Порядкування у відомчих канцеляріях та архівах. Поточне діловодство і архіви. Нищення архівних матеріалів

Архіви губернських правлінь, казенних і судових палат зростали швидкими темпами не лише за рахунок документів ліквідованих установ, а й в результаті власного діловодства. Російські бюрократичні порядки, регламентація канцелярської служби сприяли зростанню документообігу. У 19 ст. поточне діловодство канцелярій було відокремлене від архівів. Канцелярії впорядковували документи, формували справи, надавали їм заголовки, наприклад: “Дело, состоящее из регистров бумагам, отправленным в Санкт-Петербург для доклада Г. генерал-губернатору. Начато 18 марта 1843 г.”1 В кінці кожного року на закінчені справи складали описи, в яких зазначали порядкові номери, дати початку і закінчення справи, зміст та кількість аркушів у кожній справі. “Решенные дела”, непотрібні для поточних справ, канцелярії передавали до архівів за описом. В архіві справи зберігали у в'язках, у шафах, на полицях. На обкладинці справи проставляли номери шафи, полиці, в'язки. Наприклад, “Дело об учреждении в Києве Временной комиссии для разбора Архива разных присутственных мест й монастырей тут и о мерах к открытию действий ея. Начато З0 апреля 1843 г. – кончилось 12 октября 1844 г. По судной части на 547 листах” зберігалося в архіві у в'язці 16, на 4 полиці, в 113 шафі2.

В архівах, переповнених старими справами, документи зберігалися без належного порядку.””Сбитые в кучу дела,... истлевшие й подгнившие от сырости, ни в какую опись не занесенние”, – з таким порядкуванням зіткнувся дослідник О.Андрієвський в архіві Київського губернського правління в 1881 р.3 Обсяг матеріалів колишньої Малоросійської колегії, які зберігалися при Чернігівському губернському правлінні, був невідомий. Чернігівський губернатор у листі до ректора Харківського університету повідомляв лише про приблизну вагу згаданих документів – 150 пудів4.

Установи, яким належали архіви, нерідко позбавлялися непотрібних для довідок документів шляхом передання їх до інших установ або прямого знищення.

Для знищення старих архівних справ створювали спеціальні комісії, які узгоджували питання з вищими установами. У 1861 р. Проскурівський повітовий суд звертався до Подільського губернського правління з проханням розглянути

1 ЦДІАК України, ф. 442, оп. 152, спр. 154.

2 Там само, спр. 232"в", ч. 1.

3 Записки Императорского Одесского общества истории и древностей. Т. XIV. – Одесса, 1886. – С. 1.

4 ЦДІАК України, ф. 2017, оп. 1, спр. 284.

– 36 –

питання про старі справи (з 1803 р.), які зберігалися “без всякой надобности... й увеличивали только архив”1. Подільське губернське правління порушувало перед київським, подільським і волинським генерал-губернатором питання про запровадження в Подільській губернії “особых” комісій для розбирання старих непотрібних архівних справ у повітових судах цієї губернії і визначення, які з них підлягають знищенню. У лютому 1861 р. комісія, створена для розбирання архіву Балтського земського суду, склала опис старих справ з 1795 до 1834 р., які підлягали знищенню. Відомі факти стихійного знищування документів. Так, у кінці 19 ст. у м. Черкасах Київської губернії на базарах продавався весь архів Кременчуцького нижнього земського суду (вагою 700 пудів) зі справами останньої чверті 18 – 1-ї чверті 19 ст.