Цель работы. Ознакомиться с способами создания печатных форм - отчетов.

Отчеты служат для оформления информации из базы данных в некоторой стандартной форме, часто в виде унифицированных документов, которые обычно предполагается печатать, т.е. переводить в бумажную форму.

Перед началом конструирования отчета необходимо подгото­вить его макет, в котором отразить состав и содержание разделов. В качестве макета часто берут чистый бланк типового унифицированного документа, используемого в данной организации, например бланк счета, форму договора, бланк накладной и т.п.

После того, как внешний вид будущего отчета стал известен, необходимо определить какие поля этого документа будут заполнены из таблиц базы данных, а какие можно вписать непосредственно в конструкторе отчетов. Так как чаще всего информацию для выходного документа нужно выбрать из нескольких таблиц, то перед созданием отчета нужно сделать базовый запрос, содержащий всю, подчеркиваем всю, необходимую для отчета информацию.

После того как базовая таблица или запрос созданы, приступают к созданию собственно отчета. Наиболее простой способ создания отчета - с помощью мастера. Другой способ - самостоятельное создание отчета в режиме кон­структора. Созданный мастером отчет также можно доработать в режи­ме конструктора.

Например, создадим отчет для вывода списка клиентов фир­мы. Выберите вкладкуОтчеты и нажмите кнопкуМастер отчетов(рис.37).

Рис.37. Создание простейшего отчета.

В окнеСоздание отчета выберитетаблицу КЛИЕНТ, переместите все поля вправо и нажмите кнопку ГОТОВО. При необходимости изменить внешний вид отчета перейдите в режим Конструктора, нажав кнопкуЗакрыть окно предварительного.Чтобы увидеть отчет таким, каким он будет выглядеть при печати воспользуйтесь Режим.

Как было сказано выше, отчеты используются для создания унифицированных документов. Например, создадим отчет для распечатки счета клиенту. Образец счета представлен на рис.38.

Рис.38. Макет счета клиенту

В счете часть информации выбирается из базы данных: ФИО клиента, название и заводской номер аппарата, названия и цены запасных частей, стоимость работ. Другая часть информации рассчитывается при формировании счета: Общая сумма платежа, НДС, сумма с НДС. Все остальное относится к бланку документа и является условно постоянной частью документа.

Создание отчета начнем с базового запроса, выбирающего из таблиц всю необходимую информацию(рис.39). В условии отбора указываем одного из наших клиентов и, если надо, название аппарата.

Рис.39. Вид конструктора при создании базового запроса

После создания базового запроса обратимся к мастеру построения отчетов(рис.40).

Рис.40. Создание отчета с помощью мастера.

Выберите все доступные поля. Нажмите кнопку ГОТОВО.

Дальнейшую его доводку можно выполнить в конструкторе отчетов (рис.41).

Рис.41. Исходный вид отчета в Конструкторе

При формировании счета следует помнить:

­ в области данных должны остаться только поля ЗЧ.Название, Цена;

­ следует четко различать поля таблиц (на белом фоне) и их названия (на синем фоне, рис.41). Изменять можно только названия полей;

­ названия полей связаны с полями (перемещаются совместно), поэтому для удобства редактирования удалите поля: Фамилия, Заводской номер, Название аппарата, после чего, добавьте их вновь, воспользовавшись кнопкой Добавить поля(рис.42);

­ поле Стоимость работ следует разместить в области Примечание отчета;

­ при необходимости дополнительные тексты можно разместить с помощью элемента управления Надпись(рис.42).

Рис.42. Процесс формирования счета клиенту