Лекция 2.Основные компоненты ЭИС

Даже небольшие предприятия являются сложными системами, так как обладают непростой иерархической структурой с многочисленными взаимосвязями между объектом управления и управляющей системой. В свою очередь, участники процесса управления обычно ставят перед собой свои цели, которые могут не совпадать с целью системы в целом.

Процесс управления характеризуется многофункциональностью, которая проявляется в особенностях реализации основных функций управления: учета, анализа, планирования и регулирования. Предприятие как система в условиях среды сохраняет свойство целостности и обладает такой характеристикой, как эмерджментность.

Под эмерджментностью понимают свойство, которым обладает система в целом, и не обладают ее отдельные части.

Управление ориентировано на сохранение своего основного качества, поскольку потеря целостности влечет за собой разрушение системы.

В экономических системах управление строится на основе экономико-организационных моделей, так как управляющая система должна иметь представление об образе объекта. Поскольку модель в некоторой форме отражает реально протекающие процессы, возникает проблема ее адекватности. Модель всегда отличается деталями от самого объекта, но обязательно имеет с ним нечто общее.

Сравнительно простыми являются функциональные модели, описывающие зависимость выхода от входа. Более сложными являются структурные модели, включающие функциональный, и структурный аспекты. Модели, как и системы, могут бытьвероятностнымиидетерминированными. Экономическая информационная система обычно представляет собой детерминированную модель системы управления, отражая происходящие процессы через призму своих технологий. Именно поэтому ЭИС является сложной системой.

Обилие и разнообразие экономических систем порождают большое разнообразие экономических информационных систем: ведь отражая систему управления, ЭИС таким образом впитывает в себя особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих целей, предметных технологий.

В связи с большим количеством функциональных особенностей для экономических информационных систем может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различить ЭИС предприятия, района, области и государства.

В экономике с учетомсферы применения выделяются:

- банковские информационные системы;

- информационные системы налогообложения;

- бухгалтерские информационные системы;

- страховые информационные системы;

- информационные системы рынка ценных бумаг и т.д.

Понятие системы, накладываясь на реальную действительность, очерчивает какую-то ее часть, что позволяет изучать свойства этой части и представлять ее в виде информационных и других моделей. Используя системный подход, можно сказать, что ЭИС, как и всякая другая система, состоит из элементов (или подсистем), находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений совместно с элементами образуют структуру системы.

Таким образом, ЭИС - это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними.

Признаки структуризации системы, т.е. ее декомпозиции на составные части, задаются людьми в соответствии со здравым смыслом и в зависимости от стоящих перед ними задач. Наиболее общим разделением подсистем ЭИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей.

Обеспечивающая часть ЭИС состоит из информационного, технического, программного, организационного, правового и других видов обеспечения.

Информационное обеспечение

Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления - сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья - данных, которые отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.).

Любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).

Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, поэтому ее обработка стандартными программными средствами затруднена, что потребовало создания особых информационных систем - экспертных, которые способны давать точные выводы на основе недетерминированной информации.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развития объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация. Вся информация хранится на своих носителях, составляет информационную базу, на основе которой функционирует ЭИС.

Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей:

- внемашинной,обслуживающей систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств;

- внутримашинной,которая содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных, где структура одних файлов, зависит от структуры других.

Все документы, имеющие отношение к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результативные.

Входные документы и получаемые на их основе файлы в свою очередь делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные документы и файлы делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач (транзиты) и решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные файлы и рабочие, уничтожающиеся после каждого решения задачи. Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

Техническое обеспечение

Технические средства (ТС) служат основой построения экономической информационной системы. Мощность ТС в значительной мере определяет состав решаемых задач управления. К техническим средствам ЭИС относятся компьютеры, средства коммуникации и оргтехника.

Компьютеры делятся на:

- персональные;

- Mainframe System, которые используются для создания больших баз данных.

Компьютеры могут быть объединены в вычислительные сети:

1) Локальные вычислительные сети (ЛВС) имеют три режима работы:

- простой - нет специального компьютера, ресурсы которого распределяются между другими;

- файл-сервер - обеспечивает хранение общих баз данных (БД) и программ;

- клиент сервер – обеспечивает хранение не только баз данных, но и программ поиска и записи, что позволяет клиенту запрашивать не всю информацию из БД, а только частично или полностью обработанную сервером. При этом снижается загруженность каналов передачи данных.

