ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ПОЯСНЮВАЛЬНОЇ ЗАПИСКИ

При оформленні пояснювальної записки варто керуватися ДСТУ 3008-95 “ДОКУМЕНТАЦІЯ. Звіти в сфері науки й техніки. Структура й правила оформлення”. Пояснювальна записка (ПЗ) повинна бути чітко й акуратно написана чорнилом (пастою) одного кольору (чорними, синіми, фіолетовими) на одній стороні аркушів білого паперу формату А4 (210х297мм). Допускається (при необхідності) використання аркушів формату А3 (297х420мм). При написанні ПЗ необхідно дотримувати наступних розмірів полів: верхнє, ліве й нижнє - не менш 20 мм, праве - не менш 10 мм. Розмір лівого поля, що рекомендується - 35-40мм.

Помилки (описки, помилки й графічні неточності) допускається виправляти підчищенням або зафарбовуванням білою фарбою й нанесенням на тім же місці виправленого зображення (не більше трьох помилок на аркуш). Пошкодження аркушів текстових документів, помарки й сліди не повністю вилученого колишнього тексту (графіки) не допускаються.

Пояснювальну записку умовно поділяють на наступні частини:

· вступна частина;

· основна частина;

· додатки.

Вступна частина містить наступні обов'язкові структурні елементи:

· титульний аркуш;

· завдання на проектування;

· реферат;

· зміст;

· перелік умовних позначок, символів, одиниць, скорочень і термінів;

· вступ.

Структурні елементи ПЗ «Титульний аркуш», «Завдання на проектування», «Реферат», «Зміст», «Перелік умовних позначок, символів, одиниць, скорочень і термінів», «Вступ», «Висновки», «Список використаних джерел» не нумерують, а їхньі найменування служать заголовками структурних елементів.

Титульний аркуш є першим аркушем ПЗ. Приклад оформлення титульного аркуша курсового проекту наведений у додатку А.

Завдання на курсовий проект оформляється за встановленою формою (на двох сторонах одного аркуша формату А4; при нумерації сторінок ПЗ завдання лічиться як дві сторінки).

Реферат призначений для ознайомлення із проектом. Він повинен бути коротким, інформативним і містити відомості, що дозволяють ухвалити рішення щодо доцільності прочитання всієї пояснювальної записки. Реферат повинен бути поміщений безпосередньо за аркушем завдання на курсовий проект.

Реферат повинен містити:

· відомості про об'єм ПЗ, кількості ілюстрацій, таблиць, додатків, кількості використаних літературних джерел (всі відомості наводять включаючи дані додатків), відомості про об'єм графічної частини проекту;

· текст реферату;

· перелік ключових слів.

Текст реферату повинен відображати інформацію, наведену в проекті, у такій послідовності:

· об'єкт проектування;

· ціль роботи;

· отримані результати;

· галузь застосування;

· значимість роботи й висновки;

· прогнозні припущення про розвиток об'єкта дослідження.

Пункти, по яких відсутні відомості, допускається не приводити.

Реферат необхідно виконувати об'ємом не більше 500 слів, і, бажано, щоб він уміщався на одній сторінці формату А4.

Ключові слова, істотні для розкриття суті проекту поміщають після тексту реферату. Перелік ключових слів включає від 5 до 15 слів (словосполучень), написаних прописними буквами в називному відмінку в рядок через коми.

Зміст поміщають після реферату, починаючи з нової сторінки.

Зміст включає: перелік умовних позначок, символів, одиниць, скорочень і термінів; вступ; послідовно перераховані найменування всіх розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів (якщо вони мають заголовки) основної частини ПЗ; висновок (висновки й рекомендації); список використаних джерел; найменування додатків і номера сторінок, на яких міститься початок матеріалу.

Перелік умовних позначок, символів, одиниць, скорочень і термінів повинен містити всі використані в тексті умовні позначки, символи, одиниці вимірювання, скорочення й терміни. Перелік розташовують безпосередньо після змісту на новій сторінці. Незалежно від наявності в переліку з першою появою цих елементів у тексті ПЗ приводять їхню розшифровку. Приклад оформлення переліку наведений на сторінці 3.

