Критерии эффективности ЭИС

При создании информационной системы возникает зада­ча объективной оценки качества ее функционирования. Такая оценка особенно актуальна потому, что современные инфор­мационные системы - это сложные и дорогостоящие проекты, на их создание расходуются значительные ресурсы. Оцен­ке подлежат:

- система в целом,

- отдельные составляющие этапа проектирования систе­мы;

- важнейшие компоненты этапа эксплуатации системы.

Эффективность работы информационной системы определяется с помощью критериев эффективности. Как правило, функционирование ЭИС направлено на ус­пешную реализацию нескольких целей. Типичный перечень может включать следующие цели и их критерии:

1) максимальная полнота информации для обеспечения принимаемых решений (отношение объема информации в базе данных к объе­му информации на объекте управления);

2) представление информации с максимально возмож­ной скоростью (время обработки информации в ЭИС);

З) максимальное удобство взаимодействия информаци­онной системы с потребителями (время, которое потребители расходуют на запрос не­обходимой информации и ее использование в управлении);

4) сокращение расходов на создание, эксплуатацию и раз­витие ЭИС (сумма капитальных вложений и текущих затрат на создание, эксплуатацию и развитие ЭИС);

5) максимальное извлечение выходной информации из имеющегося объема данных (отношение объемов входной и выходной информации);

6) сокращение избыточности в базе данных (доля избыточной информации в общем объеме данных).

ЭИС обычно оценивается по комплексу критериев. Надо понимать, что одновременное достижение указанных целей практически неосуществимо. Например, повышение эффективности ЭИС по критериям 1-З вызывает увеличение расходов и достигнутое состояние системы противоречит цели 4.

1.4 Классификация ЭИС

Классификация ЭИС возможна по следующим признакам:

- административный признак;

- сферы применения;

- функциональный признак;

- режимы работы;

- способы распределения вычислительных ресурсов.

а) Классификация ЭИС по уровню применения и административному разделению:

- Экономическая информационная система предприятия.

- Экономическая информационная система района.

- Экономическая информационная система области.

- Экономическая информационная система государства.

б) Классификация ЭИС по сферам применения:

- Экономические информационные системы в банках.

- Экономические информационные системы фондового рынка.

- Страховые экономические информационные системы.

- Налоговые экономические информационные системы.

- Экономические информационные системы промышленных предприятий или opганизаций (в т. ч. бухгалтерские экономические информационные системы).

- Статистические экономические информационные системы.

в) С функциональной точки зрения можно выделить такие клас­сы ЭИС, как системы обработки данных (СОД), автоматизиро­ванные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС). Многие реальные ЭИС обладают черта­ми нескольких из названных классов, а не какого-то одного.

Для преобразования входной информации в выходную необходи­мо создание прикладных программ, для которых характерно наличие математичес­ких соотношений, позволяющих вычислять значения выходной информации без применения методов оптимизации процессов управления. ЭИС, дополненная прикладными программами, образует систему обработки данных - СОД. Решение, принятое на основе представленной информации, передается на управляемый объект, минуя СОД (рис. 1.1). Можно трактовать СОД как систему, которая преобразует поток входной информации в поток выходной информации. В качестве примера мож­но назвать программы расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования статистической отчетности и т.п.

Рисунок 1.1. Структурные схемы системы обработки данных и автоматизированной системы управления

Если ИС способна выполнять выбор управленческих реше­ний (автономно или с участием специалистов), то она становит­ся автоматизированной системой управления - АСУ. Приклад­ные программы АСУ, формирующие управленческое решение, как правило, используют экономико-математические методы для выбора оптимальных решений (исходные данные для оптими­зационной задачи рассчитыва­ются в режиме системы обработки данных).

Информационно-поисковые системы (ИПС) предназначе­ны для отыскания в каком-то множестве документов тех, ко­торые посвящены указанной в запросе теме или содержат необходимые сведения. Схема функционирова­ния ИПС приведена на рис. 1.2 . При вводе в ИПС каждый документ подвергается индексированию.

Рисунок1.2. Схема функционирования информационно-поисковой системы

Под индексированием понимается процесс, который состо­ит из двух этапов:

- определения тем, которые отражаются в данном документе;

- выражения этих тем на языке, принятом в информацион­но-поисковой системе и записи в виде поисковых обра­зов, которые связываются с документом.

Про­цесс поиска осуществляется путем сопоставления поисковых образов документов с поисковым образом запроса, который также должен быть заиндексирован. При пол­ном или частичном совпадении образов документ считается соответствующим запросу и выдается пользователю.

