УКАЗАНИЯ К РАБОТЕ.

Задание 1. Создать новую базу данных.

Чтобы создать новую БД:

1. Если Access 2013 не запущен, то запустите его и перейдите на шаг

2. Если Access 2013 уже был запущен и в его главном окне видно окно базы данных, щелкните левой кноп­кой мыши по заголовку окна базы данных. Если окна базы данных не видно, то нажмите кнопку "Пустая база данных».

Появится диалоговое окно "Создание".

3. В поле ввода "Имя файла" (File Name) укажите имя новой базы данных(Лаб_раб_1)и нажмите кнопку «Создать».

Используйте общие правила именования файлов Windows и не добавляйте расширение .mdb.

После завершения создания базы данных в главном окне Access 2013 появится окно новой базы данных.

4. Сохраните созданную БД в своём домашнем каталоге.

Задание 2. Добавление таблицы в существующую базу данных.

Создать таблицу "Персональные мероприятия", которая будет включена в учебную базу данных Борей. В этой таблице будут храниться сведения о приеме сотрудников на работу, изменениях заработ­ной платы, премиях, ежеквартальных и годовых отчетах по каждому сотруднику. Таблица "Персональ­ные мероприятия" базируется на информации, хранящейся в таблице "Сотрудники" базы данных Борей. Поэтому логично сначала ознакомиться со структурой этой таблицы, чтобы увидеть, как ее можно ис­пользовать совместно с таблицей "Персональные мероприятия". Структуру таблицы можно увидеть в режиме конструктора таблицы. Чтобы открыть таблицу "Сотрудники" в режиме конструктора:

1. Закройте все окна объектов базы данных Борей и раскройте вкладку "Таблицы",

1. Выделите таблицу "Сотрудники", щелкнув по се значку левой кнопкой мыши. и нажмите кнопку "Конструктор" (Design).

1. В окне таблицы появится бланк таблицы "Сотрудники". Увеличьте, если это необходимо, размер окна. нажав на кнопку "Развернуть" (Maximize) в правом верхнем углу окна.

В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия полей таблицы, типы данных полей. описания назначения полей, а также некоторые дополнительные свойства полей. То. что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. Вертикальная полоса прокрутки позволяет увидеть информацию о полях таблицы, не уместившихся в окне. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, вы­водятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Поле "КодСотрудника" является ключевым. Оно содержит информацию, по которой можно од­нозначно определить каждую запись таблицы. В таблице "Сотрудники" ключевое поле имеет тип "Счет­чик", поэтому при добавлении в таблицу новой записи значение поля "КодСотрудника" увеличивается на единицу. Чтобы увидеть значения полей таблицы, нажмите кнопку "Режим таблицы" на панели инстру­ментов. Чтобы вернуться в режим конструктора, нажмите кнопку "Конструктор".

2.1 Разработка таблицы "Персональные мероприятия"

Вместо того чтобы добавлять дополнительные поля в таблицу "Сотрудники", можно поместить информацию о кодах сотрудников в таблицу "Персональные мероприятия" и связать ее с таблицей "Со­трудники". Такой подход является более правильным по следующим причинам:

К каждому сотруднику может относиться более одного персонального мероприятия. Поэтому в таблицу "Сотрудники" необходимо было бы добавить много полей. Например, чтобы сохранить в табли­це "Сотрудники" информацию о ежеквартальных отчетах, необходимо добавить четыре поля. соответст­вующие кварталам. Это может сильно замедлить процесс обработки данных.

При создании новой таблицы можно классифицировать вес типы персональных мероприятий и ис­пользовать для хранения информации о каждом из них одни и те же поля. Эта возможность делает процесс разработки таблицы "Персональные мероприятия" более простым.

Ø Каждого сотрудника однозначно определяет номер, хранящийся в поле "КодСотрудника" таблицы "Сотрудники", поэтому таблицу "Персональные мероприятия" можно связать с таблицей "Со­трудники" по полю "КодСотрудника". При этом исчезает необходимость хранить информацию о ка­ждом сотруднике в таблице "Персональные мероприятия", поскольку наличие связи между таб­лицами позволяет применить к ним операцию соединения и оперировать с двумя таблицами так, как если бы это была одна таблица. Минимизация повторяющихся данных является в данном случае вознаграждением -за использование реляционной модели данных.

Ø Персональные мероприятия часто являются конфиденциальными, поэтому доступ к информации о персональных мероприятиях должен быть ограничен. Access 97 позволяет ограничить права доступа к отдельным полям таблицы, но ограничить права доступа к целой таблице гораздо проще.

Таблица "Персональные мероприятия" имеет достаточно простую структуру и легко различимую связь с таблицей "Сотрудники", поэтому для разработки ее структуры нет необходимости в дополнительных теоретических знаниях.

Какую информацию должна содержать таблица?

При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информацию должна содержать таблица.

Информация о типичных персональных мероприятиях может включать в себя следующее:

Ø Важные даты. Дата приема на работу и дата увольнения являются наиболее важными для сотруд­ника, но для бухгалтерии важными датами являются даты изменения заработной платы сотрудника. изменения надбавки или начисления премии. Поэтому необходимо хранить информацию о том. ко­гда запланировано то или иное персональное мероприятие, и о том. когда оно произошло.

Ø Типы мероприятии. Использование кратких кодов для идентификации мероприятия вместо полного описания мероприятия позволяет ускорить работу и уменьшить размер базы данных. В таблице "Персональные мероприятия" в качестве кодов будут использованы однобуквенные сокращения. Например, "П" — принят, "У" — уволен и
т. д.

Ø Ответственный за мероприятие и начальник. Как правило, ответственный инициирует мероприя­тие, а начальник утверждает его. Поэтому в таблице для каждого мероприятия должны храниться коды ответственного и начальника.

Таблица 1. Поля таблицы "Персональные мероприятия"

Ø Денежные суммы. Расчет заработной платы производится на основе месячного заработка, надбавок и премий. Премии начисляются по итогам ежеквартальных отчетов, а надбавки по количеству кон­трактов, заключенных сотрудником. Денежные суммы. Расчет заработной платы производится на основе месячного заработка, надбавок и премий. Премии начисляются по итогам ежеквартальных отчетов, а надбавки по количеству кон­трактов, заключенных сотрудником. Денежные суммы. Расчет заработной платы производится на основе месячного заработка, надбавок премий. Премии начисляются по итогам ежеквартальных отчетов, а надбавки по количеству кон­трактов, заключенных сотрудником.

Ø Рейтинг сотрудника. Рейтинг сотрудника отражает текущие показатели производительности. Значе­ние 9 является максимальным рейтингом, 1 — рейтинг кандидата на увольнение- а 0 используется для уволенных сотрудников.

Ø Примечания. Часто персональное мероприятие требует дополнительных пояснений, поэтому такая информация также должна быть включена в таблицу.

Профессиональный работник отдела кадров может подумать о дополнительной информации, ко­торая, по его мнению, должна содержаться в этой таблице. Например, информации об отпусках, боль­ничных, времени стажировки и т. д. Таблица "Персональные мероприятия", безусловно, не претендует на полноту и совершенство — это всего лишь пример. Тем не менее, работа с этой таблицей и ее усовершенствование поможет научиться основным приемам работы с Access 2013 и использовать полученные знания при создании своих приложений.