Автоматизированные системы бухгалтерского учета

Основные принципы создания и использования автоматизированных систем бухгалтерского учёта, анализа и аудита

Для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, подготовки финансовой отчетности в налоговые органы, повышения оперативности обработки данных, увеличения достоверности деловой информации в организациях и на предприятиях широко внедряются автоматизированные системы бухгалтерского учета.

Можно выделить несколько этапов автоматизации бухгалтерского учета. Первый этап характеризовался тем, что большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. Примером таких АРМ являются первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап характеризуется созданием бухгалтерских комплексов, позволяющих автоматизировать все виды деятельности, связанные с бухгалтерским учетом. Такие мощные системы были созданы фирмами "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

Любая бухгалтерская система (БС) должна удовлетворять следующим требованиям:

· БС должна быть надежной и удобной в эксплуатации;

· БС должна безошибочно производить арифметические расчеты;

· БС должна обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов;

· производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

· обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные требования, состав бухгалтерской системы должен включать следующие элементы:

1) Единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета в организации и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

2) Расчетные модули, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов. Данные модули должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

3) Модули восстановления информации, которая может быть разрушена или испорчена в результате различных сбоев.

4) Документацию - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

Компьютерная технология ведения бухгалтерского учета характеризуется рядом особенностей. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Внутренний контроль данных. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты.

Возможность усиления контроля за деятельность организации со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы.

Возможность улучшения защиты коммерческой информации. К подобным мерам может относиться, например, система паролей.

Потенциальные возможности появления глобальных ошибок и неточностей. Эта проблема связана с возможными ошибками в программах. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Поэтому при покупке бухгалтерской системы необходимо отдавать предпочтение тем фирмам-производителям, которые значительное время работает в этом направление.

Выполнение операций в автоматическом режиме, без участия пользователя. Система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их запуск осуществляется без команды пользователя.