Возможности автоматизации работы с документами

Если требуется повторно выполнять какие-то действия по обработке документа, эти действия можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это набор команд и инструкций, сгруппированных в процедуру, для автоматического выполнения какой-либо задачи. Запись макросов производится на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA).

VBA манипулирует объектами, которыми в MS Word являются документы и составляющие их элементы (слова, предложения, абзацы и т.д.). VBA содержит средства для работы с этими объектами, например, команды открытия, закрытия и сохранения документов, редактирования и форматирования текста и пр.

Программы на VBA создаются двумя способами: разработкой программ непосредственно в редакторе VBA или использованием средства записи макросов – макрорекордера. Первый путь ориентирован на специалистов, знакомых с основами программирования (необязательно профессионалов). Запись макросов с помощью макрорекодера не предполагает никаких знаний программирования. Макрос транслирует действия пользователя, выполняемые через систему меню приложения, в последовательность команд VBA. Правда сгенерированный макрос не является эффективным и даже в некоторых случаях надежным, так как опирается на контекст, т.е. корректно работает в предположении, что выделен конкретный объект или активизирован конкретный элемент окна.

Пример

Макрос удаляет лишние пробелы из текста документа. Под лишними пробелами подразумеваются подряд идущие пробелы, а также пробелы, предшествующие знаку конца абзаца.

Для записи макроса

1. Открыть документ с текстом.

2. Выполнить команду Сервис-Макрос-Начать запись (рис.6.12) в версии MS Word 2003.

В последующих версиях MS Word команда Запись макроса доступна на вкладке Разработчик. Чтобы активизировать запись макроса можно нажать кнопку на статусной строке.

Рис. 6.12.Диалоговое окно Запись макроса

3. Выполнить команду Заменить.

4. В поле Найти ввести два пробела, в поле Заменить на ввести один пробел.

5. Нажать кнопку Заменить все. Высветится диалог с результатами замены.

6. В поле Найти ввести пробел, нажать кнопку Специальный и выбрать Знак абзаца (рис.6.13).

7. В поле Заменить на выбрать знак абзаца. Можно ввести символы ^p, как это показано на рис.6.13.

8. Нажать кнопку Заменить все. Высветится диалог с результатами замены.

9. Нажать кнопку Остановить запись (для версии MS Word 2003 кнопка слева или для версий MS Word 2007 и 2010 на статусной строке).

Чтобы запустить макрос, необходимо:

1. выполнить команду Сервис-Макрос-Макросы для версии MS Word 2003 или нажать кнопку на вкладке Разработчик для версий MS Word 2007 и 2010;

Рис. 6.13.Выбор специальных символов в диалоговом окне Найти и заменить

2. в списке макросов (рис.6.14) выбрать имя макроса (в данном случае Макрос 2) и нажать кнопку Выполнить.

Рис. 6.14.Выбор запускаемого макроса из списка макросов

Вероятно, придется выполнить этот макрос несколько раз, если количество подряд идущих пробелов больше 2-х.

Вопросы для самопроверки

1. Как открыть существующий документ?

2. Зачем используются непечатаемые знаки?

3. Если открыт ранее созданный документ, можно ли сохранить документ под другим именем или в другой папке?

4. Укажите несколько способов копирования и перемещения фрагментов текста.

5. В каком направлении можно производить поиск фрагментов документа?

6. Какие виды начертаний символов текста вам известны?

7. Какие клавиши клавиатуры используются для перемещения точки вставки к символу, расположенному ниже выделенного символа?

8. Какие способы форматирования можно использовать для расположения текста выше или ниже базовой линии?

9. Как влияют отступы абзаца слева и справа на расположение текста на листе?

10. Какие типы списков можно создать в известном вам текстовом процессоре?

11. Что такое буквица?

12. Можно ли вставить и редактировать рисунок в текстовом документе?