Вывод по второму вопросу лекции.

Рассмотрев второй вопрос лекции необходимо сказать, что система планирования в деятельности горрайлинорганов внутренних дел включает в себя следующие основные разновидности: текущее, специальное и личное планирование.

Процедура планирования включает в себя ряд последовательно сменяющихся стадий, основными из которых являются: сбор и анализ исходной информации, сбор предложе­ний от служб и подразделений органа, подготовка проекта плана и его согласование с соисполнителями и последняя стадия — утверждение плана и доведение его до исполнителей. Рассмотрим содержание этих стадий, а также основные методы и способы осуществления содержательной части деятельности субъектов планирования по каждой из этих стадий.

Вопрос 3. Организация и методика планирования личной работы. Формы планирования личной работы.

Одной из важнейших предпосылок рационального использования служебного времени является планирование личной работы сотрудниками органов внутренних дел. Содержанием его (этого вида планирования) является определение перечня мероприятий, подлежащих выполнению в плановом периоде, последовательности их осуществления и объективно необходимых затрат времени на их выполнение.

Недооценка значения планирования личной работы сотрудниками органов внутренних дел, а порой и пренебрежение им – явление, к сожалению, довольно распространенное в органах внутренних дел. Целесообразность и возможность планирования личной работы сотрудниками отраслевых служб полиции (особенно уголовного розыска) некоторыми работниками брались под сомнения, которое обосновывалось динамичностью оперативной обстановки, якобы не позволяющей заранее предвидеть характера предстоящей работы и количества времени, необходимого для ее выполнения. Динамичность оперативной обстановки в действительности является лишь фактором, усложняющим процесс планирования личной работы, но не исключающим его возможность и необходимость. Напротив, именно частое появление необходимости выполнения новых работ, вызванных изменениями обстановки, обусловливает потребность заблаговременного планирования необходимых мероприятий, подлежащих исполнению, определения сроков, времени их реализации. В противном случае содержание рабочего дня (недели, месяца и т.д.) сотрудника будет определяться лишь количеством заявлений, обращений граждан, поручений руководства и другой «текучкой». Отсутствие плана личной работы ведет к распылению сил и времени, затрудняет решение главных перспективных задач, не способствует реализации такого принципа борьбы с преступностью, как наступательность.

Анализ практики планирования личной работы оперативным (инспекторским) составом отраслевых служб полиции позволяет отметить некоторые типичные недостатки планирования и определить их основные причины. Их рассмотрение имеет целью предупредить возможные ошибки в планировании, а также будет способствовать лучшему уяснению сущности требований, предъявляемых к планам, и методики планирования личной работы.

К числу недостатков планирования личной работы следует отнести следующие:

Нереальность планов. По свидетельству некоторых из опрошенных оперуполномоченных уголовного розыска ОВД ежедневные планы работы выполняются ими лишь на 60–70%. Помимо объективных причин, подчас препятствующих выполнению намеченных мероприятий, имеются причины субъективного характера.

Во-первых, такое положение объясняется отсутствием знаний об объективно необходимом времени для выполнения тех или иных работ. Планы работы таких сотрудников содержат лишь перечень дел, подлежащих выполнению, без указания времени начала и окончания их выполнения. Сотрудники не анализировали фактические затраты времени на выполнение работ, подобных планируемым, а поэтому лишь весьма приближенно представляют возможность выполнения намеченного в течение рабочего дня.

Во-вторых, к нереальности планов приводит то обстоятельство, что некоторые сотрудники при составлении плана не учитывают вероятность появления непредвиденных работ (сообщение о преступлении, поручение начальника и т.п.) и вынужденных перерывов в работе. Практика показывает, что, например, из бюджета рабочего времени оперуполномоченного уголовного розыска ОВД 10–20% рабочего времени расходуется на непредвиденные работы либо на вынужденные перерывы. Следовательно, при разработке плана необходимо выделять соответствующий резерв времени, размер которого зависит от оперативной обстановки, специфики обслуживаемой территории, времени работы (день, вечер), вида планируемой работы и пр. При этом надо учитывать, что в определенное время суток или дня недели объем непредвиденной работы увеличивается или, напротив, уменьшается. Выделенный при составлении плана резерв времени может быть использован также на анализ находящихся в производстве дел, изучение специальной литературы, обзоров и т.п.

Отсутствие преемственности планов личной работы с текущими планами работы подразделения, со специальными планами по делам, находящимся в производстве сотрудников. Планы личной работы некоторых сотрудников, составленные на день, неделю или декаду, нередко насыщены мероприятиями «текущего характера»: проверка заявления, исполнение запроса и т.п. Мероприятия по делам, находящимся в производстве сотрудников, в таких случаях планируются преимущественно лишь накануне истечения сроков производства или отчетного периода. В результате этого мероприятия, вытекающие из этих дел ввиду их несвоевременного исполнения, переходят в категорию весьма срочных и требуют больше сил и времени на их исполнение.