Программное обеспечение

Программное обеспечение (ПО) - это совокупность программ системы

обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. ПО состоит из системного или общего программного обеспечения и пакетов прикладных программ (ППП).

Общее программное обеспечение включает:

- операционную систему;

- системы программирования;

- сервисные программы.

Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и представляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т.д.

Системы программирования представляют собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей - программистов и непрограммистов. Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Под функциональным ПО понимают программные реализации конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий, т.е. это настройка АРМ, СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем, программного комплекса задач и подсистем ЭИС, построенных с помощью других средств проектирования, на конкретного информационного работника.

Инструментальные средства непрограммиста определяют информационные технологии, доступные пользователю с любой квалификацией в области вычислительной техники и программирования.

Сервисные программы предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.

Для общения пользователя с ПО, ТО и ИО используются языки общения, которые могут быть формализованными, не полностью или полностью естественными языками.

Совокупность языков общения, правил их формализации и терминов, используемых в экономических информационных системах образует лингвистическое обеспечение.

Кроме ОС для функционирования любой ЭИС необходимы:

- тестовые и диагностические программы;

- программные средства телекоммуникации;

- программные средства защиты информации от несанкционированного доступа;

- программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи автора;

- программный интерфейс с другими компьютерными системами.

Организационное обеспечение

Экономическая информационная система включает в себя собственный аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Такое структурное подразделение, как и всякое другое, должно выполнять:

- сбор первичной информации об объекте управления и окружающей среде на основе использования документов, применения вспомогательных средств или средств автоматической регистрации данных;

- передачу информации курьеру или рассылку с помощью локальных, региональных и других сетей;

- хранение и поддержку в работоспособном состоянии коллективно используемой информации в центральной БД или распределенной по узлам сети;

- обработку информации на основе централизованной или распределенной технологии.

В современных ЭИС для большинства сотрудников созданы средства поддержки принятия решения, связанные в локальную вычислительную сеть. При этом управленческий персонал ЭИС обеспечивает ее функционирование и развитие. Главные функции персонала ЭИС состоят в разработке следующих документов:

- юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации;

- документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций;

- методической документации для подготовки управленческих работников в условиях компьютеризации.

Как правило, персонал ЭИС состоит из сотрудников отдела разработок, внедрения и сопровождения новых программ, отдела разработки и отдела эксплуатации.

Для разработки новых задач от высшего руководства предприятия поступает следующая информация: перспективные планы развития предприятия, содержащие цели, к достижению которых стремится руководство предприятия, а также бюджетные ограничения на создание новых систем.

Отдел разработки на основе этих сведений может предложить решение задач стратегического планирования, анализа и прогнозирования цен, а также консультаций по маркетинговой политике, анализу использования основных фондов, анализу факторов, влияющих на рентабельность, диагнозу финансово-хозяйственного состояния предприятия, анализу сбыта, эффективности предприятия и др.

Средний уровень управления имеет свои информационные потребности: планы на ближайшую перспективу и расчеты материальных и трудовых ресурсов, калькуляции себестоимости продукции, отклонения плановых показателей от фактических.

Сотрудников оперативного уровня интересует автоматизация выполнения функций на рабочих местах, связанных или непосредственно с производством (склады, цехи, участки), или с управлением (бухгалтерия, отделы, службы). Типичные задачи этого уровня: ведение счетов дебиторов и кредиторов, учет закупок и поступлений, выдача суточных заданий и учет их выполнения, расчет загрузки оборудования, формирование сведений о клиентах, расчет заработной платы и др.

Отдел эксплуатации планирует свои действия, исходя из специфики информационных работ и особенностей средств обработки и передачи данных. Основные функции отдела:

- обеспечение безопасности, конфиденциальности и целостности данных (борьба с вирусами, сбоями и несанкционированным доступом, разработка шифров, паролей, кодов);

- администрирование БД;

- разработка графиков ввода данных и слежение за их выполнением;

- составление планов-графиков текущего ремонта оборудования и обслуживания компьютеров.

