Формы бухгалтерского учета. Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, с целью получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия и его

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, с целью получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия и его источников, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группировке и отражению в определенном порядке в учетных регистрах.

Учетные регистры являются носителями информации специального формата и строения (бумажные, машинные), предназначенные для регистрации, группирования и обобщения хозяйственных операций, оформленных соответствующими документами.

Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрацией.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки, отдельные листы. В бухгалтерских книгах отдельные листы переплетены. До начала записей страницы книги обязательно нумеруют. Основным преимуществом ведения учета в книгах является надежность сохранения учетных записей (но громоздкость, например, кассовые книги).

Более удобной формой являются карточки, изготовленные из картона или плотной бумаги, специальной формы и стандартных размеров. Их широко применяют для аналитического учета. Хранят карточки в картотеках. Для сохранности карточки регистрируются в специальных реестрах, каждой карточке присваивается порядковый номер.

Отдельные листы отличаются большим форматом и более тонкой бумагой. Листы используются для ведения журналов-ордеров.

Карточки и листки можно группировать по различным признакам.

По характеру записей учетные регистры делят на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологические учетные регистры хозяйственные операции записывают в календарной последовательности их осуществления и оформления (Регистрационный журнал операций).

Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета (Главная книга).

В комбинированных учетных регистрах хронологические и систематические записи ведут одновременно (Журнал-Главная, журналы-ордера).

По объему содержания записей учетные регистры делятся на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные.

Сочетание в одном регистре аналитического и синтетических учетов является характерной особенностью современной техники ведения учета (журнал-ордер «по кредиту 63 счета»).

Записи хозяйственных операций в учетные регистры должны быть четкими и понятными. Подчистки и неоговоренные исправления, пропуски строчек и приписки между строчками не разрешаются.

Записи в учетные регистры могут быть прописными и копировальными. В конце месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают оборот по дебету и кредиту и определяют остатки.

Для исправления допущенных ошибок в учетных регистрах применяют следующие способы:

– Корректурный, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. При исправлении записей неправильную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемое, над зачеркнутым делают правильную запись. Исправленные записи должны быть обязательно заверены подписью бухгалтера.

– Дополнительных проводок – применяется, если корреспонденция счетов указана правильно, но сумма занижена. Исправление производится путем дополнительной бухгалтерской проводки.

– «Красное сторно» – если допущены ошибки в той же сумме и в той же корреспонденции счетов, но красными чернилами. После чего делается правильная проводка.

Для рациональной организации учета важное значение имеет выбранная форма бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему взаимосвязанных между собой учетных регистров установленной формы и содержания, обуславливающих последовательность и способы учетных записей.

Современными формами учета, применяемыми на предприятиях и организациях, являются:

– мемориально-ордерная;

– журнал-главная;

– журнально-ордерная;

– автоматизированная (компьютерная).

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета (контрольно-шахматная) – характеризируется использованием книг для ведения синтетического учета и карточек для аналитического.

На основании оформленных и обработанных документов составляются мемориальные ордера. В них делается ссылка на документ, послужившим основанием для записей, его номер и дата составления, указываются корреспондирующие счета и сумма.

Пример: Мемориальный ордер за ____________ 200__ г.

____________________ ____________

подпись дата

Мемориальные ордера составляются на отдельных бланках или на самом документе, если на нем воспроизведена форма ордера. Мемориальные ордера регистрируют в Регистрационном журнале, нумерацию ежемесячно начинают с первого номера.

Регистрационный журнал предназначен для обеспечения сохранности мемориальных ордеров, проверки полноты и правильности учетных записей на синтетических счетах. Проверка проводится путем сверки месячного итога Регистрационного журнала с итогом оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов в оборотной ведомости.

После регистрации данные мемориальных ордеров записывают в Главную книгу (систематический регистр синтетического учета).

Счета Главной книги строятся по шахматному принципу в виде двухсторонних многографных таблиц, отдельные графы которых предназначены для записи операций в разрезе корреспондирующих счетов.

