесу у відповідності з вимогами судового діловодства. Контроль виконання щодо працівників апарату суду є більш широким, його здійснює керівник судового апарату, який має право накладати дисциплінарні стягнення до порушників трудової дисципліни.

Організація роботи суду по виконанню Закону України «Про доступ до публічної інформації». Згідно зі статтею 34 Конституції України, будь-яка особа має вільний доступ до інформації, тобто право збирати, зберігати, використовувати та поширювати інформацію усно, письмово або в інший спосіб — на свій вибір. Це право, як і більшість прав людини, не є абсолютним, тобто у деяких випадках його реалізація може бути обмежена Публічна інформація визначається Законом України «Про доступ до публічної інформації»яквідображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб'єктами владних повноважень своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом.^[40]

Закон, також передбачає інформацію з обмеженим доступом, це: (1) конфіденційна інформація; (2) таємна інформація; (3) службова інформація.

1) Конфіденційна інформація — інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов. При цьому не може бути віднесена до конфіденційної інформація, що була отримана або створена розпорядниками інформації.

2) Таємна інформація — інформація, доступ до якої обмежується виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров'я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя і лише за умови, що розголошення цієї інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам або шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю.

3) До службової може належати така інформація:

(а) що міститься в документах суб'єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

(б) зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

Також дуже цікавим є положення Закону стосовно того, що декларації про доходи осіб та членів їхніх сімей, які претендують на зайняття чи займають виборну посаду в органах влади, або обіймають посаду державного службовця, службовця органу місцевого самоврядування першої або другої категорії, є відкритою інформацією. Окрім того, якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається лише та частина документу, яка містить відомості з необмеженим доступом.

Важливим аспектом питання доступу до публічної інформації є контроль за виконанням Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Закон передбачає 3 види контролю за забезпеченням доступу до публічної інформації:

1. парламентський контроль за дотриманням права людини на доступ до інформації здійснюється Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини, тимчасовими слідчими комісіями Верховної Ради України, народними депутатами України;

2. громадський контроль за забезпеченням розпорядниками інформації доступу до публічної інформації здійснюється депутатами місцевих рад, громадськими організаціями, громадськими радами, громадянами особисто шляхом проведення відповідних громадських слухань, громадської експертизи тощо;

3. державний контроль за забезпеченням розпорядниками інформації доступу до інформації здійснюється відповідно до закону.

Основним засобом доступу до інформації Закон визначає інформаційний запит. Іншими словами, запит на інформацію – це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні.

Важливим складником виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» є строки розгляду записів. Так, встановлено три види строків надання відповідної інформації:

(1) не пізніше ніж через 48 годин з дня отримання запиту, якщо він стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим (пункти 2, 3 ст. 20 Закону);

(2) не пізніше ніж через 5 робочих днів з дня отримання запиту щодо надання будь-якої публічної інформації (п. 1 ст. 20 Закону);

(3) до 20 робочих днів, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або вимагає пошуку інформації серед значної кількості даних (з обґрунтуванням збільшення такого строку). Про подовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше ніж через п’ять робочих днів з дня отримання запиту (п. 4 ст. 20 Закону).

Інформація на запит надається безкоштовно, але в разі необхідності виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

Порядок забезпечення доступу до публічної інформації в судах здійснюється на підставі Закону та регулюється відповідними Положеннями, таким як наприклад, Положення про забезпечення доступу до публічної інформації у Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ від 16 травня 2011 р. № 15/0/14-11.^[41]

Відповідно до цього Положення інформація про діяльність ВССУ може надаватись в усній формі та у вигляді документованої інформації, в тому числі у вигляді електронного документа. Надання публічної інформації про діяльність ВССУ запитувачам інформації, а аткож розміщення вказаної інформації на веб-сайті ВССУ та інформаційних стнтах ВССУ забезпечують керівники структурних підрозділів апарату ВССУ за відповідними напрямами діяльності.

Отже, завдяки прийнятому Закону України "Про доступ до публічної інформації" громадяни України отримали можливість реалізувати своє право на інформацію про функціонування органів державної влади, зокрема, судів.

Автоматизована система документообігу суду. Нагальною потребою часу є розробка і поширення в українських судах сучасних технічних новацій, високих інформаційних технологій і комп’ютерних засобів, які покликані спрощувати, прискорювати і поліпшувати роботу суду. Це досягається за рахунок переведення документів у електронну форму і повної автоматизації документообігу у судах. Найбільш рішучим кроком, зробленим на шляху до цього в Україні за останній час, було передбачення у Законі України «Про судоустрій та статус суддів» необхідності запровадження в судах загальною юрисдикції автоматизованої системи документообігу. Після цього процесуальні кодекси були доповнені відповідними статтями, якими врегульовувалося функціонування автоматизованої системи документообігу суду. Крім того, Радою суддів України разом із ДСА України було затверджено Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду» , яке було введене в дію з 01 січня 2011 року (далі – Положення)^[42].