Рассмотренные характеристики составляющих экономической информационной системы весьма относительны, так как в компьютерном мире развитие происходит быстрыми темпами. С изменением компьютеров меняются и содержание, название и функции информационных систем, а границы проникновения компьютеров в сферу человеческой деятельности остаются постоянными.

Правовое обеспечение ЭИС

Правовое обеспечение представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру, функции и правовой статус ЭИС. Правовое обеспечение ЭИС осуществляет правовое регулирование разработки ЭИС и взаимоотношения разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования ЭИС определяет ее статус в процессе управления, обеспечение информацией процесса принятия решения правовое обеспечение информационной безопасности функционирования ЭИС. Правовое обеспечение включает общую и специальную части.

Общая часть содержит нормативные документы, нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС.

Специальная часть осуществляет юридическую поддержку принятия решений.

Функциональная часть ЭИС

Функциональная часть (ФЧ) экономической информационной системы фактически является моделью системы управления объектом. В ходе декомпозиции ФЧ разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Но поскольку сложная система всегда многофункциональна, ЭИС может быть декомпозирована по разным признакам. Применительно к системам управления признаком структуризации могут служить функции управления объектом, в соответствии с которыми ЭИС состоит из функциональных подсистем. Это один из распространенных признаков декомпозиции систем управления, который не всегда удовлетворяет проектировщиков ЭИС. Поэтому разработаны и другие системы управления, используемые, как правило, в комбинации признаков с функциональным признаком. К таким признакам относятся:

- уровень управления (высший, средний, оперативный);

- вид управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы);

- сфера применения (банковские, статистические, налоговые, бухгалтерские ИС и т.д.)

- функции управления и период управления.

Выбор признаков декомпозиции ЭИС зависит от специфики объекта управления и целей ее создания.

Трансформация целей управления в функции, а функций - в подсистемы ЭИС позволяет проводить дальнейшую декомпозицию. Если подсистемы реализуют некоторые отдельные друг от друга функции управления, то каждую из них можно делить на более детальные подфункции или, как их еще называют, задачи (или комплексы задач). Под задачей в самом общем виде следует понимать выражение вида:

<Дано А, требуется В>,

где А – условия, В - цель.

Цель решения задачи может быть сформулирована двояко:

1) построить, получить или отождествить объект, отвечающий некоторым критериям (задача на нахождение);

2) доказать по установленным правилам правильность построения или отождествления некоторого объекта (задача на доказательство).

В задачах на нахождение поиск неизвестной процедуры является целью, так как с ее помощью происходят поиск и отождествление неизвестного объекта с предъявленными к нему требованиями. Именно такой тип задач близок к задачам управления, потому что в большинстве случаев достижение цели обеспечивается поиском информационных технологий, способных представить пользователю необходимую информацию. После того, как эта задача решена, т.е. найдена соответствующая информационная технология составления программы поиска или расчета, термин «задача» не исчезает, а применяется и далее в процессе многоразового использования найденной процедуры. Задача из статуса «на нахождение» переходит в статус «на доказательство», в которой в качестве неизвестного выступает последовательность (цепочка) известных правил, выполнение которых позволяет отождествить объект по заданным критериям. Доказательство заключается в том, чтобы каждый раз при наличии новых исходных данных и уже известных процедур продемонстрировать наличие или отсутствие у определенных объектов тех или иных характеристик. Особенно ярко задача «на доказательство» демонстрируется экспертными системами, в которых сам принцип их построения базируется на доказательстве целей.

Состав задач в ЭИС определяется следующими факторами:

- важностью той или иной функции управления;

- возможностью формализации управленческих процедур;

- уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров;

- наличием информационной базы и технических средств.

Их распределение между участниками процесса управления может происходить по-разному, поскольку некоторые задачи могут быть целиком решены на одном рабочем месте, а другие для этого требуют участия многих управленческих работников. Но каким бы ни было такое разделение, она не должно сказаться на содержательной части задачи.

Вопросы для самопроверки

1. Какие признаки декомпозиции ЭИС вы знаете?

2. Как классифицируются ЭИС по сфере применения?

3. Что входит в состав обеспечивающей части ЭИС?

4. Что входит в состав функциональной части ЭИС?