Недостатки в определении режима труда. При планировании работы сотрудники не всегда учитывают физиологические особенности организма, обусловливающие наличие времени суток и дней недели с наивысшей работоспособностью. Физиологами установлено, что работоспособность повышается к концу первого часа работы и снижается к наступлению четвертого часа. Дни наивысшей работоспособности – среда, четверг. Следовательно, на дни и часы наивысшей работоспособности должна планироваться наиболее сложная и трудоемкая работа. Безусловно, специфика работы сотрудника полиции требует от него выполнения сложной, ответственной работы и в самое неблагоприятное с этой точки зрения время, но при наличии возможности распределить работу заблаговременно целесообразен учет высказанных рекомендаций

Планирование личной работы осуществляется каждым сотрудником ОВД из числа руководящего и оперативно-начальствующего состава. Исходными данными для планирования личной работы являются положения законодательных и иных нормативных актов, определяющие компетенцию ОВД в целом, отдельных подразделений, ведомственные нормативные акты, планы оперативно-служебной деятельности, служебной, боевой и физической подготовки, различные графики (дежурств, контроля и др.), функциональные обязанности должностного лица, указания, поручения вышестоящих органов, непосредственных руководителей и т.п.

Процесс разработки личного плана можно представить как состоящий из трех стадий: 1) определение перечня мероприятий (работ), подлежащих выполнению; 2) определение времени выполнения работ; 3) составление (оформление) плана.

Качественное выполнение первых двух стадий предполагает предварительное осуществление учета и анализа выполняемых работ и затраченного на них времени. Такой учет и анализ позволяют вскрыть существующую структуру трудовых процессов, ее особенности в определенное время, в конкретные рабочие дни; изучить фактический расход времени сотрудников на выполнение тех или иных трудовых операций; выявить причины его нерационального использования; выявить непроизводительные затраты рабочего времени, непропорциональное его расходование на реализацию различных функциональных обязанностей.

Для того, чтобы получить объективные и полные данные по указанным и другим вопросам, необходимо производить изучение выполняемых работ и затрат времени на их исполнение в масштабах, исключающих случайность; учитывать все выполненные в течение рабочего дня (недели, месяца) работы, даже требующие незначительных затрат времени, так как в совокупности эти затраты могут оказаться весьма существенными.

Наиболее распространенным и приемлемым методом учета является самофотографирование. Пользуясь этим методом, сотрудник записывает (или отмечает условными символами) все выполненные в течение дня работы и фиксирует время начала и окончания каждой из них.

В зависимости от выполняемых функций, характера служебной деятельности и конкретной цели изучения учет может осуществляться по укрупненным позициям либо по мелким операциям. Он может быть ежедневным и еженедельным.

Анализ результатов учета заключается в группировке выполненных работ за день (неделю, месяц) и затраченного времени на их исполнение в определении удельного веса той или иной работы в общем трудовом процессе.

Для группировки могут быть использованы различные признаки выполняемых работ. Их выбор во многом обусловлен характером функциональных обязанностей сотрудника (его должностным положением) и конкретной целью проводимого изучения структуры трудового процесса.

Таким признаком может быть направление деятельности, по которому проводилась работа. Например, группировка выполненных участковым инспектором полиции работ по административной, оперативно-розыскной и дознавательской деятельности позволяет выявить соотношение затрат времени на реализацию каждого из направлений, на решение отдельных задач.

Для руководителей ОВД и их подразделений, а также для оперативного и инспекторского состава аппаратов управления отраслевых служб (полиции) может представлять интерес выявление структуры затрат времени и объема выполняемых работ в сфере внутреннего управления и в сфере внешней деятельности органа (подразделения).

Следовательно, в качестве группировочного признака могут быть избраны функции (основные, обеспечивающие, общего руководства).

Для всех категорий работников полиции представляются значимыми данные о виде, объеме работ, исполняемых по собственной инициативе и по инициативе вышестоящего субъекта управления, работ, планируемых и внезапно возникающих (непредвиденных), их распределение по времени рабочего дня, недели и т.п.

Весьма важным, с точки зрения поисков путей повышения производительности труда (сокращение затрат времени на выполнение некоторых трудовых операций), является классификация выполняемых работ по видам осуществляемых трудовых операций.

Такие группировки помогут получить ответ на вопрос о том, на выполнение каких трудовых операций затрачивается наибольшее количество времени, оправданы ли эти расходы, за счет чего образуется их излишнее количество, как их можно сократить и т.п.

При осуществлении анализа выполняемых работ и затрат времени на их выполнение могут использоваться помимо логических, статистические и графические методы.

С помощью статистических методов определяется удельный вес затрат времени на определенные виды работ в общем фонде рабочего времени. Применение графических методов связано с использованием условных символов для обозначения различных видов работ, по которым удобно провести группировку.

При изучении данных учета работ, обозначенных условными символами (шифром), наглядно видна структура выполняемых работ, периоды рабочего дня (недели, месяца), в которые чаще встречаются незапланированные работы, виды работ, связанные с наибольшими затратами рабочего времени, и напротив, работы, на выполнение которых уделяется чрезмерно мало внимания и времени, наиболее загруженные периоды рабочего времени и т.п. Наглядность этой или иной информации можно обеспечить построением ленточных графиков, диаграмм.