Узагальнюючи присвячені цим питанням положення ст. 2-1 ГПК України, ст. 35 КПК України, ст. 11-1 Цивільного процесуального кодексу України, а також Положення, можна зробити висновок, що автоматизована система документообігу суду покликана забезпечувати:

1) об'єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями з додержанням принципів черговості, рівної кількості справ для кожного судді, вірогідності, з врахуванням завантаженості кожного судді, спеціалізації, а також вимог процесуального закону;

2) надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ, у яких вони беруть участь;

3) централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

4) підготовку статистичних даних;

5) реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху;

6) видачу судових рішень та виконавчих документів на підставі наявних в автоматизованій системі документообігу суду даних щодо судового рішення та реєстрації заяви особи, на користь якої воно ухвалено;

7) передачу справ до електронного архіву.

Крім того, у кримінальному провадженні система забезпечує визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до списку присяжних.

Процесуальне законодавство закріплює, що позовні заяви, скарги, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, у порядку їх надходження підлягають обов'язковій реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, що здійснюється працівниками апарату відповідного суду в день надходження документів. До автоматизованої системи документообігу суду в обов'язковому порядку вносяться: дата надходження документів, інформація щодо предмета справи та сторони у ній, прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію, інформація про рух судових документів, дані про суддю, який розглядав справу, та інші дані, передбачені Положенням.

Доступ до автоматизованої системи документообігу суду надається суддям та працівникам апарату суду згідно з їх функціональними обов'язками. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в кожному окремому суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

- використання електронного цифрового підпису для підписання документа, що набуває офіційного статусу;

- оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ;

- формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

- виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо.

З метою належного функціонування автоматизованої системи на ДСА України покладається обов’язок забезпечувати:

- підготовку нормативних документів щодо використання автоматизованої системи;

- розробку вимог щодо захисту автоматизованої системи та інформації, що міститься у ній;

- забезпечення судів технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження та використання автоматизованої системи у судах;

- навчання користувачів автоматизованої системи під час її впровадження та використання;

- моніторинг технічного стану автоматизованої системи та захищеності її даних;

- організацію технічної та інформаційної підтримки користувачів автоматизованої системи, зокрема, за допомогою відкритих веб-ресурсів, відповідного телефонного інформаційного центру тощо.

В свою чергу, суди забезпечують:

- своєчасне введення до автоматизованої системи достовірних даних;

- контроль за своєчасним введенням до автоматизованої системи достовірних даних;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- забезпечення захисту інформації автоматизованої системи в суді;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

Порядок розподілу справ між суддями. Відповідно до ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» у судах загальної юрисдикції функціонує автоматизована система документообігу. Персональний склад суду для розгляду конкретної справи визначається автоматизованою системою документообігу за принципом вірогідності розподілу справ під час реєстрації в суді позовних заяв, клопотань та скарг. При визначенні персонального складу суду для розгляду конкретної справи автоматизованою системою документообігу забезпечується врахування ступеня завантаженості кожного судді, спеціалізації, а також вимог процесуального закону^[43].

Регламентація автоматизованої системи документообігу здійснюється на підставі Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженою рішенням Ради суддів України № 30 і наказом ДСА України № 188 від 26.11.2010 р^[44].

Збори суддів відповідного суду визначають з урахуванням відповідного процесуального закону засади формування колегії суддів також у випадках: призначення колегіального складу суду першої інстанції; збільшення складу колегії суддів у судах апеляційної і касаційної інстанцій, необхідності внесення змін до складу колегії суддів у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю судді (суддів), його (їх) відпусткою, відрядженням; помилково визначеної спеціалізації; виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів).

Збори суддів визначають також особливості розподілу судових справ: (а) у вирішенні питань про передачу справ на розгляд суддям, які займають адміністративні посади або інші посади в органах судової влади, суддівського самоврядування чи органах системи судоустрою (зокрема, посаду члена Вищої ради юстиції, члена відповідної ради суддів, секретаря пленуму відповідного суду тощо), – з метою забезпечення умов для виконання ними як обов’язків за займаною посадою, так і обов’язків судді; (б) у випадку виходу з ладу обладнання, яке забезпечує функціонування автоматизованої системи; (в) судові рішення в яких скасовувалися з передачею справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції.

У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого, судді-доповідача або всього складу суду, якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів). Повторному автоматичному розподілу підлягають також судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя, звільнення його з посади судді або перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

У разі ж неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у справі, повторний автоматичний розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.

При автоматичному розподілі судових справ використовується та враховується така інформація: спеціалізація (за наявності); кількість судових справ, що надійшла на розгляд судді; кількість фактично відпрацьованого робочого часу (в днях); коефіцієнт складності категорій судових справ; коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи; категорія судової справи за загальним рядком відповідної форми звіту, що затверджується ДСА України, або загальним рядком класифікатора; наявність у судді повноважень для здійснення правосуддя на момент розподілу судових справ; наявність обставин, що виключають або не допускають повторної участі судді (складу суду) у розгляді судової справи відповідно до законодавства; наявність у судді допуску до державної таємниці; наявність у судді дозволу на розгляд судових справ з грифом "Для службового користування"; відсоток справ, що підлягає розгляду суддею, в разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя; участь у роботі з допуску справ до провадження у Верховному Суді України.