Контроллинг организации
Процесс развития контроля сформировал новое направление в теории контрольной деятельности — контроллинг. Он определяется как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работ» организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.
Составные части (виды контроля) контроллинга: административный контроль, технологический контроль, ревизия, функциональный, комплексный и системный аудит. Объекты контроллинга — система производства и управления.
Административный контроль — это проверка процессов и явлений и постоянное наблюдение за ними в целях фиксирования текущих состояний и отклонений от установленных администрацией значений для обеспечения достижения организацией своих целей.
Технологический контроль — это операция, являющаяся неотъемлемой частью технологического процесса (производственного или управленческого). Синонимы технологического контроля — операционный контроль, специальная приемка продукции и управленческий контроль использования ресурсов.
Ревизия — это документальная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации или должностного лица с целью определения правильности и законности их действий. Ревизия обычно проводится по заданию правоохранительных и контрольно-ревизионных органов, вышестоящих ведомств или собственника организации. При плановой ревизии проверяются документы на соблюдение финансовой дисциплины, правильность постановки бухгалтерского учета, достоверность и законность совершения операций в целом. Ревизия по инициативе правоохранительных и вышестоящих органов обычно связана с установлением и проверкой фактов экономических или правовых преступлений в организации. Юридической основой для проведения плановой ревизии служат учредительные документы организации, а для внеплановой — Уголовно-процессуальный кодекс РФ, постановления вышестоящих органов управления, в том числе постановления собрания акционеров организации. Ревизоров обычно назначает вышестоящая организация.
Аудит — это документальная проверка данных в соответствующей профессиональной деятельности, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Аудиторов обычно выбирает контролируемая организация.
Приведенные определения видов контроллинга содержат некоторые элементы неопределенности в их различии.
Пассивный контроллинг характеризуется периодическими действиями специалистов или руководителей по анализу текущей информации о функционировании системы производства и управления организации (процесс активизируется в исключительных случаях).
Активный контроллинг характеризуется непрерывным контрольным процессом обеспечения достижения целей организации. При неудовлетворительной оценке контролируемого процесса или явления должно разрабатываться решение, направленное в первую очередь на изменение организационной системы, во вторую очередь - на корректировку методики контроллинга и в третью очередь — на изменение критериев (перечня контролируемых параметров, диапазона их приемлемых изменений и т.д.).
Пассивному контроллингу соответствуют ревизия и аудит, активному — административный и технологический контроль.
Таким образом, объектами контроллинга являются элементы, входящие в систему управления и систему производства, в том числе элементы технологии, структура и процесс управления, информация. Для реализации контроллинга в организациях создают структурные подразделения, подчиняющиеся либо коммерческому, либо генеральному директору. Работника, реализующего функции контроллинга в организации, иногда называют «лоцманом организации».
Основу контроллинга составляют стандарты, нормы, правила, допуски и посадки. Контроллинг охватывает основную часть параметров организации.
При обычном контроле большая часть параметров не отражается в документах и часто безвозвратно теряется.
Контроллинг может быть предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроллинг осуществляется до начала реализации целей и программ организации. Основная задача данного контроля — разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальнейшего контроля. Неудачно разработанная система контроля может ориентировать работников не на выполнение поставленных целей, а на удовлетворение требований контроля.
Текущий контроль проводится в ходе выполнения работ организацией по установленному регламенту.
Заключительный контроль выполняется после завершения работ и достижения целей.
Философия контроллинга в широком понимании этого термина, несомненно, является прогрессивным направлением в теории организации.
Контрольная деятельность в организации всегда существовала и будет существовать. Часто контроль является основной функцией для ряда руководителей. Однако только профессиональный подход к контрольной деятельности в области управления может принести ощутимые результаты. Данный подход реализуется в концепции аудита и его конкретного вида — организационного аудита.
В наиболее общем видеаудит — это процесс получения оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Применительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармонизация, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопоставимость, стабильность, своевременность.
Аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему контрольной деятельности. Он разделяется по отраслям, подотраслям, направлениям и полноте охвата.
