Деятельность отдела закупок оптовой организации

Отдел закупок является главным подразделением в оптовой организации, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются договора на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.

Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить, точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всей торговой организации.

Отдел закупок осуществляет изучение потребительского спроса. Его работники изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период.

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции, т.к. позволяет более точно определить объем и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

По мере увеличения объемов закупок штатный состав отдела может расширяться и включать управляющего и нескольких менеджеров с закреплением за каждым из них определенной группы товаров. Управляющий отделом уполномочен решать общие вопросы планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия работников и оказывать им всестороннюю помощь.

Работник отдела ведет календарь закупок, в. котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяются время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, стоимость, условия поставки.

В некоторых оптовых фирмах учет товаров осуществляется в отделе закупок, в других эту функцию выполняет специально созданный отдел, Правильный учет товаров и его документальное оформление имеют большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках.

Работники отдела закупок периодически просматривает учетные документы для проверки состояния товарных запасов и корректировки их величины. Периодически проводят инвентаризации, чтобы определить действительное наличие товарных запасов, необходимых для удовлетворения потребительского спроса.

Для каждого товара устанавливается минимальный и максимальный объем закупок. При закупке минимальных партий товара дистрибьютор руководствуется соображениями эконо­мической целесообразности. Закупки товара ниже минимально установленной партии означают повышение цены единицы изделия. На решение о максимальном объеме закупок влияют те же факторы, а также перебои в поставке товаров, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые работником решения об объемах закупок отражаются в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки товара у соответствующего поставщика. Напротив каждого товарного наименования указывается количество товара, включаемого в заказ на будущую поставку. В фирмах, использующих системы передачи данных, это вводится в ЭВМ. Данные, полученные в результате компьютерной обработки, используют при осуществлении закупочной деятельности или изменяются в случае появления новой информации.

В системе оптовой торговли как посредника по сбыту закупочная деятельность определенным образом связана со стимулированием сбыта товаров. Услуги государственных и частных рекламных агентств позволяют довести нужную информацию до большого числа людей, проживающих в районе, обслуживаемом оптовой фирмой. Эффективная реклама способна увеличить потребительский спрос на отдельные товары.

В рекламе нуждаются, как правило, новые товары, либо специфические товары, требующие специального продвижения. Реклама товаров может инициироваться производителем, дистрибьютором или предприятием розничной сети.

Повышенный спрос на товары может стать основанием для осуществления специальной закупки. Специальный разовый заказ может включать закупку товара, не включенного в обя­зательный ассортиментный перечень оптовой фирмы. Как правило, такое действие дистрибьютора объясняется его желанием установить более прочные контакты с определенным потребителем.

Закупка товаров сезонного назначения осуществляется в период времени, предшествующий началу сезонной продажи. Их закупка не должна превышать реального потребительского спроса. Многие фирмы-производители осуществляют предварительную продажу сезонных товаров, предоставляя дистрибьютору льготные условия расчета, выраженные в отсрочке платежа до наступления сезонной продажи.

Предварительная продажа товара весьма выгодна производителю, поскольку сокращает его расходы на хранение товара и его доставку товарополучателям. С другой стороны, такой метод работы обеспечивает упорядоченность закупочной деятельности дистрибьютора, так как избавляет его от необходимости формировать заказы в спешке и дает преимущество в отсрочке платежа.

Подготовка заказа на поставку может осуществляться вручную и автоматически. Компьютерный метод более эффективен, т.к. обеспечивает скорость и точность подготовки заказа. Большинство оптовых фирм использует при составлении заказа унифицированную форму документа. В форме заказа указывается: наименование и адрес заказчика; адрес отгрузки товара; дата заказа; метод транспортировки; условия оплаты; объем поставки по каждому наименованию товара, характеристика продукции; единица измерения; цена единицы товара; общая стоимость поставки и другие сведения. Он предоставляется в печатном виде, должен иметь подпись лица, уполномоченного осуществлять закупочную деятельность.

