Приемы работы с документами большого размера

Структура – это иерархическое представление заголовков документа. Работа со структурой документа предоставляет дополнительные удобства для пользователя. Для работы в режиме Структура документа используется панель инструментов Структура.

Структура документа строится на основе встроенных заголовочных стилей девяти уровней. В режиме структуры можно свернуть текст документа до определенного уровня заголовка (от 1 до 9), можно показывать или не показывать на экране подчиненный текст любого уровня заголовка. Можно повышать или понижать уровень текста, например, понизить уровень заголовка до обычного текста или повысить уровень до старшего первого уровня (стиль Заголовок1).

В режиме структуры выделение заголовка со свернутым подчиненным текстом выделяет полностью и текст фрагмента документа, определяемый этим заголовком. Перемещая в этом случае выделенный заголовок, можно быстро перемещать фрагмент документа целиком. Это можно делать при помощи обычной техники перетаскивания.

Выбрав максимальный используемый в документе уровень заголовка, можно просмотреть на экране план документа. MS Word предоставляет возможность просматривать на экране не только заголовки, но и полный текст первой строки текста, подчиненного каждому заголовку. Если документ представлен в режиме структуры, то удобно в другом окне просматривать этот же документ в режиме разметки страницы.

Следует заметить, что:

· любому абзацу можно присвоить номер уровня в структуре, установив его в команде форматирования абзаца;

· не рекомендуется использовать заголовочные стили для оформления текстов, не являющихся заголовками.

Работа в режиме схемы документа также позволяет работать с заголовками документа. В этом режиме в окне документа слева открывается дополнительная панель с заголовками документа, при помощи которой можно быстро перемещаться внутри документа, не используя оглавление или структуру, т.е. оставаясь в режиме разметки страницы.

Подобно режиму структуры, в схеме документа можно убирать или разворачивать детализирующие заголовки. Можно задать уровень детализации выбором его из контекстного меню для любого заголовка.

MS Word обладает возможностями автоматической генерации оглавления и всякого рода индексов и перечней, используя стили форматирования.

Оглавление документа является полем MS Word. Каждая строка оглавления является гиперссылкой на абзац в тексте документа, оформленный стилем, соответствующим уровню заголовка. Для выделения элементов оглавления используются обычные способы выделения. Элементы созданного оглавления в свою очередь также оформляются встроенными стилями оглавления в соответствии с уровнем заголовка, но можно оформить любой элемент оглавления в соответствии со своими представлениями. Для создания оглавления возможно использование как стандартных заголовочных стилей, так и стилей пользователя. Опции диалога создания оглавления позволяют задать количество уровней используемых заголовочных стилей, задать оформление оглавления в целом и номеров страниц в частности.

Если оглавление документа уже создано, то при каждой модификации текста рекомендуется обновлять оглавление нажатием клавиши F9. Автоматическое обновление номеров страниц и заголовков не производится.