Такое построение Главной книги обеспечивает контроль корреспондирующих счетов, позволяет анализировать хозяйственные обороты по данным счетов. Часто Главную книгу называют контрольной ведомостью, а саму форму – контрольно-шахматной.

Дебет Главная книга по счету 311 Кредит

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведут на карточках, а кассовых операций – в Кассовой книге.

Записи в регистры аналитического учета делают на основании первичных документов, приложенных к мемориальному ордеру. В конце месяца подсчитывают итоги и составляются оборотные ведомости по счетам аналитического учета после сверки записи по данным счетов составляют баланс и другие формы отчетности.

Преимущество мемориально-ордерной формы – это сочетание синтетического учета в книгах с аналитическим учетом на карточках, что способствует упорядочению систематического учета, а сверка дебетовых и кредитовых оборотов по счетам Главной книги с оборотами Регистрационного журнала дает возможность проверить полноту и правильность учетных записей.

Недостатки:

– составление значительного количества мемориальных ордеров (документов бухгалтерского оформления) создает излишнее промежуточное звено между первичными документами и учетными регистрами;

– многократность записей хозяйственных операций;

– разобщенность синтетического и аналитического учета;

– отнесение значительного объема работ на конец месяца (составление оборотных ведомостей, исправление ошибок), что обуславливает отставание в составлении и представлении отчетности;

– недостаточная приспособленность учетных регистров для получения информации, необходимой для составления отчетности, что требует дополнительных выборок и расчетов при составлении отчетности.

Журнал-главная является упрощенным вариантом мемориально-ордерной формы и используется на небольших по объему деятельности предприятиях и в учреждениях, план счетов которых предусматривает незначительное количество счетов синтетического учета.

Особенностью этой формы учета являются совмещение хронологического и систематического учета в одном регистре – книге Журнал-главная, сочетающей в себе регистрационный журнал и Главную книгу.

В левой части книги ведут хронологическую регистрацию хозяйственных операций (Регистрационный журнал). Правая часть разделена на ряд двойных граф и предназначена для систематизации хозяйственных операций по дебету и кредиту соответствующих синтетических счетов. Основное преимущество – простота и наглядность записей.

Журнально-ордерная форма

Используются регистры – журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним. Записи в журнале-ордере осуществляются непосредственно на основании документов. В журнале-ордере хронологический и синтетический учет совмещены.

По строению журналы-ордера представляют собой отдельные листки, предназначенные для кредитовых записей того балансового счета, операции на котором учитываются в данном журнале-ордере. В отдельных графах журнала-ордера указаны счета, корреспондирующие с дебетом данного счета. Каждому журналу-ордеру присвоен постоянный номер.

Кредитовый признак взят в основу построения журнала-ордера потому, что кредит счета в большинстве случаев показывает как бы начало движения средств, откуда они поступают, а дебет – его окончание, т.е. куда средства использованы.

Журнал-ордер

Записи хозяйственных операций в журнале-ордере осуществляют по шахматному принципу: сумму операции записывают одновременно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Это позволяет сократить количество учетных записей, уменьшить объем учетной работы и повысить качество учета.

Журнал-ордер № 13 кредит счетов «Основные средства», «Износ основных средств», «Уставный капитал».

По отдельным счетам: «Касса», «Расчетный счет» ведут вспомогательные ведомости по дебету этих счетов с целью контроля за сохранностью денежных средств.

Отдельные журналы-ордера совмещают синтетический и аналитический учет: «Расчеты с поставщиком», «Расчеты с подотчетными лицами».

Одним из существенных преимуществ журнала-ордера является приспособленность учетных регистров для составления отчетности. В конце месяца по каждому журналу-ордеру подсчитывают обороты и переносят их в Главную книгу. Журнал-ордер и Главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого счета. При журнально-ордерной системе учета оборотную ведомость составлять не нужно.

В конце месяца по каждому синтетическому счету Главной книги выводят остаток, по данным Главной книги составляют баланс.