ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Розглянемо найпоширеніші форми організації використання документної інформації архівів.

Одним з найефективніших засобів розкриття інформаційного потенціалу НАФ України, а також доведення суспільного значення архівів є ініціативне інформування. Саме за його допомогою формуються суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів. Інша особливість ініціативної інформації полягає у випереджаючому задоволенні попиту великих суспільних груп, владних структур, установ, організацій, окремих громадян. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки, списки-довідники.

Інформаційний лист, як і тотожна з ним, хоч дещо застаріла за формою, довідка-орієнтувальник, є офіційним зверненням архіву до будь-якого адресату (органу владу, наукової або проектної інституції, банку, страхової фірми тощо), який містить коротке повідомлення про архівні документи, що можуть становити для нього інтерес. Інформаційний лист має на меті привернути увагу до архівної інформації і встановити ділові контакти з адресатом, тому відомості надаються у загальній формі.

Тематичний перелік, на відміну від інформаційного листа, містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат, пошукових даних. Він складається в основному на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист архіву. Значно рідше він є первинною інформацією. Усталена його форма передбачає назву, короткий вступ, де викладено значення обраної теми, вказано використані фонди і такі, які містять додаткову інформацію та характеристику документів. При цьому вказується дата документа, його різновид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опису) та пошукові дані.

Специфічною формою ініціативного формування є список-довідник, який містить відомості лише про корисні копалини (історію віднайдення та експлуатації їх) і надсилається геологічним організаціям з метою допомогти їм вирішувати практичні питання розробки покладів. Оскільки цей вид використання має рекламно-довідкове значення, пропонує інформацію НАФ потенціальному користувачеві, то до форм ініціативного інформування відносять також реклами, буклети, плакати, документальні фільми, фотоальбоми тощо.

Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є задоволення соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян. Йдеться про надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Для отримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фондами державних, адміністративних, освітніх та інших установ. Виконують соціально-правові запити в архівах, як правило, спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян, реєструє їх, надає необхідні консультації відвідувачам і видає довідки. Довідковий підрозділ повинен мати інформаційну довідкову літературу як загальну, так і архівну, спеціальні картотеки (перейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу).

– 208 –

Основна робота співробітників такого підрозділу полягає у тому, щоб точно визначити архівні фонди, де можуть міститися потрібні відомості, переглянути описи, довідкові картотеки і поаркушно переглянути справи. Результати пошуку подають у вигляді однієї з встановлених для архівних установ форм відповіді:

архівна довідка, архівна копія, архівний випис.

Архівна довідка – вид інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів.

Архівна копія – письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завірене архівом.

Архівний витяг – дослівне відтворення частини тексту документа, що належить до певного питання, факту, особи, офіційно завірене архівом.

Цей вид роботи архівних установ має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньо пов'язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами соціального захисту громадян. Водночас він є і традиційною формою роботи архівів, якою вони займалися з давніх часів.

Порівняно новою формою роботи для українських архівістів є виконання генеалогічних запитів. Архівні установи колишнього СРСР отримали дозвіл займатися нею лише у 1989 р. Для архівів практично усіх країн світу це давня і звична робота.

Наприклад, у Національному архіві США, хоч цей вид діяльності і не покладається на архівістів, розроблено спеціальну методику досліджень безпосередньо відвідувачами. Для них у зручній формі (переважно мікрофільмів) доступні всі відомості генеральних переписів населення, які проводилися у США регулярно через 10 років, починаючи з 1790 р. Окремо містяться звіти про індіанців (1830-1940) з фондів бюро в індіанських справах; а також документи на земельне володіння; відомості про натуралізацію емігрантів (1790-1950), де вказувалися ім'я, вік, національність та країна, звідки прибув переселенець. Цікавим генеалогічним документом є списки пасажирів з портів Атлантичного і Тихого океанів, започатковані в 1820 р. Оскільки в Україні подібні документи збереглися в обмежених обсягах, недоступні для масового дослідника через їх незамікрофільмованість, непідготовленість та погану фізичну збереженість – такі дослідження проводять архівісти.

Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв'язки у ланцюгу поколінь. Ці відомості необхідні для складання родовідного дерева, що останнім часом набуває дедалі більшого значення для наших громадян. Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Але споживач може забажати, щоб йому знайшли предків на глибину 3-7 поколінь, щоб побудували родовідне дерево, що є надзвичайно складною науковою роботою, яку архіви практично не виконують.

Приймаючи такі запити, важливо зібрати усі відомості, необхідні для наведення довідки: точні біографічні дані, назви установ та організацій. Чіткість їх дозволить забезпечити правильний пошук необхідної інформації і значно скоротить строки виконання запиту. Значна частина негативних відповідей спричинена непоправними втратами НАФ у період останніх світових та громадянських воєн, а також невирішеністю проблеми комплектування документами, що містять інформацію особового характеру. Досі немає чіткого уявлення, які саме громадянські, виробничі, біографічні відомості мають бути предметом довготривалого архівного зберігання. Ситуацію ускладнює неповнота архівних фондів, раніше прийнятих на державне зберігання, у частині інформації з особового складу установ, організацій і підприємств, а також розпорошеність архівних документів про громадянський стан між державними архівами і архівами відділів РАГС, які зберігають їх протягом 75 років.

– 209 –

Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв тощо. Вони вимагають виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Результати виявлення архівних документів фіксують на картках, які потім систематизують за хронологією і вони стають підґрунтям для складання довідки. Формою відповіді на тематичний запит можуть бути архівна довідка, архівна виписка, архівна копія, а також інформаційний лист, тематичний перелік і ін.

Усі форми довідкової роботи, орієнтовані на широкого споживача, є дуже важливим чинником підвищення суспільної значущості архівів і створення їх позитивного іміджу.

Важливою формою пропаганди архівних документів є експозиційна робота архіву, організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів знайомитися з унікальними документами НАФ України, що мають історичне і соціально-культурне значення. Для експонування відбирають найцінніші і найцікавіші документи (писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають у зручній для сприйняття пересічним глядачем формі.

Тематику виставок, як правило, пов'язують з актуальними питаннями громадсько-політичного життя країни, присвячують історичним датам, ювілеям видатних державних, громадських та культурних діячів, іншим подіям, які цікавлять громадськість. Залежно від строку проведення виставки поділяються на постійно діючі (наприклад, з історії державності, архівної установи), експонати на яких періодично замінюються, і тимчасові, що діють протягом недовгого часу (від кількох днів до кількох місяців). Відповідно до місця розташування виставки можуть бути стаціонарними і пересувними. Стаціонарні розмішують у спеціальних приміщеннях, обладнаних стендами, вітринами, іншим устаткуванням. Пересувні виготовляють лише з копій документів на пересувних стендах та щитах і можуть експонуватися у зручних для цього місцях (палаци. культури, кінотеатри, фойє установ, парки тощо). Успіх виставки залежить, як правило, від використання усіх можливих експонатів, а не лише архівних документів, вдалого художнього оформлення, використання специфічних засобів (монтаж, колаж, підсвітлення).

Важливе значення набуває тиражування виставок (виготовлення фотокомплектів, наборів ксерокопій), експонування їх за кордоном, в українських дипломатичних і культурних установах. Це вимагає дбайливого ставлення до відбирання документів, особливо щодо якості їх відтворення, видовищності, перекладу на інші мови. Виставки значно розширюють кількість споживачів архівної інформації, особливо тоді, коли на їхній базі проводяться наукові та культурні заходи.

З'явилась і така форма експонування архівних документів, як виставки на комерційній основі. Вони можуть виготовлятися на замовлення комерційних та підприємницьких структур, супроводжуватися отриманням плати за вхід, наданням різних платних послуг, зокрема продажем фотокопій та ксерокопій документів. Накопичений досвід свідчить, що за умови чіткої організації виставок, надання якісних послуг та широкої реклами такі експозиції дозволяють архівам активніше і різноманітніше пропонувати документи архіву.

Експозиційна діяльність архівних установ має надзвичайно велике значення у пропаганді документів НАФ, доведенні широкому загалові соціальної значущості архівів та в історико-культурному вихованні. Прикладом цього є постійно діюча виставка у Національному архіві США, де експонується оригінал Декларації незалежності та інші документи.

