Теоретичні відомості. Знайомство з можливостями узагальнення даних в середовищі електронних таблиць Microsoft Excel: сортування

МОДУЛЬ № 2

ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ MICROSOFT EXCEL 2003

Лабораторна робота № 6

Знайомство з можливостями узагальнення даних в середовищі електронних таблиць Microsoft Excel: сортування, фільтрація, формування підсумків, консолідація, групування даних

Мета:набуття практичних навичок в обробці даних електронних таблиць.

План

1. Представлення електронної таблиці у вигляді списку.

2. Сортування даних.

3. Фільтрація даних у списку: Авто фільтр, розширений фільтр.

4. Структурування таблиць: ручний спосіб, авто структурування, підсумки.

5. Консолідація даних.

6. Зведені таблиці.

Теоретичні відомості

Excel має розвинутий апарат швидкого та зручного узагальнення даних: сортування, фільтрація, формування підсумків, консолідація, групування даних. Ці інструменти відкриваються в меню Данные.

1. Представлення електронної таблиці у вигляді списку

Список – це один із засобів організації даних на робочому листі. Список створюється як позначена область, що складається з рядківтаблиці зі зв’язаними даними. Перший рядок містить назви стовпців. Дані в кожному стовпцю мусять бути однотипними.

Наприклад, журнал відомостей магазину безмитної торгівлі, що має вигляд:Назва товару, Призначення (чол./жін), Об’єм, мл, Вартість, од., Кількість, од., Загальна вартість – являє собою список даних (рис. 1). Дані, організовані в список, у термінології Ехсеl називаються базою даних (БД). При цьому рядки таблиці – цезаписи бази даних, а стовпчики –поля БД.

Щоб перетворити таблицю Ехсel у список, необхідно надати стовпцям імена, які будуть використовуватися як імена полів бази даних. Імена стовпців можуть складатися здекількох рядків заголовків, розміщених в одному рядку таблиці Ехcel, як це зроблено на рис. 1.

Створюючи список на робочому листі Ехсеl необхідно дотримуватись певних правил:

- на одному робочому листі не варто поміщати більш одного списку, оскільки деякі операції, наприклад, фільтрація, не працюють водночас з кількома списками;

- варто відокремлювати список від інших даних робочого листа хоча б одним незаповненим стовпцем або одним незаповненим рядком;

- список може займати весь робочий лист: 16384 рядки і 256 стовпців;

- імена стовпців повинні розташовуватися в першому рядку списку;

- для імен стовпців варто використовувати шрифт, тип даних, вирівнювання, формат, рамку або стиль букв, відмінні від тих, що використовувалися для даних списку;

- щоб відокремити імена стовпців від даних, варто розмістити рамку по нижньому краю клітин рядка з іменами стовпців.

Рис. 1. Приклад списку