Заказ на закупку представляет собой письменный договор в котором оптовая фирма выступает в качестве покупателя, а поставщик - в качестве продавца. После того, как заказ направлен поставщику, работник отдела закупок формирует временное дело, в которое заносится вся документация по данному заказу. Все изменения фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом. Отдел закупок осуществляет контроль за поставками и качеством поступивших товаров. Неудовлетворительное выполнение заказа ведет к предъявлению претензий о возмещении убытков.

Планирование объема закупок в торговле

Планирование закупок оптовыми организациями

Планирование для деятельности оптовой фирмы является деятельностью высшего порядка. Оно приводит к улучшению показателей сбыта и прибылей, уменьшая расходную часть бюджета при прочих равных условиях. В то же время многие фирмы (особенно фирмы новички) работают, не имея официальных планов, но и в зрелых фирмах есть немало управляющих, не желающих тратить время «на писанину»: ситуация, мол, меняется слишком стремительно, чтобы от плана была какая-то польза.

При планировании закупок главная задача оптовой фирмы состоит в установлении необходимого уровня товарных запасов, который должен быть сбалансирован так, чтобы избежать как переизбытка товаров на складе, так и дефицита на нем. Товарооборот находится в прямой зависимости от суммы вложенного в товар капитала. Уменьшением товарных запасов и увеличением частоты закупок достигается повышение уровня товарооборота. Увеличение же товарооборота является одним из методов быстрого оборота капитала и сокращения используемых площадей хранения.

На товарооборот оказывают влияние многие факторы, и среди них: количество товарных запасов на складе; время, затрачиваемое на закупку товара; организация процесса закупочной деятельности; условия поставки продукции и др.

Разница в ценах, по которым оптовое предприятие приобретает товары и их потом продает, составляет доход, за счет которой покрываются все операционные расходы, включая заработную плату работающих и получают намеченную прибыль.

При планировании закупок следует тщательно изучать предложения поставщиков и рассматривать различные альтернативные решения с целью изыскания наиболее выгодных источников приобретения товара. Изучение поставщиков поэтому имеет большое значение при планировании закупок. Для наиболее полного удовлетворения требований потребителей необходимо хорошо знать возможности поставщиков, располагать информацией о их производственной мощности, объеме и ассортименте продукции, условиях и размерах поставки товаров. При этом считается необходимым напомнить, что самый лучший товар не принесет сколько-нибудь значительной прибыли, если его поступление не будет обеспечено вовремя и в нужном количестве. В такой ситуации следует искать другой источник товара, отказавшись от услуг прежнего поставщика.

Товары, предлагаемые оптовым предприятиям, должны быть по возможности самого лучшего качества. Производители марочной продукции (т.е. продукции, марочный знак которой обеспечивает идентификацию товаров или услуг одного продавца или группы продавцов и отличие их от товаров и услуг конкурентов), как правило, контролируют ее качество. Однако для других товаров, имеющих торговый знак оптового предприятия, дистрибьютор устанавливает собственные стандарты качества, влияя тем самым на производство и на качество продукции. Одним из методов совершенствования качества продукции и установления единообразия является разработка технических требований или спецификаций к качеству продукции.

Продажная цена товара (назначенная поставщиком) для дистрибьютора не является окончательной. В стоимость товара входят самые разные затраты, связанные с доставкой товара, разгрузкой, размещением на складе для хранения. Цена единицы товара зависит от закупаемой партии товаров или совокупного количества товаров, приобретенных за определенный период времени. При этом, чем больше партии закупаемого товара, тем ниже стоимость единицы продукции. Комплектность продукции также влияет на цену единицы продукции.

На решение о закупке товара влияют такие факторы, как:

а) расстояние и тип перевозки;

б) транспортные тарифы;

в) условия поставки;

г) общий уровень обслуживания.

Установление стабильных цен на продукцию в течение как можно более длительного периода времени благоприятно сказывается на планировании и финансировании закупок и способствует установлению более прочных деловых контактов между поставщиком и оптовой фирмой.

Управляющему аппарату оптовой фирмы необходимо с должным вниманием и уважением относиться к представителям поставщика. Время встреч с ними необходимо устанавливать заранее, однако не следует игнорировать и внеурочные незапланированные посещения. Торговые представители поставщика оказывают оптовику большую помощь в планировании закупок, снабжая его самой свежей информацией о состоянии рынка, характере выпускаемой продукции, планах производителя, освоении новых видов товара.