У вступі коротко викладають:

· оцінку сучасного стану проблеми;

· актуальність даної роботи й підстава для її проведення;

· ціль роботи й область застосування.

Основну частину проекту викладають, поділяючи матеріал на розділи, які, у свою чергу, можуть ділитися на пункти або на підрозділи й пункти. Пункти, якщо це необхідно, розділяють на підпункти. Кожний пункт і підпункт повинен містити закінчену інформацію. Розділи й підрозділи ПЗ повинні мати заголовки. Пункти й підпункти можуть мати заголовки. Заголовки структурних елементів звіту й заголовки розділів варто розташовувати в середині рядка й друкувати прописними буквами без крапки наприкінці, не підкреслюючи. Заголовки підрозділів, пунктів і підпунктів звіту варто починати з абзацного відступу й друкувати малими літерами, крім першої прописній, не підкреслюючи, без крапки наприкінці.

Якщо заголовок складається із двох або більше пропозицій, їх розділяють крапкою. Переноси слів у заголовку роздягнула не допускаються. Відстань між заголовком і наступним або попереднім текстом повинне бути при машинописному способі - не менш трьох інтервалів, при машинному способі - не менш двох рядків. Відстань між заснуваннями рядків заголовків, а також між двома заголовками приймають таким же, як у тексті. Не допускається розміщати найменування розділу, підрозділу, а також пункту й підпункту в нижній частині сторінки, якщо після нього розташований тільки один рядок тексту. Абзацний відступ повинен бути однаковим по всьому тексту звіту й рівним п'яти знакам (1,25).

Нумерація. Сторінки ПЗ варто нумерувати арабськими цифрами, дотримуючи наскрізної нумерації по всьому тексту. Номер сторінки проставляють у правому верхньому куті сторінки без крапки наприкінці. Титульний аркуш, завдання на проектування, реферат і зміст включають у загальну нумерацію сторінок звіту. Номер сторінки на цих аркушах не проставляють. Рисунки й таблиці, розташовані на окремих сторінках, включають у загальну нумерацію сторінок.

Розділи, підрозділи, пункти, підпункти ПЗ варто нумерувати арабськими цифрами. Розділи повинні мати порядкову нумерацію й позначатися арабськими цифрами без крапки, наприклад, 1, 2, 3 і т.д. Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу - номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, розділених крапкою. Після номера підрозділу крапку не ставлять, наприклад, 1.1, 1.2 і т.д. Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу. Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його нумерують.

Ілюстрації (креслення, рисунки, графіки, схеми, діаграми, фотознімки) варто розташовувати в ПЗ безпосередньо після тексту, у якому вони згадуються вперше, або на наступній сторінці. На всі ілюстрації повинні бути дані посилання в тексті. Якщо ілюстрації створені не автором проекту, то необхідно, представляючи їх у ПЗ, дотримувати вимог чинного законодавства про авторські права.

Креслення, рисунки, графіки, схеми, діаграми, поміщені в ПЗ, повинні відповідати вимогам стандартів «Єдиної системи конструкторської документації» і «Єдиної системи програмної документації».

Розташовувати ілюстрації треба таким чином, щоб їх було зручно розглядати без повороту ПЗ або з поворотом за годинниковою стрілкою.

Ілюстрації можуть мати назва, що поміщають під ілюстрацією. При необхідності під ілюстрацією поміщають пояснюючі дані (підрисунковий текст). Ілюстрація позначається словом «Рисунок__» («Рис.__»), що разом з назвою ілюстрації поміщають після пояснюючих даних, наприклад, «Рис. 5.1 - Графік вхідного впливу». Ілюстрації варто нумерувати арабськими цифрами порядкової нумерації в межах розділу, за винятком ілюстрацій, що наводять в додатках. Номер ілюстрації складається з номера розділу й порядкового номера ілюстрації, розділених крапкою, наприклад, рисунок 1.2 - другий Рисунок першого розділу. Якщо в розділі тільки одна ілюстрація, її також нумерують.