– 210 –

Дедалі ширше використовуються документи НАФ через засоби масової інформації зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ України в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає.

Для преси можуть готуватися добірки документів, документальні нариси, статті, газетні шпальти, короткі інформації. У добірках документів, які вміщують у газетах і журналах, відтворюють повністю або у фрагментах декілька документів одної тематики, під одним заголовком у предметному чи хронологічному порядку. Публікацію добірок документів супроводжують пояснювальним текстом, що містить їх характеристику, описання історичної обстановки, коли вони створювалися тощо. Документальний нарис є описанням на підставі архівних документів, конкретних історичних подій, або діяльності історичних постатей. Тематична шпальта – це газетна сторінка, відведена для висвітлення певної теми (історичної події, особи, регіону, окремого підприємства) з широким залученням архівних документів. Найбільша ефективність публікацій досягається при використанні у ній різних видів документів: текстових, графічних, фото, карт, таблиць тощо. Позитивно впливає і періодичність архівних публікацій та їхній тематичний зв'язок.

Архівні установи організовують також використання документної інформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід, бесід-інтерв'ю, репортажів, прес-конференцій. Передачі можуть бути об'єднані у цикли, постійні рубрики. Велике значення мають творчі контакти з радіо і телестудіями. Цей вид роботи вимагає складання тематичного сценарію передачі. За масовістю аудиторії ця форма використання архівної інформації має надзвичайне значення.

Традиційною формою є використання документів через читальний зал, яка зближує роботу архіву та бібліотеки. Читальні зали є при всіх державних архівах: центральних, обласних, міських, центральних галузевих, багатьох відомчих. Згідно Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” до роботи з документами допускаються громадяни України та іноземні громадяни, які мають заявлену потребу в цьому, на підставі особистої заяви, посвідчення особи, документа про освіту. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надають усі необхідні друковані видання: путівники, довідники, покажчики, огляди, каталоги, а також збірники документів у рамках тем, заявлених для дослідження. До послуг відвідувачів консультації досвідчених архівістів.

Закордонна практика у цій ділянці дещо відрізняється від вітчизняної. Наприклад, у Національному архіві Канади контакти між дослідником і працівником читального залу зведено до мінімуму. Відвідувач отримує рекламно-інформаційні буклети, які докладно інформують про фонди архіву, техніку роботи у читальному залі, до його послуг комп'ютери з ознайомчою програмою. На відкритому доступі е фондовий покажчик архіву – індекс усіх фондів та колекцій і їх описи. Вивчивши ці довідкові видання і документи, дослідник замовляє потрібні йому архівні матеріали.

В українських архівах замовлення приймає завідуючий читальним залом, який здійснює загальний контроль за роботою дослідників. З метою забезпечення збереженості документів в архівах усі унікальні, цінні й найбільш використовувані фонди мікрофільмуються, і до читального залу такі документи видаються лише у вигляді мікрофільмів.

Велике значення має оснащення читальних залів сучасною технікою. Якщо у Національному архіві Канади приймання, облік замовлень і контроль за проведенням

– 211 –

документів здійснюють за допомогою комп'ютера, то в Україні навіть не всі архіви обладнані ксерокопіювальними апаратами. Крім того, з метою кращого збереження найстаріших документальних пам'яток в Україні заборонено знімати ксерокопії з документів, створених до початку 20 ст.

Одним з найефективніших засобів поширення архівної інформації є публікація документів. Вона здійснюється шляхом наукової кооперації праці істориків, археографів, архівістів. Публікації документів стимулюють історичні дослідження. Лише після того, як документальні джерела стають доступними у вигляді публікацій, дослідники отримують можливість підійти до написання праць з історичною точністю. Особливо це стало помітно після виходу у світ кількох великих колекцій середньовічних документів, видавцями яких були архівісти.

