Контроль і ревізія розрахунків з підзвітними особами

При здійсненні такої перевірки ревізор керується Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом МФУ № 59 від 13.03.98, зі змінами та доповненнями від 05.07.2007 № 791.

Перевірка розрахунків із підзвітними особами має на меті встановити цільове використання підзвітних сум і виявити незаконні господарські недоцільні витрати. Підставою для перевірки розрахунків із підзвітними особами є накази і розпорядження, авансові звіти із прикладеними документами, записи по рахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. Ревізію розрахунків з підзвітними особами починають із перевірки змісту касових операцій і операцій по рахунках в банку. Зіставляючи дані аналітичного обліку по рахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” з даними по касі, визначають, як дотримувався порядок видачі сум на операційні і господарські витрати. При ревізії розрахунків одночасно перевіряють: наявність випадків видачі авансу особам, які своєчасно не розра­хувалися за попередній аванс; випадки порушення строків закриття розрахунків по кожному ава­нсу зокрема; випадки видачі авансу до погашення заборгованості по попередньому; передачу сум авансу однією підзвітною особою іншій; своєчасність подання авансових звітів.

Ревізуючи авансові звіти із використання підзвітних сум на операційні і господарські витрати, потрібно визначити законність і доцільність таких витрат: детально вивчити документи, які додані до звітів по оплаті готівкою вантажно-розвантажувальних робіт, послуг, придбання ТМЦ. Особливої уваги вимагає перевірка достовірності таких пред'яв­лених підзвітною особою документів, як касові чеки торгових підприємств за придбані у них товари, рахунки дрібнооптових баз і копії прибуткових документів на здачу придбаних матеріальних цінностей. Джерелами ревізії розрахунків із підзвітними особами по відрядженнях є накази, розпорядження керівника підприємства, посвідчення на відрядження, дані по виданих грошових авансах, письмові пояснення результатів відрядження, авансові звіти з додатками, записи по рахунках 30 “Каса”, 31 “Рахунки в банках”, 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. На підставі наказів і відміток у посвідченні про відрядження визначають задані і фактичні строки відрядження: в межах України - до 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів. На підставі відміток у посвідченні при відрядження визначають правильність оплати добових.

Складовою і невід'ємною частиною ревізії підзвітних сум є перевірка витрат кош­тів на службові відрядження. При цьому слід керуватися Постановою Кабінету Міністрів України “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон” затвердженого Міністерством фінансів України від 23.04. 1999 року №663, зі змінами і доповненнями від 23.09.2009р. № 1015. Перевіряючи оплату проїзду, а також проживання в готелі, ревізор керується Законом України “Про оподаткування прибутку підприємств” від 22.05.1997 р.№ 283/97 ВР, де вказано, що оплата проводиться в розмірі фактичних видатків тільки при поданні підтверджувальних документів.

При наявності підтверджувальних документів відшкодовуються витрати: на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чищення), але не більше 10 % від норм добових витрат для країни, куди від­ряджається працівник; бронювання місця в готелях в розмірах не більше 50 % вартості місця на добу; за користування постільними речами в поїзді; комісійні в разі обміну валюти. Працівнику видаються кошти як в національній валюті країни, куди скеровується працівник, так і у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні потреби згідно з нормами у розмірах, обумовлених їх реальними потребами в країні перебування.