Технология форматирования документов. Средства автоформатирования.

С понятием форматирования документа в Word связываются три основные операции:

- форматирование символов;

- форматирование абзацев;

- форматирование страниц.

Word может самостоятельно улучшать внешний вид документов. Для этого после ввода всего текста нужно воспользоваться командой Автоформат меню ФОРМАТ. Эта команда накладывает на абзацы документа набор атрибутов формата, что улучшает его внешний вид и придает единый стиль. Кроме того, команда Автоформат может автоматически произвести некоторые замены текста в документе, например, заменить прямые кавычки парными. После применения команды Автоформат можно быстро подправить общий вид документа с помощью библиотеки стилей Word.

Команда Автоформат формирует документ, анализируя каждый абзац и назначая ему подходящий стиль, который представляет собой набор атрибутов формата с уникальным именем..

Перед первым использованием команды Автоформат необходимо указать, как она должна работать. Для этого следует выполнить команду Параметры в команде Автоформат меню ФОРМАТ) или команду Автозамена меню СЕРВИС) и на вкладке Автоформат установить нужные флажки.

Для того, чтобы автоматически отформатировать только некоторую часть документа, следует выделить эту часть перед выполнением команды Автоформат.

Для быстрого вызова автоматического форматирования можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+K или нажать кнопку Автоформат на стандартной панели инструментов. Если результат форматирования не устраивает пользователя, можно воспользоваться командой «Отменить».

При выполнении команды «Автоформат» можно просмотреть и, возможно, внести поправки в каждое изменение в форматировании перед тем, как согласиться с ним. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

- выполнить команду Автоформат;

- в окне диалога Автоформат установить режим С просмотром каждого изменения, нажать кнопку ОК;

- после завершения форматирования нажать кнопку Просмотр изменений, чтобы увидеть каждое изменение.

- В этом окне можно также нажать кнопку Принять, чтобы сразу сохранить все изменения или Отменить все, чтобы отказаться от всех изменений. Можно также нажать кнопку Библиотека стилей для изменения общей схемы форматирования;

- в окне Просмотр изменений автоформата можно просмотреть все изменения с помощью кнопок Найти следующее и Найти предыдущее. От текущего изменения можно отказаться кнопкой Отменить. Чтобы отвергнуть результат самой отмены, используется кнопка Вернуть. Внесенные изменения Word отмечает с помощью маркеров исправлений. Эти маркеры можно скрыть, нажав кнопку Скрыть метки. Пока окно диалога Просмотр изменений автоформата остается на экране, можно вручную прокручивать документ и как угодно изменять текст или атрибуты формата;

- после завершения просмотра изменений закрыть окно диалога Просмотр изменений автоформата, нажав кнопку Отмена. Произойдет возвращение в окно диалога Автоформат.

Word может автоматически изменять некоторые атрибуты формата во время ввода документа. Для этого следует выполнить команду Параметры команды Автоформат меню ФОРМАТ или команду Автозамена меню СЕРВИС и в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Автоформат при вводе.

На отдельные символы можно накладывать следующие атрибуты формата:

- шрифт – общий дизайн символов (вид шрифта );

- размер – высота символов, измеряемая в пунктах (1 пункт = 1/72 дюйм;

- начертание – внешний вид (обычный, полужирный, курсив и т.д.);

- подчеркивание символа – одинарное, двойное, пунктирное или только слова (пробелы не подчеркиваются);

- эффекты – выделение символов: зачеркивание, верхний индекс, нижний индекс, скрытый, малые прописные и все прописные;

- цвет – цвет символов на экране монитора или на цветном принтере.

- интервал – расстояние, добавляемое или отнимаемое от межсимвольного интервала для получения растянутого или сжатого текста;

- смещение – расстояние, на которое символы поднимаются или опускаются, при этом размер символов не уменьшается;

- кернинг – символы в некоторых парах (например, A и W) сдвигаются ближе. Word автоматически регулирует кернинг пар символов, размер которых равен или превышает значение, указанное в поле «Пунктов и более».