Проведенный анализ выполненных работ и затраченного времени позволяет рационально планировать будущую работу с учетом времени, реально необходимой для ее выполнения.

Особенно необходимы учет и анализ выполняемых работ начинающим сотрудникам, так как отсутствие у них практического опыта не позволяет без предварительного и систематического учета и анализа рассчитать время, объективно необходимое для выполнения тех или иных видов работ.

Планирование начинается с определения перечня мероприятий, подлежащих выполнению в плановый период, которое осуществляется на основе изучения планов работы органа, подразделения, специальных планов, имеющихся в подразделении, планов мероприятий по делам, находящимся в производстве сотрудника, приказов и указаний вышестоящих субъектов управления, в которых содержится постановка задач на плановый период, функциональных обязанностей сотрудника.

Мероприятия, необходимость выполнения которых вытекает из анализа перечисленных и других документов, а также из анализа оперативной обстановки, группируются по целевому назначению (мероприятия по раскрытию преступлений прошлых лет, по выявлению лиц, уклоняющихся от следствия и суда, и т.д.), содержанию работы (беседы, выступления перед населением, оформление документов и т.п.), последовательности их выполнения с учетом взаимосвязи планируемых мероприятий.

После такой группировки определяются мероприятия ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Далее устанавливаются сроки выполнения остальных мероприятий с учетом их взаимосвязи (например, вызову лица для беседы в ряде случаев должны предшествовать мероприятия по сбору информации о нем, что обусловливает необходимость их первоочередного выполнения), трудоемкости, загруженности того или иного периода рабочего времени, а также с учетом нормативно установленных сроков выполнения некоторых мероприятий, с учетом сроков, установленных планом работы подразделений, планами по делам, находящимся в производстве, графиков дежурств сотрудников и т.п.

Месячный план работы обычно подписывается сотрудником и утверждается руководителем службы. Он служит основным плановым документом, которому подчинена текущая деятельность сотрудника. Его выполнение, в конечном счете, обеспечивает реализацию планов работы подразделения и органа в целом, планов мероприятий по конкретным делам.

Однако, будучи руководством, к действию, месячный план не может содержать абсолютно все мероприятия, подлежащие выполнению сотрудником. Он включает в себя лишь самые основные, не обеспечивая их детализации и строгой регламентации по времени исполнения.

Это обусловлено относительной неопределенностью обстановки, в которой будут выполняться намеченные мероприятия. Кроме мероприятий, включенных в месячный план, уже в процессе его реализации возникает необходимость выполнения множества других, связанных с проверкой поступающих заявлений и сообщений, с выполнением различных заданий руководства и т.д.

Ритмичности, плановости повседневной работы сотрудника способствует планирование работы на неделю и на каждый день.

Основой этого планирования является план личной работы сотрудника на месяц. Мероприятия месячного плана работы получают детализацию, конкретизацию и регламентацию по времени в еженедельных планах, дополняются текущими работами, намечаемыми ежедневными планами.

Формы планирования личной работы

Планирование работы на месяц и день ведется с соблюдением режима секретности на страницах специально предназначенных для этого зарегистрированных рабочих тетрадей. В рабочую тетрадь вносится выписка из годового и квартальных планов основных мероприятий, ежемесячные планы личной работы сотрудника, мероприятия на день, отметки о их выполнении, итоги работы за каждый месяц, квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Мероприятия плана личной работы распределяются в рабочих тетрадях по дням, а ежедневного – по часам.

Рабочая тетрадь содержит информацию о датах и днях недели, часовую сетку, соответствующие графы (например, «куда позвонить», «где быть», «что исполнить», «что проконтролировать» и др.).

В специально отведенных местах тетради можно произвести записи по полученным заданиям и срокам их исполнения. При возникновении необходимости выполнения какой-либо работы в перспективе или даже в ближайшие дни сотрудник всегда имеет возможность определить наиболее удобный день и час ее выполнения. Рабочая тетрадь практически исключает возможность ошибочного планирования на одно время двух и более мероприятий.

Периодическое обращение к личному календарному плану работы на месяц предупредит сотрудника о необходимости выполнения тех мероприятий, срок реализации которых не был точно определен в начале месяца, исключит необходимость повторной записи невыполненного однажды мероприятия и возможность забыть о его выполнении.

Возможности рабочей тетради позволяют сотруднику по окончании месяца легко проанализировать характер выполняемых работ. В целях полноты такого анализа он может внести в соответствующие графы рабочей тетради те работы, которые не планировались, но выполнялись, а указание времени, в течение которого выполнялась та или иная работа, позволит проанализировать структуру затрат служебного времени в течение дня, недели, месяца.

Практике известны также другие формы планирования личной работы, наиболее распространенными среди которых являются перекидные календари, обычные тетради, оргблокноты (еженедельники), различные картотеки. Несмотря на то, что применение каждого из указанных средств сопряжено с рядом неудобств, и в конечном итоге они мало пригодны для планирования личной работы на длительные сроки (на неделю, месяц), тем не менее, указанные формы широко используются в качестве дополнительных средств рационализации труда.