Тема 1. Знакомство с Word. Запуск текстового процессора Word

Microsoft Word является одним из самых мощных текстовых процессоров и предоставляет пользователю огромное количество и разнообразие возможностей. В некоторых областях его возможности выходят далеко за рамки обработки документов. Диапазон задач, решаемых с использованием Word, простирается от создания простейших документов до подготовки готовых оригиналов макетов профессионально оформленных книг.

Новые возможности Microsoft Word:

- использование расширенных возможностей Мастера подсказок;

- расширенные возможности проверки орфографии при вводе текста;

- расширенные возможности проверки русской грамотности;

- средства автоматического обрамления;

- расширенные возможности средств управления файлами документов.

Визуальные средства Word (его меню, панели инструментов и интерфейс работы с мышью) облегчают работу пользователя. Этому способствует наличие шаблонов и стилей для создания документов.

Word полностью автоматизирует многие задачи, среди которых: создание новых документов, форматирование абзацев, исправление текста.

Терминология. Для краткости описания действий ниже будет использованы следующие общепринятые термины:

- щелкнуть, нажать – подвести курсор мыши к объекту экрана, на мгновение нажать и отпустить ее левую клавишу,

- переместить, тащить, передвинуть, вести и т.д. - подвести курсор мыши к объекту экрана, нажать левую клавишу мыши и с нажатой клавишей плавно переместить мышь так, чтобы стрелка курсора установилась в нужное место экрана.

Кнопки управления окном: левая – свертывание окна в значок без выхода из программы, средняя - развертывание окна во весь экран или свертывание окна до стандартного размера, правая - выход из программы.

Наиболее часто используемые клавиши:

- Enter – переход к новому абзацу, пропуск пустой строки;

- Delete – удаление выделенного фрагмента, если нет выделенного фрагмента, то удаление символа справа от курсора;

- BackSpace – удаление символа слева от курсора;

- Shift – удержание в нажатом виде приводит к смене режима прописных или строчных букв, используется в других специально оговоренных случаях;

- Caps Lock - назначение основным режима прописных или строчных букв (подсвеченный индикатор в правой части клавиатуры указывает на режим ПРОПИСНЫХ букв);

- Ctrl, Alt – вспомогательные клавиши, расширяющие возможности манипулирования клавиатурой;

- Home, End – быстрая установка клавиатурного курсора в начало или конец строки;

- Page Up, Page Down – клавиши листания текста к началу или концу.

Вход в редактор Word можно осуществить разными способами:

1. наиболее простой из них заключается в использовании панели Microsoft Office. Если таковая имеется на рабочем столе монитора компьютера, то для запуска редактора щелкните на кнопке W панели;

2. самый надежный способ. Щелкните на клавише Пуск, которая обычно расположена в левом нижнем углу экрана. В открывшемся меню переведите курсор в строку Стандартные, найдите в выпавшем окне строку Microsoft Word и щелкните по ней.

В таблице 1 перечислены предоставляемые пользователю программой Word возможности выбора режимов работы с документом:

Таблица 1

Чтобы переключаться в любой из режимов, кроме режима предварительного просмотра, следует воспользоваться командой Вид / соответствующая команда нужного режима. А для режима предварительного просмотра надо выполнить команду Файл / Предварительный просмотр.

Кроме выбора режимов можно использовать разнообразные параметры, влияющие на отображение документа в текущем режиме с помощью следующих команд:

- Вид / Масштаб;

- Вид / Во весь экран;

- Сервис / Параметры / вкладка Вид;

- Сервис / Параметры / вкладка Общие / Например: флажок Белый текст на синем фоне.

Для выяснения назначений кнопок (подсказка) служит команда Сервис / Настройка / вкладка Параметры / флажок Отображать подсказки для кнопок.

В Word можно одновременно держать открытыми несколько документов, каждый из которых будет занимать отдельное окно в рабочей области Word. В каждый момент только одно окно документа является активным.

При запуске, в Word автоматически открывается новый пустой документ, созданный на базе шаблона Обычный. До тех пор пока он не сохранен с указанием имени файла, он называется Документ 1. Можно немедленно приступить к вводу текста в документ или же открыть новый документ.