Для форматирования символов необходимо используется команда Шрифт меню ФОРМАТ или контекстного меню. Диалоговое окно этой команды содержит три вкладки для настройки шрифта, интервалов между символами и анимации.

На вкладке «Анимация» можно установить различные дополнительные способы выделения текста с помощью движущихся рамок, мерцаний и т.д.

При нажатии на кнопку По умолчанию можно изменить атрибуты формата символов, задаваемые по умолчанию, и привести их в соответствие со значениями в окне диалога «Шрифт». Выбранные атрибуты назначаются стилю Обычный как документа, так и шаблона, на базе которого создавался документ. В результате при каждом создании нового документа на базе этого шаблона его текст будет обладать новыми атрибутами формата.

К форматированию абзаца относятся следующие категории: абзац, табуляция, обрамление и заливка, нумерация, кадр. Абзац может содержать текст, графику, таблицы и другие объекты. Форматирование абзаца выполняется командой Абзац меню ФОРМАТ. Отдельные установки формата могут быть сделаны также с помощью кнопок панели форматирования и горизонтальной линейки форматирования.

Диалоговое окно команды Абзац содержит две вкладки и позволяет задать следующие параметры:

- отступ - горизонтальное расположение текста относительно полей документа;

- интервал перед – дополнительный вертикальный интервал, вставляемый перед абзацем;

- интервал после - дополнительный вертикальный интервал, вставляемый после абзаца;

- межстрочный интервал – вертикальное расстояние между строками текста в абзаце;

- выравнивание – выравнивание текста абзаца.

- запрет висячих строк – предотвращает вывод одиночной последней строки абзаца в начале новой страницы или вывод одиночной первой строки абзаца в конце страницы;

- не разрывать абзац – все строки абзаца должны быть выведены на одной странице;

- не отрывать от следующего – не позволяет вставлять разрыв страницы между данным и следующим абзацем;

- с новой страницы – абзац выводится с новой страницы;

- запретить нумерацию строк – если строки документа нумеруются, абзац исключается из нумерации;

- запретить автоматический перенос слов – к абзацу не применяется автоматическая расстановка переносов.

Левым отступом абзаца называется расстояние, на которое левая граница текста абзаца отстоит от левого поля страницы (положительный отступ) или на которое она заходит в левое поле (отрицательный отступ). Аналогично правый отступ абзаца. Поляминазываются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Межстрочным интервалом называется суммарная высота каждой строки текста строки в абзаце.

Перед непосредственным форматированием абзаца нужно выделить его целиком или частично. Чтобы отформатировать несколько соседних абзацев, нужно выделить хотя бы некоторую часть каждого из них.

Если в документе отформатирован фрагмент текста и требуется так же отформатировать другие фрагменты, можно ускорить работу копированием атрибутов формата. Это действие можно выполнить применением кнопки Копировать формат на панели инструментов или с помощью клавишных команд Ctrl+Shift+C (копирование нужного формат и Ctrl+Shift+V (наложение скопированного формат.

Обычно при копировании или перемещении текста вместе с символами копируются или перемещаются и атрибуты формата. И это третий способ копирования формата. Чтобы скопировать или переместить текст без атрибутов формата, следует поместить текст в буфер обмена, однако вместо команды Вставить использовать команду Специальная вставка меню ПРАВКА, установить опцию Вставить, выбрать из списка Как Неформатированный текст и нажать кнопку ОК. Вставленный текст наследует атрибуты формата текста, стоящего перед ним.

Формат печатной страницы устанавливается в диалоговом окне команды Параметры страницы меню ФАЙЛ и включает следующие параметры:

- размер бумаги и ориентация листа (книжная или альбомная);

- размер полей, отступ колонтитулов;

- наличие поля подшивки документа;

- зеркальное расположение страниц и др.