Отрасли аудита: аудит имущества (АИ); аудит профессионализма персонала (АПП); аудит интеллектуальной собственности (АИС); аудит методологии и процесса управления (АМПУ); аудит механизма управления (АМУ); аудит технологии и процесса производства (АТПП); аудит организации производства (АОП); операционный аудит (ОА); управленческий аудит (УА); аудит бухгалтерского учета (АБУ). Среди них:
• полностью разработанные отрасли — ОА, АБУ;
• отрасли разрабатываются —АПП, АИС, АМПУ,АМУ,АТПП, АОП, АУ;
• отрасли еще не разрабатываются — АИС.
Подотрасли
аудита имущества:
• аудит основных и оборотных управленческих средств;
• аудит основных и оборотных производственных средств;
• аудит основных и оборотных технологических средств.
аудита профессионализма персонала:
• аудит профессионализма руководителей;
• аудит профессионализма специалистов;
• аудит профессионализма рабочих и служащих;
• аудит повышения квалификации персоналом.
аудита интеллектуальной собственности:
• аудит интеллектуальной собственности руководителей;
• аудит интеллектуальной собственности специалистов;
• аудит интеллектуальной собственности рабочих и служащих.
аудита методологии и процесса управления:
• аудит целей и задач;
• аудит законов и принципов функционирования организации;
• аудит функций;
• аудит стратегий;
• аудит технологий управления;
• аудит коммуникаций;
• аудит свойств и схем процесса управления;
• аудит управленческих решений;
• аудит информационных технологий.
аудита механизма управления:
• аудит функциональных структур;
• аудит организационных структур;
• аудит оргтехники;
• аудит офисной мебели;
• аудит сетей связи;
• аудит схем и свойств документооборота.
аудита технологии и процесса производства:
• аудит техники и технологии производства;
• аудит процесса производства;
• экологический аудит.
аудита организации производства:
• аудит схем и свойств документооборота;
• аудит укомплектованности производства;
• аудит эргономики и техники безопасности;
• аудит должностных инструкций и положений.
операционного аудита:
• технологический контроль изделий;
• ведомственная приемка изделий;
• аудит самоконтроля изделий.
управленческого аудита:
• аудит деловых операций;
• аудит затрат ресурсов;
• аудит экономичности и эффективности производства.
По уровню полноты аудит может быть функциональный, комплексный и системный.
Функциональный аудит определяется разделением труда аудиторов по функциям производства и управления. Объектами функционального аудита являются в отдельности: бухгалтерский учет, финансы, персонал, делопроизводство, экология и др.
Комплексный аудит характеризуется охватом наиболее значимых элементов и процессов в деятельности организации, например, аудит управленческих технологий, целей и функций одновременно. Он осуществляется на базе функциональных аудитов, либо самостоятельно по принятому перечню проверок. Выделяют комплексный аудит производства и управления.
Системный аудит — это более глубокий по сравнению с комплексным аудитом контроль организации путем учета влияния каждого функционального аудита друг на друга и аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой. Системный аудит может использоваться в организации для подтверждения правильности расчетов по:
• экономической, организационной и социальной эффективности работы организации,
• прогнозированию рисков,
• определению стоимости организации для продажи или страхования,
• определению стоимости системы управления для продажи или страхования,
• аттестации руководителей и специалистов,
• затратам на лоббирование интересов организации,
• затратам на услуги консультационных фирм.
По направлению аудит организации делится на технологический, экономический, организационный, правовой и социальный.
Технологический аудит — это контроль профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используемых объектом аудита.
Экономический аудит — это контроль соблюдения экономических норм, правил расчетов и отчетности. Аудит бухгалтерского учета является его составной частью.
Организационный аудит — это контроль (функционирования процесса управления или реорганизации компании) на основе принятых норм, законов и принципов организации как процесса и явления.
Правовой аудит — это контроль выполнения международных, государственных и местных законодательных актов и положений, а также внутренних для организации уставных документов и распоряжений руководителя.
Социальный аудит — это контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллективов в организации, выполнения психофизиологических рекомендаций при назначении работников на должность, соблюдения требований эргономики.
