Бухгалтерский баланс. Счета. Двойная запись

Бухгалтерский баланс применяется для обобщения показателей о состоянии, размещении, использовании средств предприятия, и об источниках их образования в стоимостном измерителе на определенную дату.

Структура баланса представляет собой двустороннюю таблицу. Левая сторона, в которой сгруппированы хозяйственные средства по составу и размещению, называется активом. Правая сторона, отражающая средства по источникам их образования и целевому назначению, называется пассивом. Актив и пассив баланса имеют несколько разделов, которые объединяют экономически однородные по своему составу группы средств и состоят из отдельных статей, отражаемых по определенным строкам в балансе. Общий итог баланса называется его валютой.

Особенностью баланса является равенство итогов актива и пассива. Это объясняется тем, что в активе показаны средства по их составу в определенной денежной оценке, а в пассиве - их же источники образования.

Возникающие в процессе деятельности предприятия хозяйственные операции не нарушают равенства итогов актива и пассива баланса, в то время как суммы статей, а также валюта баланса могут меняться. Это происходит вследствие того, что всякая операция отражается на двух счетах учета записью, то есть затрагивает две статьи баланса, которые могут находиться как одновременно в активе и пассиве, так обе - в активе или обе - в пассиве. С этой точки зрения все изменения в бухгалтерском балансе можно разделить на четыре типа:

- обе изменяющиеся статьи баланса находятся в активе;

- изменения затрагивают две статьи, находящиеся в пассиве;

- статьи актива и пассива уменьшаются;

- изменяется актив и пассив в сторону увеличения.

Примерная форма баланса, представляемого в налоговые и другие органы, устанавливается Министерством финансов Российской федерации. Некоторые строки таблицы отражают конечные остатки по отдельным счетам, другие же - фиксируют обобщенные данные по нескольким бухгалтерским счетам на конец отчетного периода. Заполнение статей баланса производится в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету или определяется соответствующей Инструкцией.

Но по бухгалтерскому балансу, который фиксирует состояние средств на определенную дату, нельзя повседневно наблюдать за изменениями в составе каждого вида средств и их источников. Такое наблюдение - одна из основных задач бухгалтерского учета, достигается при помощи счетов. Счета бухгалтерского учета являются способом группировки и текущего отражения в денежной оценке хозяйственных операций, в результате которых изменяется состав средств (актив баланса) и их источников (пассив баланса).

Таким образом, каждому счету со своим наименованием и цифровым номером или нескольким счетам соответствует определенная статья баланса. Применительно к экономической группировке хозяйственных средств и источников их образования счета бухгалтерского учета делятся на активные и пассивные. На активных счетах отражаются операции, в результате которых происходят изменения в составе средств предприятия. С помощью же пассивных счетов фиксируют операции, в результате которых изменяются источники средств.

Каждый счет бухгалтерского учета делится на две части: правая часть (кредит) соответствует расходу средств, учитываемых на данном счете, левая (дебет) - приходу. Хозяйственные операции, как было отмечено ранее, вследствие использования двойной записи изменяют остатки одновременно на двух счетах: по дебету одного счета и по кредиту другого. Если в результате бухгалтерской обработки документа активный счет дебетуется, то его остаток увеличивается; если он кредитуется, то его сальдо (остаток) уменьшается. На пассивных счетах эти операции имеют противоположное значение: при дебетовании остаток уменьшается, кредитовании увеличивается. Активные счета всегда имеют дебетовое сальдо, а пассивные счета - кредитовое. Счета, которые могут иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо, называются активно-пассивными.

Взаимосвязь счетов бухгалтерского учета называется корреспонденцией счетов, а счета - корреспондирующимися. Корреспонденция счетов обусловлена применением способа двойной записи, когда каждая операция получает одновременное отражение по дебету одного счета и кредиту другого в одной и той же сумме. Двойное отражение хозяйственных операций на счетах является необходимостью, обусловленной переходом средств и их источников из одного состояния в другое, а также сменой форм стоимости в процессе кругооборота средств.

Для ведения учета необходимо правильно определить счета, затрагиваемые данной операцией. Процедура отражения на счетах суммы произведенной операции называется бухгалтерской проводкой.

Для составления проводки необходимо:

- определить сущность изменений в средствах предприятия в результате этой операции;

- выбрать счета по Плану счетов для записи суммы хозяйственной операции методом двойной записи - по дебету и кредиту.

План счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности организаций, который введен в действие с 2001 года, утвержден приказом Министерства финансов № 94-н от 31.10.2000 г. На него организации должны были перейти в течение 2001 года.

Таким образом, План счетов, утвержденный приказом Министерства финансов № 56 от 01.11.91 г. (в ред. от 17.02.97 г.), действовал до 2002 года.

На практике предприятия исключают счета, не применяемые в данной отрасли, и обычно задействуют не более 20-30 счетов, то есть работают по сокращенному счетному Плану.

После определения корреспондирующих счетов в результате проведения данной операции составляется бухгалтерская проводка. Если в проводке корреспондируют только два счета (один по дебету, другой по кредиту), то она называется простой. Бухгалтерские проводки, в которых взаимодействуют более двух счетов - сложные проводки.

