Слияние

Слияние – эффективное средство MS Word для создания одинаковых по содержанию документов, рассылаемых большой группе адресатов. Например, это могут быть письма с выражением благодарности или с приглашениями или списки людей, которым регулярно рассылаются документы определенного содержания и т.п. Таким образом, если выполняются регулярные действия, требующие внесения незначительных, всегда однотипных изменений в некоторый файл-документ MS Word, применяется средство – слияние документов.

Для использования этой возможности требуется создание двух документов: документа – источника данных и основного документа, по сути, некоторой формы, содержащей как общие, так и индивидуальные сведения, представленные полями слияния, которые автоматически заполняются информацией из источника данных. Основным документом могут быть документы различных типов, например, письма или конверты. Основной документ автоматически связывается при помощи ссылок с источником данных. После создания двух документов выполняется операция слияния в новый документ. При этом в основной документ подставляются значения связанных полей каждой записи источника данных, и каждая запись источника данных формирует новый раздел результирующего документа. Таким образом, результирующий документ представляет собой копии основного документа, каждая из которых содержит различные значения полей источника данных. Количество копий соответствует количеству записей источника данных. После формирования результирующего документа слияния можно отпечатать все разделы или выборочные разделы, задавая номера разделов в команде печати.

Например, если некоторая фирма рассылает письма в адреса своих клиентов, то основной документ – текст-заготовка некоторого письма, которое рассылается клиентам, а источник данных – список клиентов с их атрибутами (имя, фамилия, адрес, телефон и т.д.). Результирующий документ – письма в адреса различных клиентов. Количество подготовленных писем соответствует количеству клиентов.

Рассматриваемый далее способ создания писем позволяет иметь список клиентов независимо от рассылаемых писем (одного или нескольких). Очевидно, что этот список можно изменить в любой момент или можно воспользоваться этим списком для рассылки других писем или документов, необходимость в которых возникает в процессе функционирования фирмы.

Термин "источник данных" пришел из баз данных. Под ним подразумевается совокупность записей связанных данных, подобно информации о клиентах. Каждая запись, в свою очередь, состоит из полей, например, имени клиента, его адреса и телефона. Источник данных представляет собой таблицу, пример которой приведен на рис.6.11. Первая строка таблицы – заголовочная и содержит названия полей. Остальные строки – записи, содержащие информацию о субъектах. Рекомендуется сохранять источник данных в одной папке с основным документов. Всегда можно выбрать другой источник данных для текущего процесса слияния.

Рис. 6.11.Пример таблицы-источника данных

Можно использовать в качестве шаблона слияния каталог, и тогда результат слияния будет содержать информацию источника данных на одном листе. Еще один распространенный способ слияния – это печать конвертов или почтовых адресов. В этом случае дополнительно предоставляется возможность задать размеры конвертов и способ размещения адреса на конверте.