Завдання, джерела, нормативні акти, які використовуються при ревізії коштів у касі

Контроль і ревізія грошового обігу й ефективності використання коштів займають важливе місце в системі фінансово-господарського контролю. Це пояснюється тим, що система грошового обігу в умовах ринкової економіки перетворилась із галузевої в таку проблему, яка має важливе значення для зміцнення всього комплексу національної економіки.

У зв’язку з цим важливого значення набуває як поточний контроль надходження, оприбуткування і використання коштів на об’єктах підприємства, так і наступний контроль цих операцій під час проведення ревізій контрольно-ревізійною службою і перевірок податковими органами.

Поточний контроль грошового обігу і касових операцій на підприємствах проводиться на стадії здійснення цих операцій керівниками підприємств і їх підрозділами та бухгалтерською службою при виконанні ними функціональних обов’язків.

Працівники обліку, особливо головні бухгалтери, повинні здійснювати повсякденний поточний контроль за повнотою, правомірністю і своєчасністю операцій, пов’язаних з надходженням коштів та їх правильним і ефективним використанням.

Ревізія коштів і касових операцій є наступною формою фінансово-господарського контролю і здійснюється ревізорами контрольно-ревізійної служби.

Об’єктами контролю і ревізії є збереження коштів у касі, операції з грошовими коштами, цінні папери та облік коштів і операцій з ними. Під час здійснення цих процедур контролю використовується як нормативно-законодавчі й інструктивні матеріали, так і облікова (фактографічна) інформація (рис. 6.1.).

Рис. 6. 1. Організаційна модель контролю і ревізії грошових коштів

Як показує досвід передових цивілізованих країн в їх підприємствах, установах та організаціях каси відсутні. В масштабах держави це забезпечує значну економію матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Всі розрахункові відносини здійснюються у безготівковому порядку через установи банків. Україна в цьому відношенні на сьогоднішній день ще є винятком. Хоч вже дещо робиться. І тому підприємства незалежно від форм власності і виду діяльності згідно з чинним Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. №637., можуть розраховуватись готівкою з робітниками і службовцями при виплаті заробітної плати, премій, винагород, допомог, пенсій, а також при видачі на господарські витрати та відрядження.

Відповідно до діючого законодавства, підприємства, які відкрили поточні рахунки в установах банку, зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійснюють розрахунки за своїми зобов'язаннями в безготівковій та готівковій формі. Готівку можна одержувати з власних рахунків в банках в межах наявних на них коштів на ті цілі, які визначені в грошовому чеку без подання обґрунтовуючих документів і розрахунків. Підприємства та інди­відуальні підприємці можуть здійснювати розрахунки між собою, а також із фізичними особами як в готівковій, так і в безготівковій формі. Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банку, так і за рахунок готівкової виручки, і здійснюються через касу підприємства із веденням касової книги.

Як виняток, розрахунки готівкою підприємства між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових, видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, квитанцій, договорів купівлі-продажу товару, актів закупівлі, виконання робіт або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт. Підприємства та індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування, надання послуг за готівку через зареєстровані реєстратори розрахункових операцій (РРО) зобов'язані видати касовий чек, а під час виходу з ладу РРО - письмовий документ для підтвердження витрат.

З метою збереження готівки і грошових документів та бланків суворої звітності, здійснення з ними операцій на всіх підприємствах створюються каси. Для ведення касових операції призначається матеріально відповідальна особа – касир. Підприємства можуть мати в касі готівку в ме­жах ліміту залишку готівки в касі на кінець робочого дня, встановленого у договорі який укладений при відкритті поточного рахунка між банком і підприємством. Сума встановленого ліміту може бути переглянута у разі звернення клієнта з ґрунтовними підставами і подання ним заявки-розрахунку.

Контроль за дотриманням касової дисципліни на підприємствах згідно з Положен­ням (глава 5) покладено на контролюючі органи України, які визначають періодичність проведення перевірок та термін їх здійснень. Тому основними завданнями ревізії каси і касових операцій є перевірка: забезпечення умов збереження готівки та інших цінностей в касі та при їх доставці з банку; дотримання правил документального оформлення операцій по руху готівки; своєчасність та повноти оприбуткування одержаної готівки з банку від інших осіб; дотримання касової дисципліни при проведенні касових операцій; цільового використання готівки; дотримання ліміту готівки в касі, умов видачі на поточні потреби та на інші цілі; дотримання встановленого порядку збереження чекових книжок, а також отримання по них готівки; стану обліку касових операцій, ведення касової книги, книг аналітичного обліку інших цінностей, які зберігаються в касі; дотримання граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків.

Фінасовий контроль каси та касових операцій – одна з найвідповідальніших ді­лянок документальної ревізії. Головна її мета полягає у виявленні фак­тів недостач, розтрат і привласнення грошових коштів. Це досягається методом раптової інвентаризації готівки з наступним порівнянням отри­маних даних із записами у відповідних документах. Інвентаризація проводиться згідно Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджену Міністерством фінансів України від 11.08. 1994 року № 69, зі змінами і доповненнями від 05.03.2008р. №353.

Як правило, джерелами ревізії грошових потоків є:

первинні документи (прибуткові і видаткові касові ордери; квитанції на внесок готівки до банку або на оплату послуг інших організацій; корінці чекової книжки; розрахунково-платіжні відомості на виплату заробітної плати, відпускних, матеріальних допомог, компенсацій, відрядних, стипендій та інших виплат; трудові угоди на виконання і оплату певних робіт; акти інвентаризації готівки в касі; чеки, рахунки на придбання матеріальних цінностей готівкою та накладні на отримання цінностей і надання послуг; договір про матеріальну відповідальність);

облікові регістри (журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів; касові книги; звіти касира; журнал 1 і відомості 1.1, 1.2., 1.3. за рахунками обліку грошових коштів; облікові записи на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”; Головна книга);

звітні документи (книга обліку розрахункових операцій; розрахункова книжка, баланс підприємства (установи)).