Замечание. В зависимости от типа вашего принтера вкладка Страница(Page) может отсутствовать

В зависимости от типа вашего принтера вкладка Страница(Page) может отсутствовать. В этом случае, вместо выполнения пунктов 5, 6 и 7, вам следует щелкнуть мышкой по кнопке Свойства(Properties) в окне Печать(Print) и выбрать необходимые значения размера бумаги, ориентации листа и т. д. из настроек самого принтера (см. руководство по использованию вашего принтера).

Чтобы иметь возможность посмотреть расположение данных на страницах, прежде чем они будут отправлены на печать, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра. Войти в режим Предварительного просмотра можно как из окна базы данных, так и из режима Таблицы. Чтобы просмотреть таблицу в режиме Предварительного просмотра из окна базы данных, необходимо выделить таблицу в списке таблиц окна базы данных, а затем выполнить одно из действий:

· нажать кнопку Предварительный просмотр(Print Preview) на панели инструментов База данных(Database);

· выбрать из меню Файл(File) команду Предварительный просмотр(Print Preview);

· щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы и из контекстного меню выбрать командуПредварительный просмотр(Print Preview).

Чтобы войти в окно предварительного просмотра из режима Таблицы, следует нажать кнопкуПредварительный просмотр(Print Preview) на панели инструментов Режим таблицы(Table Datasheet) или выбрать команду Предварительный просмотр(Print Preview) из меню Файл(File).

После перехода в режим Предварительного просмотра на экране появляется окно предварительного просмотра и панель инструментов Предварительный просмотр(Print Preview) (рис. 2.54). В нижней части окна присутствует ряд кнопок перемещения по страницам, аналогичных кнопкам перемещения по записям в режиме Таблицы. Там же находится поле номера страницы, в котором отображается номер текущей страницы и в которое можно вручную ввести номер страницы и перейти на эту страницу.

Рис. 2.54. Окно предварительного просмотра документа

Чтобы увеличить страницу для детального просмотра, достаточно установить указатель мыши на изображение страницы (он принимает форму лупы со знаком плюс (+)) и нажать на левую кнопку мыши. Для просмотра листа целиком необходимо установить указатель мыши на страницу (лупа со знаком минус (—)) и нажать на левую кнопку мыши. При просмотре страницы в режиме увеличения в окне появляются линейки прокрутки, позволяющие перемещаться по листу вверх-вниз и вправо-влево.

Действия, которые можно совершить с помощью кнопок панели инструментов Предварительный просмотр(Print Preview), приведены в табл. 2.16.

Таблица 2.16. Описание кнопок панели инструментов Предварительный просмотр

Как видно из таблицы, многие действия, выполняемые при нажатии кнопок на панели инструментов, дублируются соответствующими командами меню. Эти действия являются стандартными и используются в других приложениях Microsoft Office. Характерной именно для Access является кнопка Связи с Office.Если нажать стрелку справа на этой кнопке, то появляется список из трех команд:

· Слияние с MS Word(Merge It with MS Word) — обеспечивает слияние данных из таблицы Access с документом Microsoft Word;

· Публикация в MS Word(Publish It with MS Word) — преобразует таблицу Access в документ Microsoft Word;

· Анализ в MS Excel(Analyze It with MS Excel) — преобразует таблицу Access в рабочий лист Microsoft Excel.

Сортировка, поиск и фильтрация данных

Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации. Таблицы могут содержать огромное число записей, и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные. Access 2002 является в этом отношении примером того, как можно при выполнении этих операций обеспечить максимальное удобство для пользователей и в то же время эффективность обработки больших объемов данных.