Руководство пользователя

Под документацией пользователя понимается документация, которая обеспечивает конечного пользователя информацией по установке и эксплуатации программного пакета. Под информацией на упаковке понимают информацию, воспроизводимую на внешней упаковке программного пакета. Ее целью является предоставление потенциальным покупателям первичных сведений о программном пакете.

Пользовательская документация программного средства объясняет пользователям, как они должны действовать, чтобы применить данную программу. Она необходима, если программа предполагает какое-либо взаимодействие с пользователями. К такой документации относятся документы, которыми руководствуется пользователь при установке программы с соответствующей настройкой на среду применения, при применении программы для решения своих задач и при управлении программой (например, когда данное программное средство взаимодействует с другими системами). Эти документы частично затрагивают вопросы сопровождения программного средства, но не касаются вопросов, связанных с модификацией программ.

В связи с этим следует различать две категории пользователей: ординарных пользователей программы и администраторов. Ординарный пользователь программы (end-user) использует программу для решения своих задач (в своей предметной области). Это может быть инженер, проектирующий техническое устройство, или кассир, продающий железнодорожные билеты с помощью данной программы. Он может и не знать многих деталей работы компьютера или принципов программирования. Администратор программны (system administrator) управляет использованием программы ординарными пользователями и осуществляет сопровождение программного средства, не связанное с модификацией программ. Например, он может регулировать права доступа к программе между ординарными пользователями, поддерживать связь с поставщиками программы или выполнять определенные действия, чтобы поддерживать программу в рабочем состоянии, если оно включено как часть в другую систему.

Состав пользовательской документации зависит от аудиторий пользователей, на которые оно ориентировано, и от режима использования документов. Под аудиторией здесь понимается контингент пользователей, у которого есть необходимость в определенной пользовательской документации. Удачный пользовательский документ существенно зависит от точного определения аудитории, для которой он предназначен. Пользовательская документация должна содержать информацию, необходимую для каждой аудитории. Под режимом использования документа понимается способ, определяющий, каким образом используется этот документ. Обычно пользователю достаточно больших программных систем требуются либо документы для изучения программного средства (использование в виде инструкции), либо для уточнения некоторой информации (использование в виде справочника).

Можно считать типичным следующий состав пользовательской документации для достаточно больших программных средств:

- Общее функциональное описание программного средства. Дает краткую характеристику функциональных возможностей программного средства. Предназначено для пользователей, которые должны решить, насколько необходимо им данное программного средства.

- Руководство по инсталляции программного средства. Предназначено для системных администраторов. Он должен детально предписывать, как устанавливать системы в конкретной среде. Он должен содержать описание машинно-считываемого носителя, на котором поставляется программное средство, файлы, представляющие программное средство, и требования к минимальной конфигурации аппаратуры.

- Инструкция по применению программного средства. Предназначена для ординарных пользователей. Содержит необходимую информацию по применению программного средства, организованную в форме удобной для ее изучения.

- Справочник по применению программного средства. Предназначен для ординарных пользователей. Содержит необходимую информацию по применению программного средства, организованную в форме удобной для избирательного поиска отдельных деталей.

- Руководство по управлению программным средством. Предназначено для системных администраторов. Оно должно описывать сообщения, генерируемые, когда программные средства взаимодействует с другими системами, и как реагировать на эти сообщения. Кроме того, если программное средство использует системную аппаратуру, этот документ может объяснять, как сопровождать эту аппаратуру.

- Разработка пользовательской документации начинается сразу после создания внешнего описания. Качество этой документации может существенно определять успех программы. Она должна быть достаточно проста и удобна для пользователя (в противном случае это программное средство, вообще, не стоило создавать). Поэтому, хотя черновые варианты (наброски) пользовательских документов создаются основными разработчиками программного средства, к созданию их окончательных вариантов часто привлекаются профессиональные технические писатели. Кроме того, для обеспечения качества пользовательской документации разработан ряд стандартов, в которых предписывается порядок разработки этой документации, формулируются требования к каждому виду пользовательских документов и определяются их структура и содержание.