Информационные технологии электронного офиса

Word - текстовый процессор - наиболее широко используемое приложение, так как писать и оформлять тексты требуется многим пользователям. Раньше подобные про­граммы назывались текстовыми редакторами, но сегодня этот термин не отражает предос­тавляемые ими возможности.

Excel - табличный процессор - предоставляет технологии для выполнения эконо­мических расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет состав­лять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде гра­фиков, диаграмм. С помощью его можно осуществлять интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии. Примерами применения Excel являются задачи учета, планирования, статистики, вычисления аналитических данных.

Access - система управления базами данных - реализует технологии структури­рования информации посредством гипертекстовой технологии. Он работает с таблицами, что и Excel, но при этом данные могут быть связаны между собой перекрестными гипер- текстовыми ссылками, что позволяет выполнять различные запросы. Access относится к классу «настольных» систем управления базами данных (СУБД) и может использоваться для создания локальных баз данных, каталогов по различным тематикам.

PowerPoint - подготовка презентаций - предоставляет средства для подготовки презентаций лекций и выступлений, иллюстративного материала, для визуального ото­бражения основных тезисов текстовых докладов. Подобные программы появились недав­но. Они основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т.д.

Outlook Express - почтовая система и персональный диспетчер - обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Он включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, элек­тронную почту и другие технологии. С его помощью можно осуществить конвергенцию (слияние, объединение) текстового процессора, электронной почты, технологий индиви­дуального и группового планирования заданий. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и выбрать наиболее удобное для всех время проведения совместных мероприятий. При этом в каждом инди­видуальном плане тут же появится уведомление о запланированном событии.

FrontPage - технология создания и поддержки web-узлов. Web-узел - набор спе­циально оформленных web-страниц, связанных между собой перекрестными гипертексто­выми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоении первых шагов web-дизайна и создать web-узел в локальной сети и интернет.

Publisher - настольная издательская система - выполняет многие технологии Word (формирование содержания документа). Результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: красочные буклеты, каталоги, при­гласительные билеты, меню для приемов, поздравительные адреса и т.д.

PhotoDraw - редактор деловой графики и изображений - позволяет создавать и редактировать изображения: фото, презентации, дизайн Web-узла, печатных изделий и т.д. Для обработки графических образов созданы графические процессоры.

Во всех приложениях используется технология OLE (Object Linking and Embed­ding - привязка и встраивание объектов), которая позволяет связывать объекты, созданные разными приложениями в единый документ. При этом объектом может являться само приложение, текст, документ, рисунок, таблица и т.д.

Технология OLE обеспечивает перемещение и формирование составных документов из разных приложений. Возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраи­вание. Если один объект привязан к другому, то изменение оригинала приводит к измене­нию привязанного объекта. Если объект привязан к нескольким документам, то изменения оригинала вносятся во все привязанные объекты. Если объект встроен в документ, то из­менения оригинала не приводят к изменению встроенного объекта. Привязанные и встро­енные объекты можно редактировать в объединенном документе (не в оригинале).