Создание документа можно начать с нажатия кнопки Создать панели Стандартная отображенной на рисунке 1

Рисунок 1 - Панель Стандартная

или кнопки Файл панели Меню, приведенной на рисунке 2 щелкнув в выпавшем подменю на строке Создать. При этом Окно документа будет очищено и подготовлено к вводу.

Рисунок 2 - Панель Меню.

Теперь следует установить параметры страницы. Для этого нажмите кнопку Файл панели Меню, щелкните на строке Параметры страницы и в открывшемся окне установите поля страницы. После этого на линейках выбранное расположение рабочего поля страницы будет выделено светлым тоном отображенной на рисунке 3. После установки параметров страницы нажмите кнопку Ok.

Рисунок 3 - Общий вид окна программы Word

Далее следует установить шрифт и его размеры. Для этого нажмите на панели Форматирование приведенной на рисунке 4 указатель названия шрифта и выберите его. Обычно используют пропорциональный шрифт Times New Roman или тонкий моноширинный шрифт Courier New. Теперь, после нажатия на соседний справа указатель, выберите размер шрифта. Машинописному тексту соответствует размер 14.

Рисунок 4 - Панель Форматирование

Далее установите абзац с помощью горизонтальной линейки приведенной на рисунке 5. Для этого передвиньте маркер абзаца в нужное положение.

Рисунок 5 - Горизонтальная линейка

Новый абзац начинается с нажатия клавиши Enter. Word отмечает конец каждого абзаца, вставляя в текст символ абзаца (¶), который является одним из непечатаемых символов.

Непечатаемые символы можно сделать видимыми нажатием кнопки (¶). К ним относятся следующие символы:

- символ табуляции ;

- пробел ,

- маркер абзаца ¶.

Можно запретить показ невидимых символов, выполнив команду Сервис / Параметры / вкладка Вид / флажок Непечатаемые символы.

Совет! Избегайте случайного удаления символов абзацев. Начинайте часть абзаца с новой строки сочетанием клавиш Shift + Enter.

На панели Форматирование установите выравнивание текста по своему вкусу. Лучше установить выравнивание по ширине. При этом вводимый текст будет автоматически распределяться по всей ширине листа во всех строках абзаца кроме начала первой строки.

Установите режим разметки документа, нажав кнопку Режим разметки отображенной на рисунке 3 или через меню Вид, строку Разметка страницы. Этот режим ввода предпочтительней, т.к. во время работы с документом позволяет видеть все его особенности и элементы.

Настройте клавиатуру на русский или латинский алфавит (обычно смена регистра производится одновременным нажатием двух левых клавиш Alt+Shift). Теперь можно приступить к вводу текста в документ.

Введите текст, который расположен между рисунками 5 и 6. Вводите весь текст одним форматом без разметки текста. Для нового абзаца или пропуска пустой строки нажимайте клавишу Enter. В пределах отдельного абзаца при наборе текста перенос автоматически выполняет программа. Разметку текста удобнее выполнить после ввода всего текста или его достаточно большого фрагмента.

Некоторые замечания по вводу текста:

- не следует ставить в конце заголовка точку, т.к. если точка поставлена, Word не будет считать эту строку заголовком.

- когда ввод текста заголовка закончен, следует нажать Enter. Курсор перемещается в начало следующей строки, а все последующие символы, вводимые с клавиатуры, будут относиться к новому абзацу. Каждый абзац создается нажатием клавиши Enter.

После набора текста следует выполнить команду Формат / Автоформат, установить переключатель Сразу весь документ и выбрать из раскрывающегося списка значение Обычный документ. Затем нажать кнопку Ok. При этом Word форматирует весь текст, применяя к каждому абзацу соответствующий стиль.

После ввода и форматирования текста следует выполнить проверку документа на наличие орфографических и грамматических ошибок. Для этого надо выполнить следующие действия:

- кнопка Правописание на стандартной панели инструментов команда Сервис / Параметры / флажок Также проверять орфографию.