Якщо ілюстрація не вміщається на одній сторінці, можна переносити її на інші сторінки, при цьому назву ілюстрації поміщають на першій сторінці, дані, що пояснюють - на кожній сторінці, і під ними вказують: «Рис.__, аркуш __».

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць. Горизонтальні й вертикальні лінії, які розмежовують рядки таблиці, а також лінії, що обмежують таблицю ліворуч, праворуч і знизу, можна не проводити, якщо їхня відсутність не утрудняє користування таблицею.

Таблицю варто розташовувати безпосередньо після тексту, у якому вона згадується вперше, або на наступній сторінці. На всі таблиці повинні бути посилання в тексті ПЗ. Таблиці варто нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією в межах розділу, за винятком таблиць, що приводяться в додатках. Номер таблиці складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, розділених крапкою, наприклад, таблиця 2.4 - четверта таблиця другого розділу. Якщо в розділі одна таблиця, її нумерують. Таблиця може мати назву, яку поміщають над таблицею. Назва повинне бути короткою і відображати зміст таблиці.

Якщо рядки або графи таблиці виходять за формат сторінки, таблицю ділять на частині, поміщаючи одну частину під іншою, або поруч, або переносять частину таблиці на наступну сторінку. При цьому в кожній частині таблиці повторюють її заголовок й боковік. Слово «Таблиця __» указують один раз ліворуч над першою частиною таблиці, над іншими частинами пишуть: «Продовження таблиці __» із зазначенням номера таблиці.

Заголовки граф таблиці друкують із прописних букв, а підзаголовки - з рядкових, якщо вони становлять одне речення із заголовком. Підзаголовки, що мають самостійне значення, пишуть із прописної букви. Наприкінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять. Заголовки й підзаголовки граф указують в однині.

Формули й рівняння в ПЗ розташовують безпосередньо після тексту, у якому вони згадуються, посередині сторінки. Вище й нижче кожної формули або рівняння повинне бути залишене не менш одного вільного рядка.

Формули й рівняння варто нумерувати порядковою нумерацією в межах розділу. Номер формули або рівняння складається з номера розділу й порядкового номера формули або рівняння, розділених крапкою, наприклад, формула (3.3) - третя формула третього розділу. Номер формули або рівняння вказують на тім же рівні в дужках у крайньому правому положенні на рядку. Пояснення значень символів і числових коефіцієнтів, що входять у формулу, варто приводити безпосередньо під нею в тій послідовності, у якій вони дані у формулі. Пояснення значень кожного символу й числового коефіцієнта варто давати з нового рядка. Перший рядок пояснення починають із абзацу слово «де» без двокрапки.

У розрахунковій частині проекту варто використовувати одиниці вимірювання, що входять до складу системи SI. Якщо в розрахунках використовуються загальноприйняті й широко вживані позасистемні одиниці виміру (наприклад, дюйм, година, калорія, тонна й т.п.), то розмірність основних результатів розрахунків повинна бути наведена й у цих одиницях і в одиницях системи SI.

При посиланні в тексті ПЗ на використані літературні джерела варто вказувати їхній порядковий номер по переліку, виділений двома квадратними дужками, наприклад, «…в [ 1-4] ...».

Додатки варто оформляти як продовження пояснювальної записки на її наступних сторінках, розташовуючи додатки в порядку появи посилань на них у тексті ПЗ. Кожний додаток починається з нової сторінки. Додаток повинен мати заголовок, надрукований зверху малими літерами з першої прописної симетрично щодо тексту сторінки (наприклад, «Додаток А»).

Додатки варто позначати послідовно прописними буквами українського алфавіту, за винятком Ґ, Є, З, І, Ї, Й, О, Ч, Ь. Додатки повинні мати загальну з іншою частиною ПЗ нумерацію сторінок.

Наявні в тексті додатка ілюстрації, таблиці, формули й рівняння варто нумерувати в межах кожного додатка.