Нота, памятная записка, меморандум

Общий термин «Нота» охватывает по традиции все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительствами стран пребывания. Ноты могут быть написаны в первом или третьем лице, быть официальными или неофициальными.

Нота в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких-либо событиях или фактах.

Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор «свидетельствует свое уважение».

В дипломатической практике принято в ответах на ноту придерживаться принципов взаимности при формулировках вступительного обращения и заключительного комплимента, т.е. в ответной ноте обычно используются те же выражения, которые имеются в присланной ноте.

Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами запрашиваются визы, а также доводится до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера.

Текст вербальной ноты составляется в третьем лице от имени министерства, посольства, торгпредства и т.д. и начинается с обращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.

Это послание – менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем меморандум или памятная записка. Нота может подписываться или парафироваться. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты, что рассматривается в качестве особого знака уважения. Нота скрепляется печатью отправителя.

Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности; для того, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, а в некоторых случаях связать собеседника необходимостью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д.

Таким образом, сотрудник, участвующий в переговорах, заранее готовит памятную записку, в которой излагает существо вопроса и свое обоснование. После сделанного во время деловой беседы устного заявления памятная записка вручается собеседнику во избежание возможности неправильного толкования и для лучшего понимания изложенной устно аргументации.

Иногда ваш партнер по переговорам может сам попросить прислать ему Памятную записку по вопросам, затронутым в беседе, на переговорах, по достигнутой устной договоренности или по оставшимся разногласиям.

Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над текстом печатается заголовок «памятная записка». Документ составляется в безличной форме с употреблением таких выражений, как «возбуждается просьба», «приходится констатировать», «сообщается», «напоминается» и т.п.

Памятная записка не содержит обращения и комплимента. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.

Под текстом в левом нижнем углу ставится место (город) и дата отправления. Факт вручения Памятной записки следует зафиксировать в записи беседы на переговорах и приложить к ней копию этой записки.

Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к ноте, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является документом для обсуждения, для дальнейших переговоров.

Если меморандум является самостоятельным документом, вручаемым лично или посылаемым с курьером, то в этом случае печать и номер на него не ставятся, документ не подписывается, указывается место (город) и дата отправления.