Це насамперед 28 томів “Пам'ятки італійської історії” моденського архівіста Л.Кураторі (1723-1738). Велика колекція німецьких середньовічних джерел “Monumenta Germaniae historica” яку започаткував у 1826 р. секретар ганноверського архіву Г.Пертц, виходить і досі (видано близько 120 томів). У Великій Британії 251 том “Серії сувоїв” (“Requm Britannicarum medii aevi scriptores”) протягом 1858-1911 рр. видавали головні архівісти Державного архіву. В Україні вперше документи і літературні пам'ятки Правобережної і Західної України 14-18 ст. почала публікувати Тимчасова комісія для розгляду давніх актів, створена у 1843 р. при Київському, Подільському і Волинському генерал-губернаторі. Починаючи з 1845 р; вона видавала “Пам'ятки”, в 1859-1914 рр. у Києві видано 35 томів “Архиву Юго-Западной России”. Археографічна комісія НТШу Львові з кінця 19 ст. видавала “Жерел з історії України-Руси”. Першими суто архівними збірниками документів були: “Повстання декабристів” та “Відозви до шевченківських роковин”, опубліковані 1925 року. Вони започаткували археографічну роботу архівних установ.

Публікації архівних документів можуть мати різні форми. Корпусне видання – публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівних сховищ. Серійні публікації – подання якомога повнішого комплексу документів за однією темою на підставі однакових підходів і вимог. Як правило, для цього залучають друковані джерела (листівки, газети, брошури). Поширеною формою видання архівних документів є регести – формалізований виклад змісту архівних документів зі збереженням особливостей мови і по можливості структури. Як правило, вони практикуються в разі необхідності друкування великої кількості однотипних документів.

В англомовних країнах, зокрема у Великобританії та США, існує особлива форма видання державних документів за серіями. У 1831-1861 рр. історики А.Гейлс і С.Ситон опублікували в 38 томах “Державні документи Америки”. Серія охоплює інформацію з усіх сфер діяльності Федерального уряду за 1789-1832 рр. На жаль, для сучасних документів уряду така форма публікації цілком неможлива, оскільки його функції та, листування значно збільшилися. У практиці Державного архіву Великобританії розроблено скорочену форму відтворення урядових документів – “Календарі державних паперів”. Перший британський архівіст Ф.Пелгрейв після створення Державного архіву видав наказ про систематичні підготовку календарів, виходячи з розробки, класифікації і взяття на облік кожного документа. З 1841 р. ці календарі виходили як додаток до звітів архіву, а з 1855 р. – окремими серіями. З розвитком цієї роботи відомості про документи ставали повнішими, іноді текст відтворювався повністю або у найдокладнішому переказі. Календарі е і однією з форм довідкового видання. Цей спосіб публікацій широко вживався наприкінці минулого століття у США, де у

– 212 –

1893-1903 рр. вийшла серія календарів. Найціннішими з них є календарі паперів третього, четвертого та п'ятого президентів Т.Джеферсона, Д.Медісона і Д.Монро.

Особливою формою публікації джерел є видання і окремої пам'ятки, тобто документа або групи документів, близьких за змістом: “Правда Русская”, “Литовский статут”, “Літопис гадяцького полковника Гр.Граб'янки”, “Опис Київського намісництва XVIII ст.”

Крім звичайної текстової форми відтворення документа, використовують і публікації джерел у вигляді мікрофільмів та мікрофіш.

У США план видання документів на мікроплівці було складено ще 1940 р. в Національному архіві за участю доктора С.Бака. Ним передбачалося мікрофільмування вибраних серій документів, що становлять велику наукову цінність. На початок 60-х років таким чином було відтворено понад 4 млн. сторінок документів. Ця робота триває досі. Однією з вигідних сторін мікрофільмової публікації е її порівняно низька вартість, отримання точних копій з оригіналів документів, відсутність необхідності в археографічному опрацюванні. Іноді ці дві форми поєднуються. Так, видання “Журналів Континентального Конгресу” (за 1774-1789 рр.) у 1904-1937 рр. здійснювали друкарським способом, а в 1952 р. доповнено мікрофільмами.

Підготовка архівних документів до друку має проводитися згідно чинних правил. В Україні такі правила розробляють Інститут української археографії та джерелоз-навства ім. М.Грушевського НАН України та УДНДІАСД.