При планировании закупок по каждому наименованию товара и поставщику заполняется работником отдела закупок специальный рабочий лист и специальная карточка. Информация с рабочих листов переносится отдельно по каждому поставщику в заказ полностью или с небольшими изменениями. В карточке, входящей в картотеку, содержится информация о количестве товарных запасов, максимальном и минимальном объеме заказов, характеристике товаров, объеме ближайшей поставки и т.д. Для товаров, закупаемых у разных поставщиков, заводятся отдельные карточки, позволяющие сравнивать и анализировать содержащуюся в них информацию и сделать правильный выбор поставщика.

Планирование и осуществление закупок представляет собой непрекращающийся, непрерывный, а потому - потоковый процесс, требующий больших затрат денежных средств. Решения о закупке должны приниматься поэтому при тщательном рассмотрении всех показателей плана будущих закупок. Правильная организация закупочной деятельности способствует увеличению прибылей и повышению благосостояния всех работающих. И наоборот, ошибки в планировании закупок приводят к большим убыткам, а иногда и к банкротству фирмы.

Планирование поступления и закупки товаров розничными предприятиями

Важнейшим условием выполнения плана реализации товаров и формирования необходимого размера товарных запасов является обеспечение поступления товаров на торговое предприятие.

Основной целью планирования поступления товаров в соответствии с этим планом является обеспечение ритмичной поставки товаров на торговое предприятие в необходимых объемах и ассортименте.

Процесс планирования поступления товаров осуществляется на торговом предприятии по

следующим основным этапам в данной последовательности:

1) анализ поступления товаров на предприятие в предплановом периоде;

2) определение планового объема и структуры поступления товаров на предприятие;

3) определение планового объема и источников закупки необходимых товаров;

4) обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступления товаров на предприятие. Анализ поступления товаров на предприятие в предплановом периоде проводится в тесной

увязке с показателями анализа реализации товаров и состояния товарных запасов. Для увязки этих показателей анализ поступления товаров осуществляется в розничных ценах. В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопросы:

а) динамика общего объема и товарной структуры поступления. Динамический анализ поступления товаров проводится в сопоставимых ценах. В процессе анализа устанавливаются темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по предприятию и в разрезе отдельных товарных групп;

б) обеспеченность предусмотренных объемов реализации и размеров прироста товарных
запасов необходимым объемом поступления товаров на предприятие. Снижение объемов
реализации товаров, предусмотренных в предплановом периоде, при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления
товаров на предприятие;

в) состав источников поступления товаров на предприятие. В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес поступления товаров от непосредственных
производителей, оптовых торговых предприятий, торговых посредников и т.п. Кроме того,
определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков. При
необходимости отдельные аспекты этого анализа могут быть углублены;

г) соответствие объемов фактического поступления товаров объемам, предусмотренным
заключенными договорами. Для проведения такого анализа используется показатель
«коэффициент поставки», который рассчитывается по формуле:

где К_п- коэффициент поставки товаров на предприятие, в %;

Оф - фактическая сумма (количество) поступления товаров на предприятие (в сопоставимых ценах;

О_к - сумма (количество) поступления товаров на предприятие, предусмотренная заключенными договорами или заказами.

Коэффициент поставки рассчитывается по торговому предприятию в целом, в разрезе групп товаров, а также в разрезе отдельных поставщиков, с которыми были заключены договора. При значениях коэффициента ниже единицы выясняются причины невыполнения договорных обязательств: отказ торгового предприятия от части закупленных товаров; форс-мажорные обстоятельства; иные причины;

д) равномерность поступления товаров по отдельным периодам (месяцам, декадам, неделям). Такой анализ производится в сопоставимых ценах в целом по предприятию и в разрезе отдельных товарных групп. В процессе анализа показатели равномерности поступления товаров сопоставляются с показателями равномерности их реализации по отдельным периодам;

е) частота поставки товаров на предприятие. Этот показатель играет существенную роль в обеспечении устойчивости ассортимента товаров, формировании размера товарных запасов, объеме затрат торговых предприятий по транспортированию и хранению товаров. Такой анализ следует проводить в разрезе групп (а в необходимых случаях и подгрупп) товаров.

