Пути совершенствования документооборота

Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Для того, чтобы рационально организовать делопроизводство, организация стремится соблюдать следующие принципы:

Принцип прямоточности требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений. Для выполнения этого принципа необходимо:

Применять современные технологии обработки документов и последовательность выполнения операций. Построить схемы документооборота, составлять маршрутные карты и технологические карты на управленческую документацию. Необходимо продумать расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест.

Принцип непрерывности – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимаются решения. Недопустимо скопление документов в одной инстанции. Этот принцип также предполагает равномерную загрузку сотрудников организации в работе с документами, без простоев.

Принцип ритмичности означает равномерность движения потоков документов в наиболее приемлемом ритме.

Принцип параллельности означает выполнение нескольких операций по обработке документов в процессе их движения. Основное назначение этого принципа – сокращение времени на прохождение документа. Это ускоряет документооборот и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения документов.

Работа с входящими документами. Входящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. Этапы работы с входящими документами:

При первичной обработке осуществляется проверка правильности адресования. Проверяется количество листов поступившего документа. Наличие приложений. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»). При отсутствии листов документа или приложения: ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в журнале регистрации (в графе примечание). При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституциональное право граждан на тайну переписки. Не вскрываются документы с пометками лично и конфиденциально, если не имеется допуск к ним.

При предварительном рассмотрении документы делят на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию (входящий номер, дата и время поступления). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу, на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

Руководителю предприятия. Заместителю руководителя предприятия. В структурные подразделения. Конкретным исполнителям.

При регистрации используется порядковая регистрация, регистрационный номер присваивается по журналу в рамках 1 года.

Руководитель, рассматривая входящий документ, определяет исполнителя, дает конкретные указания по исполнению документа, указывает сроки исполнения. Эти указания оформляется в виде резолюции на самом документе.

Направление на исполнение С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

Работа с исходящими документами. В процессе движения исходящих документов выполняются следующие операции:

1. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в 2х экземплярах (кроме факсов – 1 экземпляр).

2. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

3. Согласование проекта документа

4. Подписание документа руководителем или утверждение

5. Регистрация в «Журнале регистрации исходящих документов».

6. Отправка документа адресату

7. Подшивка документа в дело.Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Работа с внутренними документами.На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

Составление проекта документа исполнителем, Проверка правильности оформления проекта документа, Согласование проекта документа, Подписание документа руководителем или утверждение, Регистрация (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как с входящими документами: Передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей), Контроль исполнения документа, Исполнение документа, Проставление отметки об исполнении, Подшивка исполненного документа в дело.

Общими для всех групп являются следующие операции:

Рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних, резолюция – для входящих);

Регистрация документов;

Передача документов исполнителям;

Контроль исполнения документов;

Исполнение документов;

Подшивка исполненных документов в дела;

Использование документов в справочно-информационных целях;

Подготовка документов к передаче в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).