г) В ЭИС могут применяться два режима решения задач - пакетный и диалоговый.

При пакетном режиме обработки данные в системе накапли­ваются до тех пор, пока не наступит заданный момент времени, или объем данных не превысит некоторый предел. Затем имею­щаяся информация обрабатывается несколькими последователь­но запускаемыми программами. В качестве примера можно назвать систему сбора и группировки статистической отчетности предприятий.

Пакетный режим обработки данных характеризуется рядом недостатков. Так, потребитель информации обособлен от про­цесса ее обработки, что в некоторых ситуациях вызывает у него сомнения в правильности исходных данных и результатов в применяемых алгоритмах. Пакетная система снижает также оперативность принятия решений на управляемом объекте.

При диалоговом режиме работы происходит обмен сооб­щениями между пользователем и системой. Роль «активного» элемента пользователь и система выполняют попеременно. ЭИС активна от момента завершения ввода информации и команд пользователем до завершения обработки команды (запроса). Последовательность команд, выдаваемых пользова­телем, не является фикси­рованной заранее, а зависит от результатов ра­нее выполненных команд. При реше­нии экономических задач с многовариантной логикой пользователь имеет возможность определять наиболее перс­пективные варианты решения задачи и постоянно следить за осмысленностью вычислений. Типич­ной диалоговой задачей можно считать расчеты по распреде­лению ресурсов между несколькими потребителями.

д) По способу распределения вычислительных ресурсов вы­деляются локальные и распределенные ЭИС. Локальная сис­тема использует одну электронно-вычислительную маши­ну –автоматизированное рабочее место (АРМ) или файл-сервер, а в распределенной системе организуется взаимодейст­вие нескольких ЭВМ, соединенных между собой каналами связи –ЛВС клиент-сервер.

1.5 Теория организации. Использование концепции многоуровневых систем в теории органи­заций.

Все предприятия и организации являются сложными системами, т.к. они обладают иерархической структурой с многочисленными взаимосвязями между объ­ектом управления и системой управления. Процесс управления экономическим объектом характеризуется многофункциональностью, кото­рая проявляется в реализации основных функций процесса управления: планировании, учете, анализе и контроле.

В экономических информационных системах используются экономико-организационные модели, которые способны представлять информацию об образе объекта. Возникает проблема адекватности модели и объекта. Модель всегда отличается от объекта в деталях, но обязана отражать основную сущность объекта. Модели подразделяются на:

1) Функциональные - описывают зависимость выхода от входа - имеют низкую адекватность.

2) Структурные – включают и функциональную и структур­ную организацию объекта.

Экономическая информационная система - модель объекта, которая отражает реальные процессы в объекте через призму информационных технологий. ЭИС всегда является сложной системой. Одна из особенностей современных организаций - очень большая степень специализации. Организацию можно рассматривать как систе­му Имеется определенное сходство между организациями людей и мно­гоуровневыми иерархическими системами. В обоих случаях системы состоят из семейства взаимодействующих иерархически расположенных элементов, которые имеют право принимать решения на своем уровне.

Чтобы управлять организацией, возникшей в ре­зультате специализации, необходим специалист в области организаций, т.к. управление становиться коллективной функцией, а не прерогативой отдельных лиц. Однако теория орга­низаций развивается очень медленно. Основной задачей в теории органи­зации является оптимальный подбор параметров в системах с обратной связью (в отличие от теории автоматизированного управления, которая занимается подбором оптимальных параметров в системах с обратной свя­зью, имеющих один контур управления).

Чтобы получить полную организационную структуру компании, необходи­мо в нижеприведенное дерево управления добавить соответствующие службы (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 Структура управления предприятием

Исследуем экономическую систему, используя общую теорию сис­тем и теорию организаций.. В этом случае необходимо рассматривать внешние воздействия на ор­ганизацию как входы системы, а связанные с внешними воздействиями ре­акции организации - как выходы системы.

Рисунов1.4 Взаимодействие предприятия с окружающей средой

Ни одна из существующих теорий организаций не позволяет создать модель, полностью правильно описывающей работу организации. Все теории организаций можно разделить на три группы:

- Классические (структурные) теории.

- Мотивационные (поведенческие) теории.

- Системно-ориентированные теории.

Наша задача использовать многоуровневый системный подход среди теорий организа­ций для решения следующих задач:

- определение характерных особенностей членов организации, ее участников;

- отображение структуры организации;

- применение методов исследования в теории организации.