Организационный аудит — связующий элемент системы общих видов аудита.
Особенности организационного аудита
Организационный аудит (ОА) можно рассматривать как процесс и как явление. Как процесс ОА — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию системы управления и совершенствованию самого ОА.
Как явление ОА — это объединение элементов для реализации программы или цели, действующих на основании определенных правил и процедур.
Объектами организационного аудита выступают элементы системы управления организации. Функциональный ОА (аудит по отдельным элементам системы управления) — это первый шаг на пути к системному аудиту. Второй шаг — планирование и проведение комплексного ОА одновременно по ряду элементов для достижения двух целей:
· оценки соответствия реально полученных данных о функционировании элементов системы управления с нормами или стандартами;
· определение степени соответствия между функционированием этих элементов, так как в организации все элементы системы управления связаны между собой и оказывают существенное взаимовлияние.
Среди направлений комплексного ОА в настоящее время отработаны:
• аудит целеполагания (реализации программ собственника). Предусматривает выявление и согласование стратегических и тактических целей собственников и работников организации, составление перечня выполненных и вы-
полняемых программ, анализ их выполнения с точки зрения возможного, необходимого, желательного и исторически приемлемого;
• аудит соответствия управленческой технологии организационной структуре управления организации. Это процедура ОА на уровне центров хозяйственной ответственности для проверки согласованности основных параметров управленческой деятельности. Данное направление особенно актуально в связи с введением по ГК РФ широкой номенклатуры организационных форм юридического лица: товарищества, общества, кооперативы, фонды, учреждения и др.:
• аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления. Основан на анализе конкретных и общих функций управления, типовых процедур и набора операций;
• аудит информационной инфраструктуры. Также производится по ряду показателей, характеризующих важнейшую сторону деятельности организации.
Организационный аудит позволяет проверить правильность использования финансовых средств, выделенных на создание системы управления организации.
Основные принципы организационного аудита
Рассмотрим наиболее важные принципы организационного аудита.
• Принцип выделения главного: при проведении организационного аудита работник должен выделять главное, характерное.
• Принцип соответствия: профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, должен соответствовать его сложности ввиду того, что субъективизм решения может сильно исказить достоверность учетных данных.
• Принцип энциклопедичности: в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области всей системы управления
(либо своего специалиста, либо привлеченного из консультационной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокупности с набором стандартов. Это даст возможность избежать грубых ошибок или несостыковок. Так, при составлении бухгалтерского учета роль индикатора правильности играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных данных с выводами аудитора должна перекладываться на высококвалифицированного специалиста.
• Принцип полноты: чем точнее и достовернее требуется заключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю. Принцип полноты требует от руководителя постоянно следить за необходимой полнотой номенклатуры элементов системы управления, для который проводится учет.
• Принцип системности: при проведении аудита необходимо учитывать взаимовлияние элементов системы управления. Так, управленческая технология «Управление по результатам» будет эффективна только при линейной структуре управления, когда временной интервал между принятием решения и его реализацией составляет не более 1—7 дней в зависимости от характера производства.
• Принцип централизации учета: все аудиторские заключения об отдельных элементах системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления обоснованного общего заключения.
• Принцип стандартизации: за каждой формой учета элементов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.
• Принцип своевременного использования: учетные данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверны на день проведения аудита. Дальнейшее их использование или обработка должна регламентироваться распоряжениями соответствующих служб организации или вышестоящих руководителей.
• Принцип эластичности: эластичность определяется скоростью изменения текущего состояния учетных данных и соответственно результатов аудиторской проверки. Принцип эластичности требует от руководителя установления приемлемой периодичности проведения учетной работы по каждому элементу системы управления.
• Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.
• Принцип координации: при непропорциональных изменениях контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в данный элемент.
• Принцип включения: система внутреннего аудита должна включаться в работу при достижении критического отклонения текущего состояния параметра элемента от расчетного (по нормативу или стандарту).
Дата добавления: 2015-03-03; просмотров: 826;