Результаты проведенного анализа используются в процессе осуществления всех последующих этапов планирования поступления и закупки товаров.

Определение планового объема и структуры поступления товаров на предприятие. Основу проведения таких плановых расчетов составляют ранее обоснованные планы реализации товаров и формирования товарных запасов. Объемы необходимого поступления товаров рассчитываются в разрезе отдельных товарных групп и по предприятию в целом. Плановые расчеты производятся по следующим формулам:

где П - плановый объем поступления товаров на предприятие (в розничных ценах);

Р - плановый объем реализации товаров;

Зц - фактическая сумма товарных запасов на начало планового периода;

Зк - расчетная сумма товарных запасов на конец периода;

∆ 3 - предусматриваемое изменение (прирост, снижение) суммы товарных запасов в плановом периоде;

В - ожидаемое выбытие товаров в связи с естественной убылью и прочим причинам (уценка, сезонная распродажа и т.п.)

Определение планового объема и источников закупки необходимых товаров. Плановый объем закупки товаров определяется на основе планового объема поступления товаров на предприятие. При этом следует учесть, что объем поступления товаров рассчитывается в розничных ценах, в то время как объем закупки товаров - в ценах их закупки (разница между этими показателями составляет сумму торговых надбавок или коммерческий доход от реализациитоваров). Кроме того, следует учесть, что прирост товарных запасов, предусмотренных в плановом периоде, также обеспечивается закупкой товаров в закупочных ценах. С учетом этих положений плановый объем закупки товаров торговым предприятием определяется по следующей формуле:

03 = П - КД_Р - Нтз,

Где:

03 - объем закупки товаров торговыми предприятием с их поставкой в плановом периоде (в ценах их закупки);

П - плановый объем поступления товаров на предприятие (в розничных ценах);

КДр - планируемая сумма коммерческого дохода от реализации товаров (сумма торговых надбавок);

Нтз - сумма торговых надбавок на предусматриваемый объем прироста товарных запасов.

Методы определения плановой суммы коммерческого дохода от реализации товаров могут быть различными. Сумма торговых надбавок на предусматриваемый объем прироста товарных запасов определяется исходя из среднего уровня этих надбавок и планируемой суммы прироста товарных запасов.

Расчеты планового объема закупки товаров осуществляются в разрезе отдельных товарных групп и по предприятию в целом.

В силу изменчивости конъюнктуры потребительского рынка, нестабильности хозяйственных связей с поставщиками и других причин обеспечить заранее весь объем закупки товаров на плановый период в большинстве случаев невозможно. Поэтому на данной стадии планирования закупок определяются лишь источники закупки товаров с учетом обеспечения эффективности коммерческой работы.

В составе источников закупки выделяют обычно непосредственных производителей товаров и торговых посредников (оптовые, торгово-посреднические и другие аналогичные предприятия или физические лица), а также местных и иногородних (включая зарубежных) поставщиков. Закупки товаров у непосредственных производителей обеспечивают более низкий уровень контрактных цен, что положительно влияет на формирование коммерческого дохода от реализации товаров (в сравнении с закупкой товаров у торговых посредников). Закупка товаров у местных поставщиков обеспечивает более низкие затраты по транспортированию товаров, что положительно влияет на формирование прибыли от торговой деятельности (в сравнении с закупкой товаров у иногородних поставщиков). В связи с изложенным, при определении источников закупки товаров на плановый период следует стремиться к повышению удельного веса закупки товаров у непосредственных производителей и местных поставщиков в общем объеме планируемой их закупки.

Обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступления товаров на предприятие. Формирование необходимой ритмичности поступления товаров на торговое предприятие представляет собой оптимизационную задачу, решаемую с учетом обеспечения устойчивости ассортимента товаров, запланированных размеров товарных запасов и минимизации текущих затрат на этот процесс. Эта задача решается путем определения оптимального размера партий поступления (поставки) товаров на предприятие.

Заключительной стадией планирования является балансовая увязка всех запланированных его показателей - объема реализации, запасов на начало и конец планового периода, объема поступления товаров. Это позволяет проверить их взаимосвязь по каждой группе товаров и по предприятию в целом.