Документальне оформлення наявності та руху запасів

Документальне відображення в бухгалтерському обліку наявності і руху виробничих запасів на підприємствах малого бізнесу здійснюється відповідно типових форм документів, затверджених Міністерством статистики України від 21.06.1996 р., а саме:

М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;

М-2 «Акт списання бланків довіреностей»;

М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;

М-4 «Прибутковий ордер»;

М-7 «Акт про приймання матеріалів»;

М-8 «Лімітно-забірна картка»;

М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;

М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;

М-12 «Картка складського обліку матеріалів»;

М-13 «Реєстр приймання-передачі документів»;

М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;

М-19 «Матеріальний звіт».

Для забезпечення розрахунків за виробничі запаси від постачальника на адресу підприємства виставляється рахунок-фактура. В рахунку-фактурі забезпечується вся необхідна інформація, яка вказується платником у банківських платіжних документах: найменування постачальника і покупця; назва і коди обслуговуючих банків; номери поточних рахунків підприємств, найменування цінностей, за які буде проведена оплата та суми як без ПДВ, так і з врахуванням ПДВ (за умови, якщо постачальник є платником такого податку). Одночасно виписується податкова накладна.

В залежності від умов заключного договору доставка придбаних виробничих запасів може забезпечуватись як силами постачальника, так і силами малого підприємства, що купує такі запаси.

Для одержання запасів зі складу постачальника або транспортної організації уповноваженій особі видають наряд (або інший документ) і довіреність на одержання матеріалу, оформлену відповідно до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1996 р. № 99.

Запаси, що надходять, ретельно перевіряють за асортиментом, кількістю (рахунком, вагою, обсягом) та якістю, зазначеними у супровідних документах.

Відповідає за приймання запасів на склад завідувач складом або комірник. Він оглядає їх у присутності особи, яка доставила вантаж, зважує, підраховує чи обмірює і, за умови відсутності розбіжностей, виписує прибутковий ордер (форма № М-4).

При невідповідності матеріалів, що надійшли, їх асортименту, якості або кількості, зазначеними у документах постачальника, складають акт про приймання матеріалів за формою № М-7.

Запаси, куплені підзвітними особами за готівку, приймають за пред'явлення підтверджувальних документів і оформляють прибутковими ордерами, поставивши на документах їх номери. Далі завідуючий складом чи комірник підтверджує одержання матеріалів своїм підписом і повертає документ підзвітній особі, яка надає їх разом авансовим звітом до бухгалтерії.

Тільки після того як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск зі складу. Підставою для одноразового відпуску запасів із складу є накладна-вимога (М-8).

Для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом, розміром використовують картку складського обліку матеріалів (М-12). Дана картка заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалів і ведеться матеріально відповідальною особою в первинних прибутково-видаткових документах у день, коли відбувається операція.

Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріально відповідальною особою складається «Відомість обліку залишків матеріалів на складі». Вірогідність перенесення залишків до відомості підтверджується підписом перевіряючої особи.

Залишки, які переносяться із карток складського обліку, відображені в натуральних вимірниках, а в бухгалтерії — на підставі номенклатури-цінника, які переводяться у вартісні.

Після завершення облікового періоду матеріально відповідальна особа має скласти «Матеріальний звіт», який містить інформацію про надходження і вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт разом із документами, які підтверджують надходження і вибуття запасів, фіксується у «Реєстрі приймання-здавання документів». При незначній номенклатурі запасів можна складати «Матеріальний звіт» (М-19), до якого додаються всі первинні документи щодо надходження і вибуття матеріальних цінностей з окремою нумерацією даних документів.

Виходячи з даних звіту про рух матеріальних цінностей або матеріального звіту, бухгалтер здійснює записи про надходження, вибуття та залишки товарно-матеріальних цінностей за звітний місяць в регістр синтетичного та аналітичного обліку відомості 2-м. У ній до початку записів за поточний місяць у графі 4 зазначають назву і код рахунка (20 або 26), а потім перелічують у розрізі матеріально відповідальних осіб назви, кількість і вартість залишку на початок місяця. Для здійснення записів про надходження і вибуття сировини і матеріалів, готової продукції малі підприємства попередньо групують первинні документи в накопичувальні відомості, матеріальні звіти, розшифровки, з яких узагальнено, за видами матеріальних цінностей, заносять до граф 9-11, 12-21 Відомості 2-м.