Простая проводка вызвана следующей хозяйственной операцией:

От поставщика поступили на склад материалы на сумму 2000 рублей.

В результате данной операции на складе увеличилось количество материалов на сумму 2000 рублей (дебетуется активный счет 10) с одновременным возникновением задолженности поставщику в той же сумме (кредитуется пассивный счет 60). Таким образом, бухгалтерская проводка по этой операции имеет вид:

Дебет - "Материалы" - 2000;

Кредит - "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 2000.

Или с использованием номеров счетов:

Д 10 2000;

К 60 2000.

Сложная проводка отражает на счетах следующую операцию:

Выданы из кассы предприятия средства на зарплату в сумме 100000 рублей и в подотчет работнику на командировочные нужды 3000 рублей.

После совершения этой операции в кассе сумма денежных средств уменьшилась на 103000 рублей (кредит активного счета 50 "Касса"), в результате чего погашена задолженность по зарплате в сумме 100000 рублей (дебетуется пассивный счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"), и возникла задолженность подотчетного лица - дебитора на 3000 рублей (дебетуется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

Таким образом, бухгалтерская проводка по этой операции имеет вид:

Дебет - "Расчеты с персоналом по оплате труда" -100000;

Дебет - "Расчеты с подотчетными лицами" - 3000;

Кредит - "Касса" -103000.

Или:

Д 70 100000;

Д 71 3000;

К 50 103000.

То есть, как видно из примеров, при отражении любой операции на бухгалтерских счетах должно обязательно соблюдаться равенство дебетовых и кредитовых оборотов, что обеспечивает баланс предприятия.

Перед составлением баланса следует проконтролировать правильность записи на счетах в течение отчетного периода, составив оборотную ведомость, представляющую собой таблицу, содержащую остатки по всем задействованным счетам на начало отчетного периода, суммарные обороты по месяцам и выводимые на их основе сальдо на начало следующего месяца и т. д. в течение отчетного периода.

Итоги оборотной ведомости должны быть попарно равны. То есть дебетовый оборот по всем счетам должен быть равен соответственно кредитовому обороту; то же относится и к месячным оборотам (дебетовые обороты равны кредитовым). Итоги остатков на начало месяца по дебету и кредиту равны, так кик для открытия счетов использован начальный баланс, в котором итог актива равен итогу пассива (обязательное условие баланса). Итоги оборотов за месяц по дебету и кредиту равны, поскольку вследствие используемой двойной записи каждая сумма фиксируется дважды: по дебету одного счета и кредиту другого. Данные суммы должны также совпадать с итогом журнала регистрации операций; несовпадение говорит о пропуске операции или допущенной ошибке. Равенство остатков (сальдо) на конец месяца по дебету и кредиту имеет место вследствие получения их на основе начальных остатков и оборотов; эти остатки (сальдо) и используются для составления Нового баланса.

В бухгалтерском учете для получения различных по степени детализации показателей используются два вида счетов: синтетические и аналитические.

Синтетические счета дают обобщенное представление о хозяйственных средствах и операциях, на них отражаются денные экономических группировок однородных средств, их источников и операций; они ведутся только в денежном выражении. Отражение на синтетических счетах операций называется синтетическим учетом; на основании его данных заполняются все статьи бухгалтерского баланса.

Но некоторые синтетические счета обобщают учет объектов, которые хоть и имеют однородные экономические характеристики, но по своим техническим свойствам и назначению могут быть отнесены к самостоятельным группам внутри одного синтетического счета. Для учета таких групп открываются субсчета (счета II-го порядка), которые являются составной частью синтетического учета. Например, к синтетическому счету 10 "Материалы" рекомендовано открывать следующие субсчета: 10-1 "Сырье и материалы", 10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", 10-3 "Топливо" и т. д.

Некоторые синтетические счета не имеют субсчетов и непосредственно подразделяются на аналитические счета (например, счет 71 "Расчеты с. подотчетными лицами"), которые необходимы для наблюдения детальных показателей по каждому виду основных средств, материалов, по каждому рабочему и т. д. При ведении аналитических счетов используются не только денежные измерители, но натуральные и трудовые.

Например, в случае использования в хозяйственных операциях различных материалов необходимо вести учет раздельно по ним как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Для этого применяются карточки количественно-суммового учета, которые содержат информацию по каждому материалу об остатке на начало отчетного периода, его поступлении и выбытии как по количеству, так и по стоимости. В случае, когда учет не требует количественного отражения, могут быть использованы контокоррентные карточки (например, для расчетов с поставщиками, когда необходима информация отдельно по поставщикам в денежном выражении).

Следует отметить, что обороты по каждому учитываемому объекту дают в сумме обороты по соответствующему объединяемому их счету.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная взаимосвязь: на аналитических счетах отражаются те же операции, что и на синтетических, но по более детальным экономическим группировкам. Поэтому общие итоги записей по аналитическим счетам должны соответствовать сумме на синтетическом счете.